Egal ob ihr gerade euer Business aufbaut oder schon im vollen Gange seid: Um das Schreiben von Rechnungen und die damit verbundenen Verwaltungsaufgaben kommt man nicht herum. Und wir alle wissen, dass die Dokumentenaufbereitung — sei es für Kunden oder das Finanzamt — ein zeit- und nervenraubender Akt ist. Doch habt ihr eigentlich schon mal daran gedacht, eure Rechnungen online zu schreiben? In diesem Beitrag wollen wir euch zeigen, welche Vorteile Online-Rechnungsprogramme mit sich bringen.

Spätestens am Ende des Monats steht ihr, ob nun als Gründer oder Freelancer, meist vor der Aufgabe Rechnungen an Kunden zu schreiben und diese auch an das Finanzamt weiterzuleiten. Das ist nicht selten mit einem großen Papierchaos verbunden. Allerdings gibt es einige smarte Lösungen, wie ihr wieder Herr über den Papierdschungel werdet.

Zentrale Auftragsverwaltung

Mit einer smarten Lösung im Bereich Finanzen lassen sich eure Aufträge optimal verwalten. Das gelingt, da euch eine Vielzahl an Verwaltungsmöglichkeiten geboten wird. Zum einem könnt ihr sowohl Angebote schreiben aber auch einholen. Auch eure Auftragsbestätigungen lassen sich hier übersichtlich verwalten — wie auch Rechnungen und Gutschriften.
Zudem habt ihr die Möglichkeit eure offenen Posten zu verwalten, sodass sich selbst Mahnungen wie von Kinderhand verschicken lassen. Eine wirkliche Erleichterung, oder?
Das große Plus: Ihr könnt auf Auswertungen zurückgreifen und Schritt für Schritt euren Umsatz und somit auch euren Erfolg messen und evaluieren. Gleichzeitig habt ihr eine geordnete Übersicht darüber, welche Zahlungen von Kunden an euch noch ausstehen — und das alles kompakt und digital.

Für wen sind Online-Rechnungsprogramme?

Im klassischen Sinne sind Online-Rechnungsprogramme für Menschen wie euch oder mich gemacht. Dabei ist es egal, ob ihr als Freelancer unterwegs seid oder Teammitglied in einem kleinen Unternehmen. Mit den smarten Lösungen könnt ihr die von euch angebotenen Dienstleistungen und Produkte effizient abrechnen. Wenn ihr allerdings nach Bestands- oder Lagerverwaltung sucht, dann solltet ihr euch ein smartes Warenwirtschaftssystem (auch ERP-System genannt) zulegen — doch darüber werden wir in einem anderen Beitrag berichten.

Online-Rechnungsprogramme

Mit smarten Lösungen für Rechnungen spart ihr sowohl Zeit als auch Nerven

Wobei solltet ihr aufpassen?

Leider ist es häufig der Fall, dass Online-Abrechnungsprogramme als Rechnungswesen ausgedrückt werden. Das soll dann bedeuten, dass ihr hier Rechnungen schreiben könnt. Aus der fachlichen Perspektive betrachtet ist dies jedoch nicht korrekt, da das Rechnungswesen eigentlich der Kategorie Finanzbuchhaltung zuzuordnen ist. Doch eure Finanzbuchhaltung macht in der Regel euer Steuerberater. Aus diesem Grund bieten Online-Abrechnungsprogramme häufig eine Datev-Schnittstelle, sodass eure Rechnungsdaten direkt an euren Steuerberater übermittelt werden können. Das hat den Vorteil, dass dieser die Daten direkt einlesen kann und nicht mehr manuell buchen muss.

Pioniere der Online-Abrechnungsprogramme

Neben bereits bekannten Anbietern wie zum Beispiel Lexware, die jetzt auch fokussiert ihren Schwerpunkt auf eine leistungsfähige Cloud-Lösung setzen, gibt es auch erfolgreiche Neulinge in diesem Gebiet, die den Bestandslösungen gehörig zusetzen. Lösungen wie zum Beispiel sevdesk und fastbill wollen ihre Kunden dabei vor allem durch eins gewinnen: Innovation.

Der Grenze zwischen klassisch und innovativ

Natürlich könnt ihr bei den innovativen Lösungen auf die bereits bekannten Cloud-Vorteile setzen: Unabhängigkeit von Ort und Gerät und keine Investition in teuren IT-Ballast. Ihr müsst schon zugeben, dass es durchaus praktisch ist, wenn ihr vom Smartphone oder Tablet von überall auf die Daten und Funktionen zugreifen könnt, oder? Das gibt es nur in der Cloud.

Neue Ziele

Zudem verfolgen unsere Pioniere das Ziel, mehr und mehr von euren Buchhaltungsaufgaben zu automatisieren und mehr Daten an den Steuerberater — wie zum Beispiel Quittungen oder Eingangsrechnungen — zu übermitteln. Diese könnt ihr ganz einfach per Smartphone einscannen und losschicken. Das Ziel: Ihr Spart enorm viel Zeit und Energie bei der Buchhaltungsvorbereitung. Zudem profitiert ihr — gerade als Freelancer — von einer neuen Dimension der Flexibilität.

Vielzahl an Vorteilen

Wenn ihr eine Rechnung versenden wollt, dann wird diese typischerweise als PDF per Mail versendet. Teilweise bieten euch die Anbieter auch die Möglichkeit, dass eure Rechnungen per Post durch Dienstleister versendet werden können. Somit profitiert ihr von einer echten Vereinfachung des Prozesses — dank smartem Outsourcing.
Der Größte Vorteil ist jedoch, dass ihr die Möglichkeit habt, euer Online-Rechnungsprogramm intelligent in eure anderen Cloudlösungen zu integrieren. So verfügt ihr über einen einfachen Datentransfer aufgrund von API’s. Und gegenüber klassischen Lösungen habt ihr den Vorteil, dass ihr keiner Einschränkung mehr durch komplizierte Installationen unterliegt. Herrlich, oder?

Fazit: Finanzen lassen sich smart verwalten

Kurz und knapp können wir sagen, dass ihr auch euer Finanzmanagement mit den smarten Lösungen auf eine neue Ebene bringen könnt. Wäre es nicht toll, endlich weniger Papier- und Verwaltungskram auf dem Tisch zu haben? Probiert es einfach aus — In unserem Smart App Store gibt es einige Anbieter, die euch genau das ermöglichen. Zudem könnt ihr euch in Zukunft auf einen spannenden Beitrag freuen in dem wir die Anbieter genau vergleichen, sodass ihr garantiert die beste Lösung für euch findet.

Bildquellen

  • Headerbild Online-Rechnungsprogramme: pexels.com/rawpixel.com