Kostenfaktor Belegschaft: 3 Bereiche, in denen Unternehmen mit Workforce Management Kosten sparen können

Der Einzelhandel hat es derzeit nicht leicht. Neben den Folgen der Corona-Krise fordern auch die unsicheren wirtschaftlichen Aussichten sowie der starke Konsumeinbruch die Branche stark heraus. Allen voran die drastisch steigenden Preise. Denn nach Kostensteigerungen im Einkauf und für Energie kommen nun auch höhere Mieten auf die stationären Ladengeschäfte zu. Doch wie können Unternehmen die steigenden Kosten aktiv kompensieren?

Mit reduzierten Kosten gen Zukunft

Den Kosten aktiv entgegenzuwirken, ist leichter gesagt als getan. Immerhin können die Preissteigerungen nicht einfach eins zu eins an die Kundschaft weitergegeben werden. Zu groß wäre die Gefahr eines weiteren Konsumeinbruchs. Immerhin ist die Verbraucherstimmung aufgrund der Inflation und instabilen weltwirtschaftlichen Situation bereits auf einem Allzeittief  – im Juni verzeichnete die Branche den stärksten Umsatzrückgang seit fast 30 Jahren.

Vielmehr heißt das Zauberwort, wie so oft: Kosten einsparen – und zwar an anderen Stellen. Dabei ist es tatsächlich ein weitverbreiteter Irrglaube, zu denken, dass die einzige Möglichkeit Kosten intern zu senken, darin besteht, Personal abzubauen oder Löhne zu kürzen. Denn in der Vergangenheit haben sich auch andere Strategien als erfolgreich erwiesen.

Workforce Management ­– moderner, effizienter, kostensparender

Insbesondere die Modernisierung der unternehmensinternen HR-Abläufe bietet dabei viel Potenzial für Optimierung und Kostenreduzierung. Schließlich sind die Mischung aus erhöhter Effizienz und Produktivität das perfekte Rezept für steigende Umsätze, sinkende Kosten und schlussendlich rentablere Prozesse.

Genau hier kommt Workforce Management Software (kurz: WFM) ins Spiel. Das Ziel der smarten Lösungen ist es, die Effizienz, Rentabilität und Wachstum von Unternehmen zu fördern. So werden die Unternehmensgewinne gesteigert und Kosten aktiv gesenkt. Besonders in den folgenden vier Bereichen können Unternehmen mit WFM aktiv Kosten einsparen:

1. Zeit ist Geld: administrative Zeiteinsparungen

Ein bekanntes Sprichwort lautet: “Zeit ist Geld”. Das trifft auch auf die Unternehmenswelt und insbesondere den Handel sowie das Gastgewerbe zu. Dennoch vergeuden zahlreiche Unternehmen viel Zeit mit administrativen Aufgaben. Etwa dem manuellen Erstellen und Kontrollieren von Monatsabschlüssen, der langwierigen postalischen Bewilligung von Urlaubsanträgen oder der Abnahme von Dienstplänen.

Mit WFM-Lösungen können Sie die zeitfressenden Prozesse digitalisieren und automatisieren. Dienstpläne können blitzschnell mithilfe von Vorlagen erstellt, Dokumente mit wenigen Klicks digital geteilt und Urlaubsanträge einfach via App gestellt sowie genehmigt werden. Zusätzlich ist es mit den smarten Lösungen möglich, Payroll-Exporte zu automatisieren und so kostspielige Fehler in der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu vermeiden.

Es braucht kein großes HR-Team mehr, um den Überblick zu behalten und alle Beteiligten können sich endlich wieder auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren. Die Mitarbeiterbindung, Produktivität und schlussendlich auch die Umsätze.

2. Intelligentere Planung = höhere Produktivität

Die Einsatzplanung ist das Herzstück jedes Unternehmens im Einzelhandel und Gastgewerbe. Immerhin sind es die Mitarbeitenden, die täglich mit der Kundschaft in Kontakt stehen und dafür sorgen, dass Umsätze generiert werden. Deswegen ist es essenziell sicherzustellen, dass stets die richtigen Personen zur richtigen Zeit am richtigen Ort eingeplant sind.

Dennoch basieren Dienstpläne noch allzu oft auf manuellen Prozessen und chaotischen Excel-Tabellen. Eine echte Kostenfalle, die schnell zu kostspieligen Über- und Unterbesetzung, gestresstem Personal und einer geringeren Produktivität führen kann.

WFM-Lösungen setzten diesem Planungschaos ein Ende und steigern die Produktivität. Denn mittels smarter Prognosen und KPIs können Unternehmen stets die richtige Anzahl von Personen mit den passenden Kompetenzen einplanen. Zusätzlich bieten Self-Service-Angebote Managern und Mitarbeitenden eine schnelle und einfache Möglichkeit, Schichten zu überprüfen, anzubieten und zu genehmigen. Das hat immense Auswirkungen auf die Kosten. So sparen Unternehmen mit einer strategischen Einsatzplanung laut Deloitte bis zu 6 Millionen US-Dollar pro 100 Angestellte/n.

Quelle: tamigo

3. Mit Überstunden-Management ungeplante Zahlungen vermeiden

Neben einer ineffizienten Planung, bürgen auch ungeplante Überstunden eine große Kostenfalle. Schließlich belasten Unternehmen, die Überstunden für stundenweise Beschäftigte falsch verwalten, ihr Personalbudget stark. So ergab eine Studie von Deloitte, dass pro Unternehmen rund 31 ungeplante Überstunden/Woche anfallen und damit durchschnittlich mehr als 40.000 US-Dollar an zusätzlichen jährlichen Kosten.

Workforce-Management-Lösungen können Abhilfe schaffen. Denn sie geben einen klaren Überblick über Soll- und Ist-Stunden und verfügen über eingebaute Arbeitszeitwarnungen. Diese informieren die Planer automatisch, sobald Mitarbeitende kurz vor der Überstundenleistung stehen.

Fazit: Alleskönner Workforce Management

Derzeit steigen die Kosten in allen Bereichen der deutschen Wirtschaft rasant an und viele Unternehmen sind mit einer unsicheren Zukunft konfrontiert. Um dies zu ändern und sich auch in Zukunft weiterhin erfolgreich am Markt behaupten zu können, ist es nun wichtiger denn je, die Kosten aktiv zu kompensieren.

WFM Software kann dabei helfen. Schließlich senken Unternehmen mittels der smarten Helfer nicht nur Kosten, sondern steigern auch die Mitarbeiterzufriedenheit und sparen wertvolle Zeit. So können sich alle Beteiligten endlich um wichtigere Dinge kümmern – etwa die Produktivität, Service-Qualität und Fluktuation. Egal was es ist, in jedem Fall gewinnen alle.