Produktiv und innovativ – einfach in der Cloud

Die Digitalisierung verändert unsere Arbeits- und Geschäftswelt unaufhaltsam. Eine Schlüsselrolle für den zukünftigen Firmenerfolg spielt dabei der digitale Arbeitsplatz: Schließlich vernetzt er dank digitaler Technik Menschen miteinander und erleichtert die Zusammenarbeit. Als Folge steigt das Potenzial des Unternehmens. Es wird effizienter, innovativer und wettbewerbsfähiger.

Der digitale Arbeitsplatz umfasst weit mehr als virtuelle Meetings und das Arbeiten von zuhause. Mithilfe entsprechender Tools, Endgeräte und dem flexiblen Zugriff auf Daten und Systeme ermöglicht er das Erledigen der Arbeitsaufgaben unabhängig von Zeit, Ort und Gerät. Desk Sharing, Remote Work und das kollaborative Arbeiten in der Cloud können damit in Unternehmen neu umgesetzt werden. Die Arbeit selbst wird dezentraler und tägliche Arbeitsabläufe deutlich produktiver. Dies eröffnet dem Unternehmen ein großes Potenzial an mehr Innovation und besserer Wettbewerbsfähigkeit.

Herausforderungen bei der Digitalisierung des Arbeitsplatzes

Der Weg zum digitalen Arbeitsplatz ist notwendig und lohnt sich. Richtig implementiert, erhöht er die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, denn nur den Wenigsten erscheinen feste Bürozeiten und der klassische Büroschreibtisch heutzutage noch als attraktiv. Digitalisierte Unternehmen profitieren außerdem von einer optimierten Ressourcennutzung und sind besser für die Herausforderungen der Zukunft gewappnet. Sich immer schneller wandelnden Anforderungen kann nur begegnen, wer auf ebenso flexible Weise reagiert.

Neue Arbeitsmodelle sind jedoch auch mit Hürden verbunden. Was den digitalen Arbeitsplatz so von der „alten“ Arbeitswelt unterscheidet, ist unter anderem die Menge an Daten, die aus allen Richtungen zusammenfließt. Auch Tools für ein kollaboratives ortsunabhängiges Arbeiten kommen hinzu und wollen sicher integriert werden. Dabei müssen Themen wie IT-Infrastruktur, Vernetzung, Cloud und Security neu gedacht werden. Ein unternehmensweites Dokumentenmanagement-System wie DocuWare, dient als perfekte Basis für den modernen Workplace. Die Software kann durch Automatismen, Workflows und schnellen Zugriff auf alle Dokumente dafür sorgen, dass die Arbeit leichter von der Hand geht.

Quelle: unsplash - antonio-janeski

Sichere Freigabeprozesse schaffen

Wichtig dabei ist es jedoch, die Sicherheit und Compliance nicht außer Acht zu lassen. Ob Endgeräte, die sich von außerhalb des Unternehmens einloggen, oder unternehmenseigene Daten, Kundendaten und sensible Dokumente, die in der Cloud gelagert werden – Datenschutz und Sicherheit müssen jederzeit sichergestellt sein. Unternehmen sollten daher etwa bei Cloud-Anbietern ein genaues Auge auf Datenschutz-Maßnahmen werfen und auch intern sichere Verbindungen und geschützte Datenübertragungen gewährleisten. Das Rechtemanagement durch Rollenzuweisungen sollte ebenfalls in den Fokus rücken. Es gilt außerdem, sichere Freigabeprozesse zu schaffen. Änderungen an digitalen Dokumenten nachverfolgbar zu machen bzw. deren Unveränderbarkeit sicherzustellen und die Archivierung von Dokumenten neu zu denken.

Die Rolle des Menschen

Zu guter Letzt spielt der Mensch eine zentrale Rolle beim digitalen Workplace. Während Unternehmen Prozesse automatisieren möchten, um die Produktivität und Rentabilität zu steigern, sind ihre Mitarbeitenden nicht immer mit dem Einsatz der neuen Tools einverstanden. Bei der Einführung neuer Systeme ist es demnach wichtig, die richtigen Werkzeuge für die Mitarbeitenden auszuwählen. DocuWare stellt intuitiv zu bedienende Lösungen bereit, die zu einer zufriedeneren, produktiveren und kooperativeren Belegschaft führen. Da sich die Mitarbeitenden an eine bestimmte Arbeitsweise gewöhnt haben, wird jede neue Lösung, die sich nahtlos in bestehende Anwendungen einfügt, mit großer Wahrscheinlichkeit von ihnen angenommen.

Arbeit soll effizienter werden

Unter Berücksichtigung der genannten Herausforderungen können gut durchdachte Entscheidungen auf dem Weg in die Digitalisierung getroffen werden. Letztendlich soll der digitale Arbeitsplatz die Arbeit effizienter machen, nicht Steine in den Weg legen. Eine Hau-Ruck-Aktion wird wenig Erfolg bringen. Daher sollte sich ausreichend Zeit für den Wandel in die neue Arbeitswelt genommen und alle Beteiligten in die Planung einbezogen werden. So wird sichergestellt, dass alle betroffenen Unternehmensbereiche im Blick behalten werden und die Implementierung mit geringem Aufwand gelingt.