Die Erfahrung zeigt, dass der analoge Posteingang einen hervorragenden Einstieg in die Digitalisierung bietet, da die täglich eingehenden Briefe in der Regel Auslöser für weitergehende Prozesse sind. Zur Briefpost gehören beispielsweise Bestellungen, Rechnungen und Kundenkorrespondenzen, die zeitnah bearbeitet werden sollten. Und genau das gelingt zuverlässiger, wenn sie digital vorliegen.
Digitalisierte Briefpost als Enabler für schnellere Prozesse
Die Gründe dafür sind vielschichtig. So können beispielsweise mehrere Mitarbeiter auf die digitale Briefpost zeitgleich zugreifen. Der Vorteil wird am Beispiel der Rechnungsfreigabe deutlich, da hier oftmals mehrere Instanzen beteiligt sind. Die Buchhaltung übernimmt die formelle Freigabe, während die Fachabteilung prüft, ob die einzelnen Positionen korrekt berechnet wurden. Erfolgt ein solcher Freigabeprozess papierbasiert, dann kann er nur sequenziell ablaufen. Der Nachteil: Die eine Abteilung muss warten, bis die andere die Rechnung freigibt, und erhält sie erst dann auf den Schreibtisch. So geht wertvolle Zeit verloren und eventuelle Skontooptionen bleiben ungenutzt.
Ein weiteres Argument liegt darin, dass Mitarbeiter bei Fragen Dokumente direkt aufrufen und eine Antwort unmittelbar liefern können. Denn das Auffinden digitaler Dokumente erfolgt wesentlich schneller als das papierbasierter. Statt in meterlangen Aktenregalen zu stöbern, können Nutzer die Dokumente einfach im Volltext nach bestimmten Begriffen durchsuchen.
Unternehmen sollten sich also für das sogenannte frühe Scannen entscheiden, bei dem die Briefpost unmittelbar nach ihrem Eintreffen digitalisiert wird. So ist die Voraussetzung für eine automatisierte Arbeitsverteilung geschaffen. Alle involvierten Personen können auf die Dokumente zugreifen und bei Anfragen sofort reagieren oder Rechnungen unmittelbar freigeben. Die vom Posteingang ausgelösten Prozesse unterliegen von Anfang an den Vorteilen der Digitalisierung und laufen damit schneller ab.
Quelle: Bildrechte beim Autor
Digitaler Posteingang und DMS – ein Dream-Team
Idealerweise ist die gesamte Briefpost zusammen mit den Bestandsakten digital in einem Cloud-basierten Dokumenten-Management-System (DMS) hinterlegt, das so als Single Point of Truth alle Dokumente zentralisiert vorhält. Das DMS sollte ein kollaboratives Arbeiten ermöglichen, indem es bestimmten Personen im Rahmen eines Rollenmanagements lesenden und ggfs. auch schreibenden Zugriff auf Ordner und Dokumente gewährt. Im letzteren Fall können die Nutzer das Dokument verändern, etwa unterschreiben oder einzelne Seiten heraus kopieren bzw. löschen. Für eine nahtlose Zusammenarbeit könnte indes nicht nur den eigenen Mitarbeitern der Zugriff auf bestimmte Ordner oder Dokumente erlaubt werden, sondern auch externen Dritten. Dies erleichtert das gemeinsame Agieren mit kooperierenden Unternehmen.
Hinzu kommt, dass Mitarbeiter ortsunabhängig, etwa aus dem Homeoffice, auf Dokumente zugreifen können, um beispielsweise Rechnungen freizugeben. Unternehmen, die bereits vor Ausbruch der Corona-Pandemie ein DMS im Einsatz hatten, waren somit besser aufgestellt, um die Herausforderungen rund um das „neue“ Arbeiten (Stichwort: New Work) zu bewältigen.
Nicht zuletzt können digitalisierte Briefe automatisiert im passenden Ordner des DMS abgelegt und die dazugehörigen Prozesse regelbasiert angestoßen werden. Zu nennen ist hier beispielsweise die Weiterleitung eingehender Rechnungen direkt an die Buchhaltung oder an „DATEV Unternehmen online“.
Digitalisierung outsourcen
Kommen wir zurück zur Digitalisierung des Posteingangs. Mangels Ressourcen und Know-how ist es häufig empfehlenswert, diese Aufgabe an einen Dienstleister wie Caya auszulagern. Er erhält die Briefe mithilfe eines Nachsendeauftrags oder eines Umroutings in eines seiner Scancenter oder holt sie von den Kunden ab. Einige Anbieter stellen zusätzlich eine Postbox-Adresse zur Verfügung, die das Unternehmen seinen Kunden und Lieferanten mitteilt und die schließlich die Post direkt empfängt. Anschließend erfolgt die Digitalisierung der Briefpost inklusive des Auslesens wichtiger Datenpunkte, etwa des Betreffs, des Kundennamens oder ggf. der Rechnungsnummer. Mithilfe dieser gewonnenen Informationen können die digitalisierten Briefe automatisiert im entsprechenden Ordner des DMS abgelegt und verknüpfte Prozesse regelbasiert gestartet werden.
Die Vorteile einer Kombination von DMS und digitalem Posteingang im Tagesgeschäft:
- Erhöhte Effizienz
- Durchsuchbarkeit von Dokumenteninhalten
- Ortsunabhängiger Zugriff auf sämtliche Informationen
- Schnellere Bearbeitung eingehender Kundenanliegen
- Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
- Optimierte Customer Experience
- Vermeiden eines analogen Posteingangs, dessen Digitalisierung noch aussteht
Schlussfolgerung
In der eingangs zitierten Umfrage gaben mehr als ein Drittel der Teilnehmenden an, keine Zeit zu haben für die Digitalisierung und hohe (Kosten‑)Aufwände bei der Umsetzung zu sehen. Die Auslagerung einer Digitalisierung der Briefpost an einen Dienstleister, der darüber hinaus ein DMS anbietet, hebelt diese Bedenken aus. Denn es bedarf erstens keiner eigenen Ressourcen, um die Digitalisierung voranzutreiben, und zweitens ist der ROI aufgrund beschleunigter Prozesse in kurzer Zeit erreicht. Angenehmer Nebeneffekt: Unternehmen haben mehr Zeit für ihr Kerngeschäft und ihre Kunden. In Zeiten steigenden Wettbewerbsdrucks sind das keine schlechten Argumente.
Quelle: Caya
Autor: Alexander Schneekloth, Geschäftsführer der Caya GmbH
Bildquellen
- Caya Production: Bildrechte beim Autor
- Caya-Alexander-Schneekloth: Caya
- Caya Logo: Caya
- Caya-Production-OCR: Caya
