Digitale Dokumentenverwaltung als Schlüssel zur erfolgreichen Digitalisierung

Die digitale Transformation von Unternehmen ist heute ein unverzichtbarer Schritt, um wettbewerbsfähig zu bleiben und zukunftsfähig zu agieren. Die richtige Umsetzung hängt dabei von verschiedenen Faktoren ab, wobei eine effiziente Dokumentenverwaltung eine entscheidende Rolle spielt.

Obwohl laut einer Studie von bitkom 60 Prozent der Unternehmen Wettbewerber vorne sehen, die frühzeitig in die Digitalisierung gesetzt haben, zögern weiterhin einige Unternehmerinnen und Unternehmer, ihre Betriebe einer digitalen Transformation zu unterziehen. Die Gründe hierfür sind vielfältig und reichen von den vermeintlich hohen Kosten bis zu Bedenken bezüglich der Sicherheit und des Zeitaufwands.

Der Einstieg in die digitale Dokumentenverwaltung kann hier als erster Schritt dienen. Durch die Umwandlung aller papierbasierten Dokumente in digitale Formate und die Implementierung einer elektronischen Dokumentenverwaltung schaffen Unternehmen ein solides Fundament für die weitere Digitalisierung. Dies geht mit überschaubaren Kosten einher und führt zu schneller Effizienzsteigerung.

Die Vorteile einer digitalen Dokumentenverwaltung

Eine gut durchdachte digitale Dokumentenverwaltung bietet zahlreiche Vorteile:

1. Sicherheit der Daten: Digitale Dokumentenverwaltung ermöglicht eine sichere und revisionsfähige Speicherung von Daten, die vor Verlust geschützt sind. Dank leistungsstarker Wiederherstellungsoptionen und konfigurierbarer Zugriffskontrollen werden unternehmenskritische Daten optimal geschützt.
2. Zeitersparnis: Die zeitaufwendige Suche nach physischen Dokumenten in Papierordnern entfällt mit einer digitalen Dokumentenverwaltung. Durch Volltextsuche und individualisierbaren Filteroptionen können Mitarbeitende von überall und zu jeder Zeit auf benötigte Daten zugreifen.
3. Optimierung von Arbeitsbedingungen: Die digitale Dokumentenverwaltung verbessert die Abstimmungsprozesse und Arbeitsabläufe im Team. Mitarbeitende können berechtigte Dateien jederzeit abrufen, bearbeiten und teilen, was zu einer flexiblen Arbeitsgestaltung wie Homeoffice oder hybrides Arbeiten führt und die Work-Life-Balance fördert.
4. Reduktion papierbasierter Ressourcen: Die Einführung einer digitalen Dokumentenverwaltung geht mit einer Verringerung des Papierverbrauchs einher, was nicht nur der Umwelt zugutekommt, sondern auch Kosten für Druck und physische Archivierung einspart.

Quelle: shutterstock_171944915

Kommunikation und Aufklärung sind entscheidend

Die Digitalisierung erfordert von Unternehmen und Mitarbeitenden die Fähigkeit, sich an Veränderungen anzupassen. Eine elektronische Dokumentenverwaltung ermöglicht eine schnelle Bereitstellung und Anpassung von Workflows und Prozessen im Vergleich zur traditionellen Herangehensweise. Die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems kann somit als Katalysator für die digitale Transformation dienen und das Unternehmen auf die Zukunft vorbereiten.

Trotz der offensichtlichen Vorteile der digitalen Dokumentenverwaltung kann die Umsetzung der Digitalisierung in Unternehmen auf Hürden stoßen. Neben technischen und kaufmännischen Herausforderungen müssen auch mögliche Bedenken und Vorbehalte der Mitarbeitenden berücksichtigt werden. Eine offene Kommunikation und Aufklärung seitens des Managements sind unerlässlich, um Akzeptanz für die neuen Technologien zu schaffen und eine erfolgreiche digitale Transformation zu ermöglichen.

Bei der Einführungsstrategie eines unternehmensweiten Dokumentenmanagementsystems kann es durchaus Sinn machen, mit einer „Pionierabteilung“ wie der Buchhaltung zu beginnen, wo sich der Einsatz für alle Beteiligten klar erkennbar lohnt und wo wenig Bedenken zu erwarten sind.