Digital statt Papier: Warum die Zeiterfassungspflicht eine Chance ist

Die Zeiterfassungspflicht ist ein Thema, das viele Unternehmen vor Herausforderungen stellt. Doch anstatt sich dagegen zu sträuben, sollten Arbeitgebende den Umstieg auf eine digitale Lösung als Chance sehen. Denn die digitale Zeiterfassung bietet zahlreiche Vorteile gegenüber Excel-Listen und der herkömmlichen Papierform. Wir schauen uns an, welche Herausforderungen entstehen, aber auch welche Vorteile sich daraus ergeben können.

Der Hintergrund: Ab wann gilt die Pflicht zur Zeiterfassung in Deutschland? 

Bis Mai 2019 mussten Unternehmen in Deutschland auf Basis des Arbeitszeitgesetzes lediglich Überstunden sowie Sonn- und Feiertagsarbeit dokumentieren. Die Zeiterfassung hatte somit keine detaillierte Aufzeichnung zum Ziel. Mit dem EuGH-Urteil im Mai 2019 kam erstmals das Thema Arbeitszeiterfassung und Arbeitnehmerschutz auf.

Seit dem BAG-Urteil Mitte September 2022 besteht in Deutschland die Pflicht zur vollständigen Arbeitszeitaufzeichnung. Diese besagt, dass Arbeitgebende verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem die Arbeitszeit der Arbeitnehmenden erfasst werden kann.

Was bedeutet das für Arbeitgebende in Deutschland?

Unternehmen ab zehn Beschäftigten (nach derzeitigem Stand) benötigen spätestens ab dem neuen Arbeitszeitgesetz eine Arbeitszeiterfassung in elektronischer Form.

Die Aufzeichnungen müssen folgende Angaben enthalten:

• Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit
• Einhaltung der Ruhepausen und Ruhezeiten
• Überstunden müssen ausgewiesen werden

Noch mehr Aufwand für Arbeitnehmende und Arbeitgebende?

Die Annahme, dass Arbeitnehmende durch die Einführung moderner elektronischer Systeme und Apps mehr Arbeit haben, ist falsch. Im Gegenteil: Die herkömmliche Methode, Arbeitszeiten auf Papier oder Excel-Tabellen zu erfassen, ist zeitaufwendiger und für die Mitarbeitenden stressiger. Dank moderner Technologie genügen heute drei bis vier Klicks am Tag, um die Arbeitszeit korrekt zu erfassen – egal ob im Büro, im Homeoffice oder im Außendienst. Das Unternehmen spart Zeit und Aufwand, da alle Arbeitszeiten sofort aufgeschlüsselt und am Monatsende zeitgerecht an den Steuerberater / die Steuerberaterin oder die Lohnbuchhaltung übermittelt werden können.

Quelle: timetac

Wie findet man die richtige Lösung für sein Unternehmen?

Die Anzahl der Anbieter ist enorm groß und unübersichtlich. Im Internet finden sich sogar einige Freeware-Lösungen. Es gibt Softwareanbieter, die eine Zeiterfassung als Ergänzungsprodukt führen. Dann gibt es Anbieter, die nur Produkte zur Zeiterfassung anbieten oder auf branchenspezifische Lösungen spezialisiert sind.

Unser Tipp: Achten Sie bei der Auswahl eines Softwareanbieters darauf, ob dieser bzw. auch das Softwareprodukt von unabhängigen Bewertungsplattformen und Organisationen wie beispielsweise von Cloud Ecosystem bewertet bzw. ausgezeichnet wurde.

Wer eine elektronische Zeiterfassung einführen will, hat die Qual der Wahl. Einfach zu bedienen sollte sie sein und ebenso einfach zu installieren. Und sie sollte viel können, aber auch nicht zu viel kosten.

Es lohnt sich, die eigenen Bedürfnisse und die auf dem Markt erhältlichen Systeme genau zu analysieren. Folgende Fragen können hierbei hilfreich sein:

• Passt die Software zur IT-Infrastruktur? Ziehen Sie dabei unbedingt die Vorteile einer Cloud-Lösung in Betracht.
• Wie arbeiten meine Mitarbeitenden und wie soll daher die Zeiterfassung erfolgen? Nicht alle Mitarbeitenden arbeiten am Schreibtisch und können daher nicht über PC ihre Arbeitszeiten erfassen. Brauche ich Terminals oder eine mobile Zeiterfassung via Smartphone?
• Wie viel Flexibilität benötige ich bei den Zeitmodellen, wie umfangreich sind meine Vereinbarungen und wie kann das im System so gut wie möglich automatisiert werden?
• Wie sieht die technische und fachliche Betreuung des Anbieters aus?

Unser Fazit

Die Arbeitszeiterfassung ist ein wesentlicher Bestandteil der internen Abrechnung, sprich Lohnverrechnung. Mit einem digitalen System können Sie schneller und einfacher Arbeitszeiten bewerten. Sie erhalten detaillierte Aufstellungen über Krankenstands- und Urlaubstage sowie über Mehr- und Überstunden.

Der durchschnittliche Anteil der Lohnkosten beträgt 70 % an den gesamten operativen Ausgaben eines Unternehmens. Eine Zeitwirtschaft unterstützt Sie dabei, Prozesse zu optimieren und Kosten zu senken und ist daher von großem betriebswirtschaftlichen Nutzen.

Aber es gibt natürlich noch einige weitere Vorteile:

• Verringerung des administrativen Aufwands
• Hoher Automatisierungsgrad
• Vielfältige Auswertungsmöglichkeiten
• Flexible Datenerfassung
• Datentransparenz
• Automatisierte Datenübergabe an die Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Vermeidung von Fehleingaben
• Hohe Datensicherheit
• Minutengenaue Zeiterfassung
• Transparenz & Überblick
• Mitarbeiterzufriedenheit steigern
• Erhöhung der Produktivität

Egal für welchen Anbieter Sie sich im Endeffekt entscheiden, wichtig bei der Einführung einer neuen Zeiterfassung ist es, gegenüber den Mitarbeitenden von Anfang an offen und fair zu kommunizieren! So kann man Skepsis und Ängsten gut entgegenwirken und gemeinsam mit dem Team in die Digitalisierung starten.

Autor: Christoph Lückl, Head of Growth bei  TimeTac

Foto ©Anja Koppitsch / timetac