Cloud Time Tracking: Smarte Zeiterfassung aus der Wolke

Ihr kennt das doch sicher auch: Zu Beginn eines neuen Projekts oder eines neuen Auftrags geht es erst einmal um vernünftiges Ressource-Planning. Dabei fallen schnell Stichworte wie Geld, verfügbare Kollegen oder benötigte Materialien und Tools. Doch eure wichtigste Ressource ist und bleibt die Zeit. Und genau deshalb ist Zeiterfassung ein so wichtiges Mittel, um effektiv arbeiten zu können — natürlich nicht über stumpfe Excel-Listen. Mit Cloud Time Tracking ermöglicht ihr, Arbeitszeiten online zu erfassen, professionell abzurechnen und anhand übersichtlicher Reports zu analysieren.

Auch heute wird mit dem Thema Zeiterfassung mehr eine unliebsame Notwendigkeit verbunden, als ein Hilfsmittel zu effizienterem Arbeiten. Das führt oft dazu, dass Arbeitszeiten halbherzig und umständlich erfasst und in unübersichtlichen Excel-Listen gespeichert werden. Doch dabei hat das Thema Zeiterfassung enormes Potential: Fairness, Transparenz und Effizienz sind nur drei Stichworte, die die smarte Verwendung von passenden Tools eurem Unternehmen bringen kann. Davon profitiert nicht nur euer Chef sondern auch ihr und eure Kollegen.

Darum ist Zeiterfassung so wichtig

Smarte Zeiterfassung ist weitaus mehr als das stumpfe Eintragen von An- und Abwesenheitszeiten. Vielmehr bildet sie die Grundlage für die Planung von Projekten, angefangen von realisitischen Budgets, Preis- und Kostenkalkulationen sowie dem effektiven Einsatz von Mitarbeitern. Die genaue Messung und Auswertung der erbrachten Leistungen und Arbeitszeiten hilft euch dabei, euren Workflow während eines Projekts entsprechend zu optimieren und noch effektiver zu arbeiten.

Quelle: Bildrechte beim Autor

Hinter Zeiterfassung verbirgt sich weitausmehr als man sich am Anfang vorstellen kann | pexels.com/Pixabay

Immer und überall erreichbar

Auch beim Cloud Time Tracking profitiert ihr vom Cloud Vorteil, dass ihr standortunabhängig auf euren Daten zugreifen könnt. Egal, wo ihr euch befindet, ihr habt fix eure Zeiten eingetragen und eure Kollegen geupdatet.

Präzision ist Trumpf

Zeiterfassung in der Cloud ist präziser als alle anderen Systeme. Erstens könnt ihr sekundengenau erfassen, wann ihr arbeitet. Und zweitens erfasset ihr die Zeit, in der ihr wirklich arbeitet. Weil ihr von überall her einloggen können, werden eure Arbeitszeitberichte präziser – und ehrlicher. Und davon profitiert euer ganzes Unternehmen. Denn für die nachhaltige Führung muss euer Chef die Zahlen kennen.

Neue Art der Transparenz

Wenn sich die Daten aller Kollegen im selben System befinden, erreicht ihr damit eine völlig neue Form der Transparenz. Warum das so ist? Weil die alle  jederzeit eingesehen werden können. So müsst ihr nicht mehr auf die monatlichen Auswertungen warten und keine zu kontrollierenden Stundenzettel abgeben. Diese neue Form der Transparenz sorgt zudem auch für unglaubliche Fairness. Denn jeder kann sehen, wie viel der andere woran arbeitet, was den Teamgeist fördert und die Effizienz eures Workflows erhöht.

Verbesserung der Work-Life-Balance

Gerade in der heutigen Zeit wird eine ausgeglichene Work-Life-Balance immer wichtiger. Das Tolle ist: In der Echtzeitverfolgung wird direkt festgestellt, wenn jemand ohne Pause arbeitet oder zu viele Überstunden anhäuft. So kann euer Chef oder Teamleiter schnell einspringen und Reißleine ziehen und entsprechende Maßnahmen zur Verbesserung entwickeln.

Verbesserte Performance

Wenn ihr sekundengenau wisst, welche Aktivitäten wie viel zeit benötigen, könnt ihr eure Projekte zum einen effizienter Planen und zum anderen Ressourcen optimaler einsetzen. Auch Kunden könnt ihr mithilfe der aktuellen Zahlen von euer teameigenen Effizienz und eurem Zeitmanagement überzeugen. Und das wirkt sich am Ende wieder positiv auf euren Umsatz aus.

Cloud Time Tracking: Mit Crewmeister zum Erfolg

Mit der steigenden Wichtigkeit von Zeiterfassung haben sich mittlerweile viele Lösungen, die sich mit dem Thema befassen, auf dem Markt platziert. Und eine dieser Lösungen ist Crewmeister aus München. Das smarte Tool für eure Zeiterfassung ist innerhalb weniger Minuten eingerichtet und sofort können alle Kollegen im System angelegt werden.

Quelle: Bildrechte beim Autor

So sieht die Benutzeroberfläche von Crewmeister aus. Die Lösung ist für alle Endgeräte optimiert. | © Crewmeister

Virtuelle Stempeluhr

Hauptmerkmal von Crewmeister ist die virtuelle Stempeluhr mit deren Hilfe ihr eure Arbeits- und Pausenzeiten mit nur einem Klick erfassen könnt. Für die Pausenzeit könnt ihr zusätzlich auch eine automatische Konfiguration vornehmen, sodass eure Pause automatisch abgezogen wird und ihr nur noch eure Anfangs- und Endzeiten eintragen müsst. Auch eure Überstunden werden minutengenau auf einem Überstundenkonto gesammelt und ihr habt einen digitalen Überblick über euren Saldo.

Flexible Bereiche

Je nach Unternehmensbereich oder Projekt sind natürlich andere Anforderungen fällig. Bei Crewmeister habt ihr daher die Möglichkeit, alle Arbeitszeiten flexibel auf Standorte, Projekte, Aktivitäten, Arbeitsgruppen oder Abteilungen zu stempeln und danach auszuwerten. Zudem gibt es neben der standardmäßigen Zeiterfassung weitere Features wie zum Beispiel den Urlaubsplaner. Mit dessen Hilfe vereinfacht ihr die teaminterne Urlaubsplanung und habt eine transparente Übersicht über die Abwesenheitszeiten eurer Kollegen.

Fazit: Cloud Time Tracking rundet euren Workflow ab

Auch wenn es viele kritische Stimmen im Bezug auf Zeiterfassung gibt, bietet sie euch doch die Möglichkeit, wichtige Erkenntnisse über euch und euren Workflow zu gewinnen. Wie bei allem gilt auch hier: Probieren geht über studieren. Die meisten Lösungen bieten euch eine kostenlose Testphase, sodass ihr selbst erproben könnt, ob diese Tools eine sinnvolle Ergänzung für euer Team bilden.