Der Mythos des papierlosen Büros geistert schon seit vielen Jahren durch die Unternehmen. Dennoch hat sich bisher eher wenig in diesem Bereich getan. Einige Unternehmen haben zwar bereits papierloses Arbeiten in ihrem Betrieb etabliert, trotzdem bilden sie aber eine Minderheit. In diesem Beitrag wollen wir zeigen mit welchen Mitteln und Lösungen ihr euer Büro digitalisieren könnt und somit auch einen aktiven Beitrag zum nachhaltigen Ressourcenverbrauch leistet.

Frage: Wie viel Papier verbraucht ein durchschnittliches Büro?

Habt ihr euch schon einmal gefragt, wie viel eigentlich ein durchschnittliches Büro an Papier verbraucht? Nein? Denn die Zahlen sind teilweise erschreckend. Laut ecosio verbraucht ein durchschnittlicher Büroangestellter pro Monat circa 833 Blätter Papier — das sind fast 10.000 in einem Jahr. Für das Unternehmen entstehen dabei reine Papierkosten von 158 € pro Person pro Jahr. Rechnet man das ganze auf einen Betrieb von zum Beispiel 500 Mitarbeitern hoch, so kommt man auf Kosten von 80.000 €. Das ist zum einen nicht nur reine Geldverschwendung, sondern zum anderen auch eine extrem hohe Umweltbelastung. Für ein Blatt Papier werden circa 10 Liter Wasser verwendet. Das heißt, ein Unternehmen verbraucht indirekt für einen Mitarbeiter im Jahr 100.000 Liter Wasser. Wasser, dass an anderen Stellen dieser Welt dringend benötigt wird.

Papierlos Arbeiten: Was können Unternehmen tun?

In vielem Unternehmen läuft bereits die komplette Kommunikation digital ab. Dennoch gibt es einige Bereiche, die sich vor dem Online-Zeitalter scheuen. Dabei können auch besonders Dokumente digital bearbeitet und ausgetauscht werden. Auch Rechnungen lassen sich mittlerweile digital erstellen und versenden, ohne, dass ein einziges Blatt Papier dafür verbraucht werden. Und selbst in puncto Post können Unternehmen mehr Papier einsparen als ihnen vielleicht bewusst ist. Wir stellen drei Bereiche vor, in denen papierloses Arbeiten im digitalen Zeitalter ohne Probleme möglich ist.

1. Der digitale Posteingang

Das Prinzip eines digitalen Posteingangs ist sowohl simpel als auch genial. Anstatt ins Postfach wird der Brief an den Dienstleister eurer Wahl übermittelt. Dieser scannt nun den Brief ein und stellt ihn digital als PDF in einem Portal zur Verfügung. Der Papierbrief wird daraufhin fachgerecht vernichtet, sodass niemand die sensiblen Daten der Post zu Gesicht bekommt. Wenn ihr wollt, könnt ihr den Brief bereits digital lesen, ihn auf Wunsch aber an eure Adresse zustellen lassen. Dieses System haben sich bereits mehrere Anbieter zu Nutze gemacht.

papierloses Arbeiten: digitaler Posteingang

Mit einem digitalen Posteingang kommen die Briefe digital und papierlos in das Büro | pexels.com/rawpixel.com

Digitalisierte Post mit Caya

Mit einem Anbieter wie Caya gehen Unternehmen einen ersten Schritt in Richtung papierloses Büro. Denn die Briefpost wird dann an das Scancenter von Caya gesendet und dort weiterverarbeitet: Gemäß aller Datenschutzbestimmungen wird die Briefpost in einem standardisierten und vollautomatisierten Verfahren geöffnet und dann digital umgewandelt. Der Prozess umfasst dabei folgende Schritte: Scannen, Bildkorrektur über Bilderkennungsverfahren, automatische Texterkennung und Indizierung zur Suchoptimierung. Anschließend wird das Dokument klassifiziert und das Original sicher archiviert. Ihr werdet dann per Push-Notification oder E-Mail darauf hingewiesen, dass neue Post da ist. Auf diese kann dann über das Web oder die iOS- bzw. Android-App zugegriffen werden. Im Büro selbst kommt weder Papier an, noch wird welches verbraucht.

