Zentrale Belegverwaltung in der Cloud optimiert die Buchhaltung

Laut dem aktuellen Digital Office Index des Branchenverbandes Bitkom erstellen 40 Prozent der Unternehmen in Deutschland ihre Rechnungen überwiegend elektronisch, nur noch 25 Prozent setzen hierfür meist auf Papier und 32 Prozent nutzen digitale sowie analoge Wege etwa zu gleichen Teilen. Kunden sind also weiterhin gefordert, ihre Eingangsrechnungen aus unterschiedlichen Kanälen zusammenzutragen. Intelligente Lösungen können helfen, diesen hybriden Rechnungseingang zu zentralisieren, und leisten darüber hinaus noch vieles mehr.

 Den hybriden Rechnungseingang per Autopilot managen

Hierbei handelt es sich um Rechnungsmanagement-Lösungen, die Dokumente automatisch aus verschiedenen Quellen, wie Online-Portale oder E-Mail-Postfächer, abrufen und in einer cloudbasierten Belegverwaltung abspeichern. Papierbasierte Rechnungen und Quittungen können mit einer Smartphone-App gescannt und ebenfalls in die Belegverwaltung hochgeladen werden. Damit fungiert eine solche Lösung quasi als Rechnungs-Trichter, indem sie die Dokumente von unterschiedlichen Stellen einsammelt, um sie anschließend dem Anwender an einem zentralen Ort zur Verfügung zu stellen. Mitarbeiter können dann ortsunabhängig, also auch aus dem Homeoffice, komfortabel über den präferierten Webbrowser auf die Rechnungen zugreifen.

Dabei ist auch der jeweilige Bearbeitungsstatus sichtbar. Die Rechnungen lassen sich nach Lieferanten, Datum oder nach benutzerdefinierten Tags gruppieren oder archivieren. Ob Ansicht nach Monaten, Kachelansicht mit großem Vorschaubild oder Listenansicht – verschiedene Darstellungsvarianten bieten einen individuellen Überblick. Diese Transparenz hilft, Rechnungen schneller zu verarbeiten und zur Zahlung freizugeben, sodass sich etwaige Skontomöglichkeiten nutzen lassen. Mit intelligenten OCR-Technologien können zudem buchungsrelevante Daten ausgelesen und an Buchhaltungssysteme übergeben werden. Damit entfällt das zeitaufwendige und fehleranfällige Abtippen von Rechnungsnummern, Beträgen usw.

Banking-Modul sorgt für weitere Entlastung

Idealerweise verfügt die Rechnungsmanagement-Lösung auch über ein Banking-Modul, mit dem Anwender ihre Konten und Kreditkarten integrieren, um Zahlungstransaktionen zu importieren. Letztere lassen sich dann den Rechnungen oder Belegen zuordnen. Dabei werden unter anderem die Beträge, der Lieferantenname sowie der Verwendungszweck miteinander verglichen, woraufhin intelligente Algorithmen passende Vorschläge unterbreiten.

Quelle: GetMyInvoices

Zusammenarbeit mit Steuerberatern und Buchhaltungssystemen

Zudem lassen sich Synchronisierungen mit zahlreichen anderen Anwendungen intuitiv einrichten. Dann überträgt die Rechnungsmanagement-Lösung die definierten Dokumente – inklusive der unterstützten Rechnungsinformationen – gemäß den einmal festgelegten Bedingungen automatisch zur Weiterverarbeitung in das gewünschte Buchhaltungssystem, zur DATEV, in ein Dokumentenmanagementsystem, in einen Cloudspeicher oder in eine andere Lösung. Ein typisches Praxisbeispiel ist das Zusammenwirken von Rechnungsmanagement-Lösung und eingesetzter Buchhaltungssoftware, mit dem sich die Zeit zwischen dem Erhalt einer Rechnung und ihrer Eingabe ins Buchführungssystem deutlich verkürzen lässt.

Rechnungsmanagement als Einstieg in die digitale Transformation

Die Digitalisierung des Rechnungsmanagements ist indes kein Selbstzweck, sondern ein pragmatischer Weg, um Abläufe zu verschlanken und Mitarbeiter von Routinetätigkeiten zu befreien. Björn Kahle, COO von fino, dem Anbieter der Rechnungsmanagement-Lösung GetMyInvoices, verspricht: „Digitalisierungsmaßnahmen reduzieren in der Buchhaltung den Aufwand auf ein Minimum.“ Zudem bietet das Rechnungsmanagement einen guten Einstieg, um in Unternehmen die Digitalisierung sukzessive voranzutreiben. Denn Rechnungen fallen in jedem Unternehmen an und ihre manuelle Bearbeitung gilt nach wie vor als großer Zeitfresser.