Der digitale Wandel in deutschen Unternehmen setzt sich auch während wirtschaftlicher Herausforderungen unaufhörlich fort. Immer mehr Unternehmen erkennen, dass nahezu jeder Geschäftsprozess durch Digitalisierung eine Steigerung von Effektivität, Effizienz und Transparenz erfahren kann. Besonders der Bereich der Dokumentenmanagementsysteme (DMS) steht vor tiefgreifenden Umwälzungen.

Laut Digital Office Index 2022 des Branchenverbandes Bitkom sind mittlerweile die Hälfte aller Akten in deutschen Büros in digitalisierter Form verfügbar – seien es Rechnungen, Verträge oder Personalakten. 8 Prozent der Unternehmen – jedes zwölfte also – arbeitet bereits komplett ohne Papier. Vor allem in Abteilungen wie Personalwesen, Finanzen und entlang der Purchase-to-Pay-Prozesse setzen Unternehmen vermehrt auf digitale Lösungen. Die Absicht ist, Arbeitsabläufe zu beschleunigen und Abteilungen von alltäglichen Routineaufgaben zu entlasten. Moderne DMS-Tools gewährleisten im Zentrum dieser Prozesse eine revisionssichere und datenschutzkonforme Archivierung von Dokumenten und erfüllen umfangreiche Compliance-Anforderungen.

Das Archiv der Zukunft als zentraler Daten-Hub für unternehmensinterne Prozesse

Immer mehr Unternehmen erkennen, dass das digitale Archiv weit mehr ist als nur eine Ablagestelle. Indem geschäftsrelevante Unterlagen über Jahre hinweg an einem Ort zusammengeführt und gespeichert werden, entsteht ein wertvoller Datenschatz, der tiefe Einblicke in die internen Abläufe und Strukturen des Unternehmens ermöglicht. Wenn Algorithmen erfolgreich die in den Dokumenten enthaltenen Daten extrahieren und miteinander verknüpfen, könnte das Dokumentenmanagement langfristig zu einem zentralen Wissensschatz (Single Point of Truth, SPoT) werden. Dieser Trend wird besonders durch die digitale Transformation und den vermehrten Einsatz von Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI), maschinelles Lernen (ML), Datenanalyse und Cloud vorangetrieben.

Die Cloud als Basis virtueller Prozesse

Der Fortschritt der Digitalisierung von Geschäftsprozessen, insbesondere im DMS, wird durch die Verlagerung in die Cloud spürbar. Denn Cloud-Technologie hat sich in den letzten Jahren nicht nur als kosteneffiziente, sondern auch als sichere Speicherlösung etabliert. Dokumente können zentral und unabhängig vom Standort gespeichert werden. Laut Cloud-Monitor 2022 von Bitkom und KPMG nutzen mittlerweile 84 Prozent der deutschen Unternehmen Cloud-Computing. Die Cloud bietet Flexibilität und Skalierbarkeit, um Kosten zu senken und dennoch effizient zu arbeiten. In der neuen digitalen Heimat gestalten sich selbst komplexe Arbeitsabläufe einfacher und schneller. Die hohe Automatisierung im Cloud-Archiv beschleunigt nicht nur Workflows, sondern gewährleistet auch hohe Compliance-Standards, konsistente Datenqualität und umfassende Transparenz.

Die Fusion von KI und DMS

Die Auswirkungen von KI auf DMS sind bereits jetzt spürbar. Zum Beispiel, wenn Systeme automatisiert scannen, auslesen oder Daten aus Rechnungen, Belegen, Verträgen und anderen Dokumenten extrahieren. Intelligente Systeme suchen eigenständig nach Fehlern, Duplikaten und Schlüsselwörtern, erkennen Informationslücken und leiten geeignete Schritte für die weitere Bearbeitung ein. Obwohl Dokumente oft noch zur abschließenden Überprüfung an Sachbearbeiter gehen, wächst der Grad der Automatisierung mit jeder neuen Version.

