Die Automationen bei MeisterTask haben Axel Fischer, Geschäftsführender Gesellschafter von FiSCHER Akkumulatorentechnik, sofort begeistert. Prozesse nicht nur abbilden, sondern auch anstoßen und automatisieren zu können, das war ein entscheidendes Kriterium für den Wechsel von Trello zu MeisterTask.
Von Trello zu MeisterTask – erfolgreicher Wechsel
FiSCHER Akkumulatorentechnik ist seit 40 Jahren in den Bereichen Sicherheitsbeleuchtung, Lasthebetechnik und Service erfolgreich. Die Firma ist nicht nur in ihren Spezialgebieten immer auf dem technisch neuesten Stand. Sie setzt auch im internen Betrieb auf modernste Software-Lösungen. Mehr als 70 Mitarbeitern wird so ermöglicht, effizient und flexibel zusammenzuarbeiten.
Suche nach Lösung für die Aufgabenverwaltung auf Führungsebene
Als eine der ersten Firmen weltweit erstellte FiSCHER bereits im Jahr 2012 ein Team-Konto bei dem Online-Tool Trello. „Wir hatten nach einer Lösung für die Aufgabenverwaltung auf Führungsebene gesucht und die Funktionen in Outlook und Sharepoint waren dafür einfach nicht genug“, erinnert sich der Geschäftsführende Gesellschafter Axel Fischer. „Wir hatten uns auch Wunderlist angesehen, aber das bot einfach keine gute Übersicht“, erzählt er.
In Trello fand FiSCHER ein simples, visuelles Organisationstool, mit dem das Team auch von unterwegs aus Aufgaben im Blick behalten konnte. „Remote Work und Home Office sind schon seit mehr als 10 Jahren Teil unserer Firmenkultur“, sagt Fischer. „Es war uns daher besonders wichtig, ein Tool zu finden, das auch auf mobilen Geräten läuft und die Zusammenarbeit von Unterwegs ermöglicht.
MeisterTask Dashboard
Sicherheitsbedenken bei Trello
Obwohl sich die Prozesse der Firma in Trello gut abbilden ließen, begann Axel Fischer sich nach einigen Jahren nach einem Ersatz für das Tool umzusehen. Dies, erzählt er, ging mit einer steigenden Besorgnis bezüglich der Datensicherheit einher.
„Datensicherheit ist ein ganz großes Thema für uns, und bei Trello haben wir uns da einfach nicht gut aufgehoben gefühlt. Dass unsere Daten auf irgendwelchen Servern in den USA liegen, hat uns verunsichert“, so Axel Fischer.
Tests mit weiteren Tools waren nicht zufriedenstellend
Nachdem das Team erfolglos zwei verschiedene OpenSource-Lösungen getestet hatte, stieß Fischer im Jahr 2017 auf MeisterTask. Im Gegensatz zu Trello schaffte es das Tool der Deutsch-Österreichischen Firma MeisterLabs, Fischers hohen Sicherheitsansprüchen gerecht zu werden. MeisterTask läuft auf der deutschen Instanz der Google Cloud Platform. Benutzerdaten werden auf Servern gespeichert, die in Frankfurt stehen, und werden zu keinem Zeitpunkt über den Atlantik geschickt. Mit dem Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags wurden für Fischer auch die letzten Bedenken beseitigt.
Umstieg von Trello auf MeisterTask
Während Sicherheitsbedenken den Anstoß zum Wechsel gaben, besiegelten MeisterTasks vielseitige und praktische Funktionen den Umstieg ein für alle Mal. „Was mich bei MeisterTask sofort begeistert hat, waren die Automationen. Prozesse nicht nur abbilden zu können, sondern sie auch anstoßen und automatisieren zu können, das war ein entscheidendes Kriterium für unseren Wechsel.“
Neben den Automationen waren auch die Zeiterfassungsfunktion, die MeisterTask im Gegensatz zu Trello direkt im Tool anbietet, sowie die Integration mit dem Mindmapping-Tool MindMeister entscheidende Faktoren. „Wir brainstormen gemeinsam in MindMeister und exportieren unsere Ideen dann direkt zu MeisterTask, wo wir sie sofort weiter bearbeiten können. Das ist ein wirklich toller Workflow.“
Der Umstieg selbst verlief dank MeisterTasks Trello-Import-Funktion schnell und problemlos. Mit wenigen Klicks schaffte Fischer es, alle 110 Trello Boards samt Karten, Checklisten und Tags in kürzester Zeit zu importieren.
Beispielprojekt Produkt-Launch
Von EDV-Tickets bis zum Fuhrparkmanagement
Das FiSCHER-Team verwaltet in MeisterTask Dutzende Projekte und Prozesse. Neben klassischen Anwendungsfällen wie der Verwaltung von EDV-Tickets hat das Team es auch geschafft, Projekte für eher ungewöhnlichere Prozesse anzupassen, wie zum Beispiel die Schadensbearbeitung für den Firmenfuhrpark oder die Rechnungsfreigabe.
„Dank MeisterTask brauchen wir kein eigenes Dokumenten-Management-System – Für den Rechnungsfluss haben wir zum Beispiel ein eigenes Projekt, in dem für jede Rechnung eine Aufgabe erstellt und an den zuständigen Mitarbeiter zur Bearbeitung und Freigabe zugewiesen wird“, erzählt Axel Fischer. „Auch unsere Bestellungen bei Lieferanten werden in MeisterTask abgewickelt. Das Kanban-Format ist ideal zur Darstellung des Produktions- und Versandprozesses, zumindest wenn nicht mehr als 15 bis 20 Bestellungen gleichzeitig ablaufen.“
Eventplanung, Retouren und Reklamationen in einem Tool verwalten
Mithilfe von MeisterTask plant und organisiert das FiSCHER-Team auch ihre Events. Das Team verwaltet Retouren und Reklamationen, kommuniziert mit Lieferanten und kümmert sich um das gesamte Office-Management. Statt endlose E-Mail-Unterhaltungen verfolgen zu müssen, führen Mitarbeiter Diskussionen direkt in den Aufgaben. Dort sind alle wichtigen Informationen und Dateien auf einen Blick zu finden.
„MeisterTask ist einfach ein extrem anpassbares Tool, mit dem wir verschiedenste Arbeitsabläufe darstellen können. Für uns ist es die ideale Lösung, um Projekte gemeinsam zu verwalten und unsere Ziele schneller zu erreichen.“
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Bildquellen: Mindmeister
