Office 365: Microsoft Teams für eure 360°-Kollaboration

Ob im Privatleben oder im Berufsalltag — Kommunikation ist Trumpf. Und gerade in kleinen Unternehmen ist es wichtig, dass jeder über alles informiert ist und Zugriff auf alle wichtigen Dokumente eines Projekts hat. Fragen wie “Was ist passiert?” oder “Wie ist der Stand der Dinge?” gehören dabei zum Alltagsgeschäft. Und diese Fragen beantwortet euch Microsoft mit einer simplen Antwort: Teams. Microsoft Teams ist das innovative Tool für eure Kommunikation und Zusammenarbeit im Team. Ich habe mir diese smarte Lösung einmal genauer angesehen.

Wenn ich morgens meinen Rechner starte, öffnet sich Teams schon automatisch. Direkt habe ich Zugriff auf alle offenen oder neuen Nachrichten, kann sehen, in welchen Chaträumen die Kollegen neue Informationen und Dokumente hochgeladen haben oder ob es bereits ein neues Feedback zu einem meiner Beiträge gibt. Denn bei Microsoft Teams gehört Vielfältigkeit zum Programm. Egal ob chatten mit Kollegen, Austausch von Dateien, Links und Dokumenten oder das Planen von Besprechungen — dies sind nur einige der zahlreichen Möglichkeiten des Tools aus dem Hause Microsoft. Auch Videokonferenzen lassen sich in Teams auf eine völlig neue Art und Weise gestaltet. Wem das nicht genügt: Dank zahlreicher Integrationsmöglichkeiten könnt ihr Teams optimal an eure Bedürfnisse anpassen und erhaltet ein 360°-Kollaborations-Tool, dass eure Teamarbeit und Kommunikation in die digitale Welt bringt.

Microsoft Teams: Eure Kommandozentrale

Soweit so gut. Natürlich wollt ihr ja auch wissen, wie ihr diese zahlreichen Funktionen denn nun nutzen könnt. Ganz einfach. Stellt euch Microsoft Teams als eure gemeinsame Kommandozentrale vor. Von hier aus könnt ihr euer Projekt sicher in den Hafen des Abschlusses navigieren — und das mit vereinten Kräften. Denn Teams ist quasi das virtuelle Pendant zu eurer Teamarbeit im Büro. Es ermöglicht euch, dass ihr digital genauso effektiv arbeiten könnt, wie wenn ihr alle gemeinsam im Büro sitzt.

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So sieht die Oberfläche in Teams aus: Verschiedene Kanäle decken die verschiedenen Bereiche ab, auch mobil seid ihr immer mit dem Team verbunden | ©Microsoft Office

Chatten als Kernfunktion

Wie bei jedem Kommunikationstool bildet natürlich die Chat-Funktion den Grundpfeiler dieser smarten Lösung. Vielleicht habt ihr bisher mit ähnlichen Tools wie zum Beispiel Slack gearbeitet? Denn Teams verfügt sowohl über die 1:1-Kommunikation als auch die Möglichkeit zu Gruppenchats. Für einen Gruppenchat gründet man dann ein sogenanntes “Team” und kann beliebig viele Kollegen der Gruppe hinzufügen. Auch Besprechungen könnt ihr ganz einfach über eueren Teamchat durchführen und online starten — bei Bedarf auch mit Videofunktion. Die Teams haben den Vorteil, dass ihr beliebig viele zu allen wichtigen Themen gründen könnt. Euer Vorteil? Ihr bringt eine ordentliche Portion Struktur in eure Kommunikation und wisst immer, wo ihr Informationen zu einem bestimmten Thema findet.

Alle Kollegen abholen

Gerade jetzt zum Jahreswechsel sind wahrscheinlich auch bei euch viele Kollegen noch im Weihnachtsurlaub oder sind der jährlichen Grippewelle unterlegen. Damit ihr diese Kollegen wieder mit an Board eurer Kommandozentrale holen könnt, können in Teams Dateien jeder Art hinterlegt werden. So haben die Kollegen, sobald sie wieder da sind, direkt Zugriff auf alle Dokumente, die in ihrer Abwesenheitszeit hochgeladen und bearbeitet worden sind.