Insbesondere bei standardisierten und wiederholenden Abläufen entfaltet KI bereits heute ihre Stärken. Aktuell können zum Beispiel Chatbots im Kundenportal über Robotic Process Automation (RPA) mit Nutzern interagieren und vordefinierte Aufgaben übernehmen. In Kombination mit KI erreicht diese Interaktion ein neues Niveau. Hierbei spielt Natural Language Processing (NLP), das für ein besseres Sprachverständnis sorgt, eine wichtige Rolle.

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Ein KI-gestütztes DMS beschränkt sich nicht nur auf die Automatisierung von Workflows. Die Daten aus dem Archiv der Zukunft können für neue Anwendungen und prädiktive Analysen genutzt werden. Archivierte Angebote und Rechnungen dienen zum Beispiel als ideale Grundlage für Benchmarking, um Preise zu vergleichen und Trends frühzeitig zu erkennen. Dies erlaubt nicht nur Kosteneinsparungen, sondern auch die Überprüfung von Risiken im Zusammenhang mit Lieferketten, Compliance oder Unternehmensnachhaltigkeit.

Der Einkauf im Unternehmen als strategischer Knotenpunkt

Die Funktion des Archivs gewinnt aufgrund komplexer Arbeitsabläufe an Bedeutung. Insbesondere der Einkauf steht vor großen Herausforderungen, von der Inflation bis hin zur instabilen Lieferkette. Deshalb ist eine durchgängige Digitalisierung und Automatisierung der Purchase-to-Pay-Prozesse (P2P) nahezu unumgänglich, um langfristig personelle Entlastung zu gewährleisten. Umfassende Transparenz ermöglicht geschäftskritische datengestützte Entscheidungen. Das Archiv der Zukunft als DMS und Wissens-Hub stellt hierfür das passende Fundament dar.

Auch Compliance wird komplexer

Angesichts der immer komplexeren Verwaltung und Speicherung von Dokumenten stellt sich früher oder später die Frage nach der Compliance. Die Aufbewahrungspflicht nach GoBD und der Datenschutz, insbesondere die DSGVO, müssen beachtet werden, um das Archiv vor Hackerangriffen und Datenlecks zu schützen. Cloud-basierte, intelligente DMS-Tools bieten Klarheit und unterstützen eine rechtskonforme und sichere Dokumentenablage. Das Einhalten von Sorgfaltspflichten und Compliance wird durch das neue Lieferkettengesetz (LkSG) auf die Probe gestellt, das Unternehmen zur genauen Prüfung ihrer Lieferketten hinsichtlich Umweltschutzes und Menschenrechten verpflichtet. Das Management von Verträgen gewinnt hierbei an zentraler Bedeutung. Von entsprechend wachsender Bedeutung wird das koordinierte und effiziente Management zwischen Herstellern, Zulieferern, Partnern und weiteren Parteien im Ökosystem jedes Unternehmens.

Papierlose Arbeit für eine nachhaltigere Welt

Ein unterschätztes, aber wichtiges Thema im modernen Dokumentenmanagement ist die Nachhaltigkeit. Das papierlose Büro wird zunehmend zur Realität. Jedes zwölfte Unternehmen verzichtet darauf, Dokumente auszudrucken oder per Post zu versenden – und es werden nur mehr.

Geschäftsrelevante Unterlagen werden vermehrt in der Cloud gespeichert, statt Aktenschränke zu belagern. Cloud-Anbieter wie Amazon, Microsoft und Google setzen auf erneuerbare Energiequellen und verbessern ihre Energiebilanz (und damit die Energiebilanz von Cloud-Technologie) kontinuierlich.

Ein weiterer Faktor, den viele gar nicht beachten: Cloud-basierte DMS-Tools unterstützen nachhaltiges Dokumentenmanagement, indem sie abgelegte Dokumente prüfen, ihre Relevanz bewerten und unnötige Dateien löschen. Dies trägt zu einer umweltfreundlichen Wirtschaft bei, da immense Mengen Speicherplatz und wertvolle Rechenleistung so freigeräumt werden. Die Technologie sorgt also nicht nur ökologisch, sondern auch im konkreten Arbeitsalltag für ein effizienteres Geschäft.

Autor: Christoph Nordmann, Head of Communication bei easy software

 

 

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