2. Dokumentenmanagement statt Blätterarchive

In der Cloud können Dokumente nicht nur gespeichert, sondern auch ausgetauscht werden — und das ohne, dass ein einziges Blatt Papier dafür verwendet wird. Microsoft zum Beispiel hat sich mit Office 365 genau daran orientiert. Dokumente, die in Word bearbeitet werden, können einfach in OneDrive oder in Teams hochgeladen werden. Hier können sie von Mitarbeitern oder Kunden eingesehen und gegebenenfalls bearbeitet werden. So müssen Dokumente weder ausgedruckt noch postalisch versendet werden. Zudem sind alle Dokumente in der Cloud gespeichert und riesige Aktenordner im Büro gehören zur Vergangenheit.

Digitale Notizen

Schlagwort Zettelwirtschaft: Noch immer werden viele Notizen auf sogenannten Schmierblättern gemacht. Diese haben den Nachteil, dass sie zum einen sehr unübersichtlich sind und leicht abhanden kommen und zum anderen verschwenden sie jede Menge Papier, welches gespart werden kann. Mit einem digitalen Notizbuch kann das Unternehmen hier jedoch effektiv gegensteuern. Die Notizen werden wie einem virtuellen Tagebuch gemacht, können katalogisiert und nach individuellen Bedürfnissen angepasst werden. Diese Notizbücher sind von überall aus abrufbar und man schleppt nicht den ganzen Tag seine Zettelwirtschaft mit sich herum.

papierloses Arbeiten: Dokumente

Alle Dokumente lassen sich papierlos in der Cloud speichern und bearbeiten — egal, wo man sich befindet | Quelle: pexels.com

3. Papierfreie Rechnungen

Früher war das Schreiben und Verschicken ein langer Prozess. Die Rechnung musste aufgesetzt, dann ausgedruckt und dann postalisch versandt werden. Mit einem Online-Rechnungsprogramm kann hier Abhilfe geschaffen werden. Die Rechnungen werden im jeweiligen Programm erstellt und können direkt darüber an den Kunden oder Lieferanten versendet werden. Auch hier ist kein Papier mehr nötig, da alle Prozesse digital stattfinden. Zudem sind alle Rechnungen — ob ein- oder ausgehend — digital gespeichert und können von überall aus abgerufen und versendet werden.

Rechnungsprogramm Zervant

Mit dem kostenfreien Rechnungsprogramm von Zervant lassen sich in nur 60 Sekunden Rechnungen schreiben – einfach den Kunden auswählen, Produkte hinzufügen, SENDEN drücken und schon ist die Rechnung fertig! Das System funktioniert dabei ganz einfach: Markiert Rechnungen als bezahlt und seht direkt, welche Zahlungen überfällig sind und wo man noch einmal nachhaken sollte. Zudem können alle Kunden, Produkte und Dienstleistungen in einer Datenbank gespeichert werden.

Papierloses Arbeiten: Rechnungen

Mit einem Online-Rechungsprogramm spart das Unternehmen wertvolle Zeit und Papier | Quelle: pexels.com

Papierloses Arbeiten: Welche Vorteile hat das Unternehmen?

Die drei oben benannten Bereiche zeigen nur einen Bruchteil der Möglichkeiten, die ein Unternehmen hat, wenn es auf papierloses Arbeiten umsteigen möchten. Und dennoch ist dieser Schritt eine genauerer Betrachtung wert. Denn papierfrei arbeiten, bietet Unternehmen einigen Kosten- und Verwaltungsvorteile:

  1. Das Unternehmen spart Kosten: Mit einem papierlosen Büro spart das Unternehmen die Kosten für das Papier sowie den zusätzlichen Raum, der für die Aufbewahrung der Dokumente benötigt wird.
  2. Höhere Konzentration: Ein Schreibtisch voller Papierstapel löst automatisch Unruhe aus und schränkt die Konzentration ein. Auf einem sauberen und freien Schreibtisch können die Mitarbeiter viel produktiver arbeiten.
  3. Umweltschutz: Weniger Papierverbrauch von Unternehmen schon Ressourcen und somit auch die Umwelt!
  4. Optimierter Workflow: Dokumente können online von jedem abgerufen und bearbeitet werden.
  5. Flexibilität: Dokumente und Prozesse zu digitalisieren gibt Mitarbeitern neue Flexibilität, da alle Dokumentenarbeiten von überall aus erledigt werden können.

Fazit: Erst Mühe, dann stressfrei

Alle Prozesse und Dokumente zu digitalisieren ist natürlich erst einmal eine Mammutaufgabe. Doch hat das Unternehmen diesen Schritt erfolgreich umgesetzt, wird aus dem papierlosen Büro weniger Mythos und mehr Realität. Und eine Partei profitiert ganz besonders vom Umstieg: unsere Umwelt!

Bildquellen

  • Headerbild Papierloses Arbeiten: shutterstock/Sergii Kovalov