Seit mehr als 4 Monaten berichten wir euch nun über smartes Arbeiten und coole Cloudlösungen für euren Berufsalltag. Doch sicherlich hat sich der eine oder andere von euch schon einmal gefragt: „Moment, wie arbeitet ihr eigentlich?“ Denn auch wir greifen auf smarte Lösungen zurück, damit die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team einwandfrei funktionieren. Begleitet uns in diesem Beitrag durch unser persönliches Set-Up im Arbeitsalltag und seht selbst, wie smartes Arbeiten funktioniert.

Wer, Wo, Wie, Was: Das Grund-Setting

Bevor wir erzählen, mit welchen smarten Lösungen wir arbeiten, möchten wir eine kurze Beschreibung über unser Grund-Setting geben. Wie ihr vielleicht schon mitbekommen habt, handelt es sich bei der Smart Business Cloud um ein Projekt des Cloud Ecosystem e.V. Cloud Ecosystem ist ein Verein, der die Community der Cloudwirtschaft bildet. Gemeinsam sollen Business Lösungen aus der Cloud verbreitet und gemeinsam spannende Themen vorangebracht werden. Damit das Ganze für euch griffiger wird, haben wir die Initiative der Smart Business Cloud ins Leben gerufen. Hier erfahrt ihr aus erster Hand, welche coolen Cloudlösungen es gibt und wie ihr von diesen profitieren könnt.

Sitz im Kölner Start-Up-Herz

In den letzten Jahren hat sich die wunderbare Stadt mit K, Köln am Rhein, zu einer wahren Perle für Start-Up-Unternehmen entwickelt. Und so kommt es, dass auch wir unseren Sitz im Herz von Köln haben, genauer gesagt im Alten Hafenamt im Kölner Rheinauhafen.

Zusammenarbeit im Team Smart Business Cloud LocationQuelle: rheinaufhafen-koeln.de

Vom Herzen des Kölner Rheinauhafens aus wollen wir euch smarte Lösungen aus der Cloud näherbringen | ©rheinauhafen-koeln.de

Sechs smarte Köpfe

Unser Team besteht dabei aus sechs wirklich unterschiedlichen Charakteren. Wir alle arbeiten an verschiedenen Projekten und dennoch ist die Quintessenz aller Aktivitäten, die Cloud in Deutschland voran zu bringen. Um das zu tun, ist jeder von uns mit einem Microsoft Surface Pro ausgestattet. Unser kleiner aber feiner Begleiter ist handlich und lässt sich auch auf externe Termine oder ins Home-Office schnell mitnehmen. Wir arbeiten hier fast ausschließlich mit SaaS-Lösungen, sodass wir de facto von überall aus arbeiten und miteinander kommunizieren können. Welche Cloudlösungen dabei für uns besonders wichtig sind, folgt im folgenden Abschnitt.

Zusammenarbeit im Team: Unsere Cloud-Kommandozentrale

Auch der Name Basaas sollte dem einen oder anderen von euch schon bekannt sein. Wir haben euch diese Cloudlösung bereits in einem gesonderten Beitrag vorgestellt. Dennoch ist der Basaas-Workplace essenziell für unsere tägliche Arbeit. Statt sich in eine Vielzahl von Systemen einzuloggen, ruft einfach jeder von uns seinen persönlichen Workplace auf, den er mit den für sich relevanten Business-Apps bestückt hat. Mit wenigen Klicks können wir so direkt in den Arbeitstag starten und ganz einfach zwischen unseren verschiedenen Apps — selbst bei mehreren Accounts — schnell und einfach wechseln, ohne uns irgendwo aus- und wieder einzuloggen.

Zusammenarbeit im Team mein Workplace

So sieht mein persönlicher Basaas-Workplace aus. Mit wenigen Klicks kann ich genau in die App wechseln, die ich gerade benötige.

