Deutschland digital: Vier Faktoren einer erfolgreichen Digitalisierungsstrategie

In Deutschland setzen bisher nur weniger als zehn Prozent der Unternehmen konsequent auf die Digitalisierung. Die Gründe für die Zurückhaltung liegen meist im Fehlen von Visionen und einer Gesamtstrategie. Das attestiert die Unternehmensberatung Kearney. Dabei ist eine solche Transformation keine Raketenwissenschaft, wenngleich sie bahnbrechende Vorteile bringt.

Die Digitalisierung gilt zu Recht als Hoffnungsträger Nummer eins. Denn, wie in der Studie „Digitalisierung 2020“ der Organisationsberatung Staufen AG und der Staufen Digital Neonex GmbH beschrieben, können Unternehmen und Organisationen mit ihrer Hilfe unter anderem:

• Effizienz steigern
• Kosten senken
• mehr Transparenz in ihren Abläufen schaffen
• Kundenschnittstellen stärken
• Umsatz stärken durch neue Geschäftsmodelle
• die Entwicklungszeit verkürzen
• ortsunabhängig und gemeinsam in Echtzeit an Dokumenten arbeiten.

Es habe sich gezeigt, dass digitale Vorreiter besser durch die aktuelle Krise kommen als Unternehmen, welche die Digitalisierung nur partiell umsetzen. Allein dies verdeutlicht: Konsequente Digitalisierung zahlt sich aus. Um diese zu realisieren, empfiehlt Digitalisierungs-Enabler Caya, folgende Faktoren zu berücksichtigen:

1. Von Anfang an solide Grundlagen schaffen

Das wichtigste Element ist eine tragfähige Basis. Um eine solche zu legen, müssen sämtliche benötigten Informationen digital vorliegen. Es gilt, möglichst alle Dokumente digital zu erstellen, zu versenden und zu empfangen. Für analoge Eingangspost ist die Digitalisierung über einen Dienstleister eine gute Lösung, nicht nur jetzt in der Homeoffice-Ära. Denn somit erhalten die Mitarbeiter ihre Post über das Internet zeitnah und digital, wenn sie remote arbeiten.

Die Dokumente sollten an einem zentralen Ort verwaltet werden. Cloud-Lösungen bieten enorme Vorteile, ermöglichen sie doch jederzeit einen orts- und geräteunabhängigen Zugriff und können häufig mit Software verknüpft werden, welche Informationen automatisch ausliest. Über Schnittstellen ist es möglich, weitere Systeme wie Buchhaltungslösungen oder Dokumentenmanagementsysteme anzubinden, mit dem Ziel, die Weiterverarbeitung zu automatisieren.

Da somit bisherige manuelle Tätigkeiten entfallen und andere, zum Beispiel digitale Freigabeprozesse erforderlich werden, sollten Unternehmen sowie Organisationen ihre Abläufe anpassen. Dabei können sich Verantwortliche zunächst auf einzelne Bereiche wie etwa die Buchhaltung oder die Vertragsverwaltung konzentrieren und die Spanne mit der Zeit erweitern.

2. Die richtige Mentalität führt ans Ziel

Die persönliche Einstellung ist ein Weichensteller. Nur wer die Chancen nutzen und die Digitalisierung vorantreiben will, ist in der Lage, ihr Potenzial auszuschöpfen. Das schließt ein, zu begreifen, dass digitale Lösungen wie für Videokonferenzen, Instant Messaging und Collaboration keine Momentaufnahmen sind. Stattdessen sollte die Situation als Chance betrachtet werden, eine zukunftssichere Arbeitsatmosphäre zu schaffen.

Zudem gilt es zu verinnerlichen, dass es bei der Digitalisierung um mehr geht, als Remote Work zu ermöglichen. Ebenso genügt die Nutzung von Tools allein nicht. Ziel sollte es sein, die durch Software, Prozesse und Automatisierung gewonnenen Freiräume bezüglich repetitiver manueller Aufgaben als Chancen zu begreifen. Konkret können sich die Mitarbeiter verstärkt dem Kerngeschäft widmen, beispielsweise der Verbesserung des Kundenservices und dem Ausbau des Geschäftsmodells.

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3. Die passenden Softwarelösungen finden

Es gibt ein Universum an Tools, die versprechen, bei der Digitalisierung zu unterstützen. Maßgabe ist, unter ihnen die richtigen auszuwählen. Dabei können auch verschiedene Tools nach einem Best-of-Breed-Ansatz, also für jeden Anwendungsbereich die jeweils beste Lösung, ausgewählt werden. Dies setzt die Hürden zur Anschaffung gegenüber denen zum Implementieren einer großen All-in-One-Lösung herab. Wichtig ist, dass die Tools die in der Strategie definierten Aufgaben zuverlässig erfüllen. Qualitätsversprechen wie eine taggleiche Digitalisierung von Dokumenten sollten problemlos in Service Level Agreements mit dem Anbieter festgelegt werden können.

Ein weiteres Kriterium: die Flexibilität der Lösungen, sodass die Option besteht, sie an die jeweilige Unternehmenslandschaft und an verschiedene Arbeitsumgebungen anzupassen. Jedes eingesetzte Tool sollte zudem kompatibel mit den geltenden rechtlichen Vorschriften genutzt werden können, etwa mit EU-Datenschutzgrundverordnung. Darüber hinaus bildet die Anwenderfreundlichkeit ein wichtiges Merkmal. Denn die beste Lösung nützt nichts, wenn sie nicht verwendet wird.

4. Experimente wagen und Kreativität beweisen

„Nichts ist so beständig wie der Wandel.“ Was Heraklit 500 Jahre v. Chr. erkannte, hat nichts an Aktualität eingebüßt. Nicht ohne Grund ist derzeit von der VUCA-Welt die Rede. Das bedeutet Unbeständigkeit (volatility), Unsicherheit (uncertainty), Komplexität (complexity) und Mehrdeutigkeit (ambiguity). Um sich den damit einhergehenden Herausforderungen anzupassen und die Digitalisierungsstrategie auf dem neuesten Stand zu halten, müssen sich Verantwortliche regelmäßig weiterbilden.

Wichtig ist zudem, Experimente zu wagen, Mut sowie Kreativität an den Tag zu legen. Denn nur mit Ideen, die sich von anderen unterscheiden, kann es Unternehmen gelingen, sich positiv vom Wettbewerb abzuheben. Warum also nicht die Digitalisierung in die Hand nehmen und das nächste Unternehmen mit einem innovativen Produkt werden? Die Zukunft wird digital, und dementsprechend aufgestellte Unternehmen sind im Kampf um das Vertrauen potenzieller Kunden und die besten Arbeitskräfte definitiv den entscheidenden Schritt voraus.

Eine Zusammenfassung der vier Faktoren einer erfolgreichen Digitalisierungsstrategie ist in Form eines kostenlosen Quick Guides hier erhältlich.