Die Digitalisierung hat in den meisten deutschen Unternehmen Einzug gehalten. In vielen Abteilungen sind digitale Lösungen längst nicht mehr wegzudenken. Und doch: in einigen Bereichen scheint der Fortschritt stillzustehen, Potenziale sind unausgeschöpft.


Vor allem die deutschen Finanzabteilungen hinken hinterher. Und das obwohl rund 84% der CFOs der Meinung sind, dass Digitalisierung gerade hier eine wichtige Rolle spielt. Trotzdem sind Buchhaltungsprozesse wenig bis gar nicht digitalisiert, der Anteil manueller und repetitiver Prozesse ist nach wie vor hoch. Mitarbeiter in der Buchhaltung versinken unter Papierstapeln, Zahlungen verspäten sich und Lieferanten sind unzufrieden.

Hartnäckig hält sich das Gerücht, die Buchhaltung zu digitalisieren, wäre ein zu aufwendiges Projekt. Aber ist das wirklich so?

Erste Schritte in Richtung digitale Buchhaltung

Wir sind davon überzeugt, dass mit ein paar einfachen Schritten das Rechnungswesen digitalisiert werden kann. Risikoarm und profitabel. Wer mit ein wenig Mut und Veränderungsbereitschaft an die Sache herangeht, kann sich auf enorme Zeitersparnis und eine deutliche Effizienzsteigerung freuen. Ist die Entscheidung für eine Digitalisierung der Buchhaltung erst einmal gefallen, stellt sich die Frage: wo anfangen? Am besten direkt an der Quelle. 

 

Quelle: Candis

Rechnungen an der Quelle digitalisieren

Der Status Quo sieht für viele Unternehmen so aus, dass sie eine Mischung aus Papier- und digitalen Rechnungen erhalten. Die Papierrechnungen einzeln einscannen ist umständlich und zeitaufwendig. 
In einem ersten Schritt werden Rechnungen in digitaler Form bei den Lieferanten angefragt. Diese sollen an eine zentrale E-Mail Adresse gesendet werden. Im besten Fall kommen die Rechnungen so nicht nur schneller an, sondern werden auch an einem zentralen Ort gesammelt und können nicht mehr verloren gehen. 

Rechnungsfreigabe digitalisieren

Bei der Rechnungsfreigabe kommt dann die Rechnungsmanagement-Software ins Spiel. Durch die Software werden manuelle Prozesse in der Buchhaltung automatisiert und optimiert. Rechnungen können per Klick freigegeben werden, wodurch sich die Bearbeitungszeit deutlich reduziert. Die Mitarbeiter haben mehr Zeit für andere Aufgaben, Überstunden gehören der Vergangenheit an.

Die Rechnungsmanagement-Software wie zum Beispiel Candis ist außerdem in der Lage, Fälligkeiten auszulesen und mittels Erinnerungsfunktion dafür zu sorgen, dass keine Zahlungsfristen verpasst werden. Die Beziehung zu den Lieferanten verbessert sich und endlich kann auch Skonto wahrgenommen werden. 

Quelle: Candis

Archivierung

Durchschnittlich eine Stunde pro Tag verbringen Buchhalter auf der Suche nach bestimmten Rechnungen. Das Durchforsten von Ordnern ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch mühsam. Viel effizienter ist die automatische Archivierung von Rechnungen mittels Cloud Technologie. So können bearbeitete Rechnungen innerhalb von Sekunden eingesehen werden und im Falle einer Rechnungsprüfung bietet die Software zuverlässige Absicherung.

 

Fest steht: Die Buchhaltung ist in sämtlichen Unternehmen von fundamentaler Bedeutung und muss zwangsläufig Teil der digitalen Transformation sein. Die Digitalisierung der Buchhaltung bietet die Chance, qualitative und quantitative Potenziale auszuschöpfen, und Kapazitäten effizienter einzusetzen. Langfristig winken so mehr Agilität, verbesserte Wettbewerbsfähigkeit und Unternehmenswachstum. 

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Bildquellen

  • Digitale Buchhaltung: Candis
  • Rechnungen archivieren: Candis