Durch eine Pandemie zur digitalen Zeiterfassung

Die Corona-Pandemie hat uns zwar alle zu räumlichem Abstand gezwungen, uns digital aber umso nähergebracht – auch der Digitalisierung? Deren bestes Argument sind dabei smarte Tools, wie digitale Zeiterfassungen, die uns bei der alltäglichen Arbeit unterstützen.

Für viele Betriebe war die Pandemie ein Pusher in Richtung Digitalisierung. Plötzlich waren Geschäftsführer zum Handeln gezwungen, um das Tagesgeschäft am Laufen zu halten. Es wurden neue Herangehensweisen und Lösungswege für den beruflichen Alltag gefordert. Betriebe, die sich digital schon vorgetastet hatten, waren da klar im Vorteil. Corona bietet damit allen anderen die Chance, spätestens jetzt auf den Digitalisierungszug aufzuspringen und längst überholte Prozesse zu überdenken.

Interne Prozesse digitalisieren

Ihr habt bereits Arbeitsweisen digitalisiert: Ob es Online-Meetings über Videocalls im Home-Office sind, die vorher im Konferenzraum stattfanden, die simple Buchhaltung in der Cloud, die zuvor mühsam in verschiedenen Ordnern und Listen vorgenommen wurde, oder die zuverlässige Zeiterfassung mit einer Cloud-Software, die – wenn überhaupt – mit Zettel und Stift oder in Excel dokumentiert wurde.

Jede dieser Veränderungen hat Vorteile mit sich gebracht, die gerade in der Krisenzeit auf die Probe gestellt, für hilfreich befunden und zu schätzen gelernt wurden. Der größte Pluspunkt dabei ist, dass die Effizienz des Unternehmens mit den digitalen Alltagshelfern gesteigert wird, da es für jede Aufgabe ein passendes Tool gibt.

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Zeiterfassung in der Cloud

Die Erfassung der Arbeitszeit schien gerade im Home-Office eine Hürde zu sein. Handschriftliche Listen waren nicht mehr vor Ort ausfüllbar, das Einlesen des Chips am Eingang des Büros nicht mehr möglich und eine Excel-Liste genügte den Ansprüchen nicht mehr. Den Fahrgästen im Digitalisierungszug wird schnell aufgefallen sein, dass sie mithilfe von digitalen Zeiterfassungen diese Hürden bewältigen können.

Eine Cloudsoftware, die eure und die Arbeitszeiten eurer Mitarbeiter online und auch offline trackt, schafft Abhilfe. Neben Arbeitszeit werden Überstunden sowie Pausen von überall aus erfasst – im Büro und auch daheim. Alle Daten befinden sich in der Cloud, werden automatisch synchronisiert und sind somit jederzeit erreichbar. Ihr habt also stets den aktuellen Stand parat, wer wie lange arbeitet und wie viele Überstunden bereits gesammelt wurden, ohne euer Team vor Ort zu haben.

Positive Nebeneffekte und datenschutzkonforme Speicherung

Darüber hinaus bieten manche Tools auch einen integrierten Urlaubsplaner an. Für diesen hinterlegt ihr Urlaubstage für eure Mitarbeiter, die ihre Urlaubsanträge dann online einreichen. Direkt in der Software seht ihr dann, wann welcher Mitarbeiter abwesend ist, und erleichtert euch so die Personalplanung. Der Druck der Digitalisierung hat also auch positive Nebeneffekte: Ihr stellt eure Prozesse mit Tools wie einer Zeiterfassung auf die Probe und erkennt, wo ihr euch noch verbessern könnt.

Außerdem könnt ihr Arbeitszeit für bestimmte Kunden und Projekte erfassen und seht so, welche Tätigkeit wie viel Zeit kostet und ob sie rentabel für das Unternehmen ist. Euren Kunden könnt ihr mit Hilfe der sekundengenauen Zeiterfassung und der Verbindung eines Rechnungstools eure Arbeitszeit ebenso exakt in Rechnung stellen.

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Betriebsprüfungen blickt ihr mit den meisten digitalen Zeiterfassungen lässig entgegen: Anders als bei handschriftlichen Zetteln werden alle Zeiten datenschutzkonform gespeichert und stehen jederzeit zur Verfügung.

Die clickbits GmbH bietet seit zehn Jahren ein Tool, mit dem ihr sowohl reine Arbeitszeit als auch Projektzeiten erfasst und das auch ohne Internetverbindung. Mit clockodo liegen euch alle Daten in Echtzeit vor, unabhängig davon, wo ihr euch befindet. Der Projektbericht gibt euch Aufschluss über den Fortschritt und bietet euch eine Grundlage zur Rechnungsstellung. Auch pauschale Daten wie Fahrtkosten können dem Bericht hinzugefügt und beim Kunden abgerechnet werden.

Die Pandemie hat zwar eine Krisenzeit ausgelöst, uns aber gleichzeitig den Weg zur digitalen Transformation aufgezeigt. Nutzen wir also die Chance.