Neue Möglichkeiten für Office

Bisher gestaltete sich die Arbeit mit Microsoft Office teils sehr mühselig. Dokumente musste abgespeichert werden und per Mail oder Slack an die Kollegen gesendet werden. Dort mussten sie dann ebenfalls wieder heruntergeladen, bearbeitet und erneut zurückgesendet werden — viel Lärm um nichts. In Teams habt ihr nun die Möglichkeit, in Echtzeit eure Office-Dokumente (egal ob Word, Excel oder PowerPoint) zu bearbeiten. Dank Echtzeit-Speicherung, die automatisch erfolgt, können eure Kollegen live mitverfolgen, was ihr am Dokumente verändert habt. Zudem könnt ihr mit dem ganzen Team am Dokumente in Teams arbeiten (ähnlich wie ihr das vielleicht von Google-Docs kennt) und parallel dazu über das Dokument chatten.

Smarte Vernetzung mit OneDrive

Das Schöne an Teams: Es synchronisiert sich automatisch mit OneDrive auf eurem Rechner. Das heißt: Alle Chaträume in eurem Team werden als übersichtliche Ordnerstruktur auf eurem Rechner angelegt. Dateien, die ihr in Teams hochladet, werden somit automatisch und immer in der aktuellsten Version auf eurem Rechner in der Cloud gespeichert. So könnt ihr selbst von unterwegs auf alle wichtigen Unterlagen zugreifen, diese bearbeiten und den Kollegen ein aktualisiertes Dokumente zur Verfügung stellen.

Smarte Integration

Ein weiterer Trumpf von Microsoft Teams ist definitiv seine Flexibilität wenn es darum geht, andere Programme oder Tools zu integrieren. Natürlich ist es kaum verwunderlich, dass ihr Teams mit allen anderen Tools aus Office 365 verknüpfen könnt. So können zum Beispiel Word-Dokumente hochgeladen werden und von allen anderen Kollegen des Teams bearbeitet werden. Doch auch Features wie Wikis oder SharePoint, OneDrive und Outlook als auch Skype for Business lassen sich im Nu mit Microsoft Teams verbinden. So könnt ihr zum Beispiel aus Teams heraus mit jemanden kommunizieren, der zum Beispiel nur über Skype for Business verfügt. Praktisch, oder?

Hier seht ihr nur einige Beispiele an Integrationsmöglichkeiten in Teams | ©Microsoft

Aufgabenverwaltung in Teams

Auch eure Aufgaben lassen sich transparent und für jeden zugänglich in Teams abbilden. Standardmäßig ist Teams bereits mit dem Microsoft Planner verknüpft. Aber auch Tools wie zum Beispiel MeisterTask lassen sich schnell in Teams einbinden. So könnt ihr — je nach Team — individuelle Aufgabenboards für jeden Bereich erstellen und alle Kollegen können die Entwicklung mitverfolgen. Missverständnisse und fehlende Transparenz bei der Aufgabenbearbeitung gehören damit endlich der Vergangenheit an.

Das kann doch wirklich jeder

Vielleicht denkt sich nun der ein oder andere von euch: “Moment, diese Funktionen bieten andere Tools doch auch?” Zum Chatten wird Slack benutzt, zur Aufgabenverwaltung Jira und Dokumente werden gemeinsam über Google Docs bearbeitet. Fällt der Groschen? Richtig. Hier verwendet ihr schon drei voneinander unabhängige Tools, während ihr bei Teams all diese Funktionen gebündelt in einem Tool bekommt. Natürlich sind die Möglichkeiten keine Innovation, doch sie miteinander zu verknüpfen bringt euch und euren Kollegen enorme Vorteile im täglichen Workflow. Und solltet ihr mehrere Accounts haben, die ihr parallel verwalten möchtet, dann holt euch die Basaas-App und fügt all eure Lösungen zusammen. Teamarbeit gut, alles gut.

Probiert es einfach aus

Was viele von euch vielleicht nicht wissen: Seit mehr als 10 Jahren warten manche Microsoft-User schon auf eine Innovation wie Teams. Denn endlich wird das unglaubliche Potential der Office-Applikationen gebündelt zusammengeführt und bietet euch zahlreiche Vorteile. Am besten ist jedoch, ihr probiert es einfach selbst aus und überzeugt euch von den Möglichkeiten.
Und übrigens: Wenn ihr immer noch Slack benutzt, dann seid gespannt auf den Februar: Dann werden euch einen ausführlichen Vergleich über Teams und Slack anstellen und euch vorstellen.