Smarte Kommunikation für die Zusammenarbeit im Team

Effiziente Zusammenarbeit im Team erfolgt vor allem auf Basis von schneller und flüssiger Kommunikation. Und dazu braucht es natürlich einen gut funktionierenden Kommunikationskanals. Dazu greifen wir auf Microsoft Teams zurück, denn hier werden alle wichtigen Funktionen, die ein Business-Messenger abdecken sollte, erfüllt. In Teams tauschen wir uns in den verschiedenen, von uns eingerichteten Teams zu unseren verschiedenen Projekten aus. Dokumente wie zum Beispiel redaktionelle Texte können in den entsprechenden Kanal hochgeladen und von den anderen Kollegen editiert und korrigiert werden. Zudem können wir ganz einfach einen Videoanruf starten, wenn mal ein Kollege im Home-Office sitzt und wir uns tiefergehend austauschen wollen. Abgerundet wird die Kommunikation durch die tolle GIF-Funktion mit der man selbst dem langweiligsten Projektaustausch den gewissen Humor verleihen kann.

Microsoft Teams

So sieht die Oberfläche in Teams aus: Verschiedene Kanäle decken die verschiedenen Bereiche ab, auch mobil seid ihr immer mit dem Team verbunden | ©Microsoft Office

Teams ist bei uns im Paket von Office 365 enthalten, welches übrigens auch über die Cloud läuft. Mithilfe von OneDrive können wir so unsere Dokumente und Präsentationen geräteübergreifend synchronisieren und auch die anderen Teammitglieder haben von überall aus Zugriff darauf.

Agile Projektverwaltung mit MeisterTask

Wer smart und agil arbeiten möchte, der wird um MeisterTask nicht herumkommen. Auch wir haben das smarte Tool für Projektmanagement in unseren Workflow implementiert und an unseren individuellen Prozesse angepasst. So können wir stets nachverfolgen, woran die Kollegen gerade arbeiten und wie weit sie mit dieser Aufgabe sind. Wenn eine Aufgabe stockt, kann man schnell aufeinander zugehen und sich helfen, um die Aufgabe schnell und effizient zum Abschluss zu bringen. Per einfachem Drag & Drop-Verfahren lassen sich die Aufgaben von Spalte zu Spalte schieben (Kanban-Stil) und alle Prozessschritte können nachverfolgt werden. Wenn Fragen sind, kann man auch schnell einen Kommentar im entsprechenden Ticket hinterlassen. Und wenn mehr Fragen da sind, vernetzen wir uns mit wenigen Klicks über Teams und tauschen uns aus.

So sieht der Arbeitsprozess in MeisterTask aus | ©MeisterTask

Für externe Kommunikation: Slack

Besonders wenn mir mit externen Projektmitarbeitern kommunizieren, unterhalten wir uns meist über den Business-Messenger Slack. Hier haben wir den großen Vorteil, dass externe Projektmitarbeiter schnell hinzugefügt werden können und wir über die Distanz den Kommunikationsfluss aufrechterhalten können. Zudem lässt sich Slack einfach — auch mit Microsoft Teams zusammen — in der Basaas-App verwalten und wir können in mehreren Messengern gleichzeitig kommunizieren.

interne Kommunikation: Messenger Slack

So sieht die Kommunikation über Slack aus | ©Slack

Zusammenarbeit im Team: Das war noch längst nicht alles

Viele Prozesse, die früher schwerfällig waren wie zum Beispiel die Kommunikation oder das Projektmanagement sind heute dank smarten Lösungen ein Kinderspiel. Natürlich verwenden wir noch eine Reihe weiterer Cloudlösungen, die uns unseren Arbeitsalltag erleichtern. Doch diese wollen wir euch im zweiten Teil unseres persönlichen Set-Ups vorstellen.

Bildquellen

  • Bild Hafenamt: rheinaufhafen-koeln.de
  • Headerbild Unsere Arbeit im Team: shutterstock/g-stockstudio