Was eine Zeiterfassung macht steckt schon im Namen: Zeit erfassen. Für Überstunden war das schon immer Pflicht. Doch in Zukunft gilt das auch für die gesamte Arbeitszeit für jeden Mitarbeiter in der EU. Das lässt sich auf einem Zettel erledigen, ergibt digital jedoch viel mehr Sinn. Ihr schreibt dort nicht einfach nur eure Zeiten auf.

Welche Vorteile bringt eine digitale Zeiterfassung in der Cloud?

Ihr erfasst wichtige Daten, die ihr weiterverarbeiten könnt. Neben Arbeitszeit, Pausen und Überstunden sind das Projektdaten und somit zusätzliche Kosten, die ihr den Kunden in Rechnung stellen könnt. Gleichzeitig spart ihr viel Arbeit und damit eure Zeit. Alle Daten geben euch einen Überblick darüber, wie ihr euer Unternehmen verbessern könnt.

Alle Daten befinden sich in einem Account

Cloud-Programme sind von überall aus erreichbar und synchronisieren alle Informationen automatisch. So können du und deine Mitarbeiter jederzeit eure Zeiten aufnehmen und du siehst genau, wer wann arbeitet und wie viele Überstunden hat. Im Tool hinterlegst du ganz individuell, wer wann wie lange arbeiten soll und welche Feiertage gelten.

Eure Daten sind korrekt, sicher aufbewahrt und leserlich

Das ist bei handschriftlichen Zetteln keineswegs immer der Fall. Die digitale Zeiterfassung speichert eure Einträge datenschutzkonform und sicher vor Verlusten ab und dient somit direkt als Nachweis für Kontrollen.

Ihr bekommt Arbeitszeitdaten und Abwesenheitsdaten

Ein Zeiterfassungssystem beinhaltet zusätzlich zur reinen Zeitaufnahme auch eine Urlaubsplanung. Ihr vergebt individuelle Urlaubstage an die Mitarbeiter und diese beantragen freie Tage im Tool. Außerdem könnt ihr weitere Abwesenheiten wie Krankheit, Home-Office, Überstundenabbau oder Weiterbildung eintragen. In einem Kalender seht ihr genau, wer an welchen Tagen nicht da ist und wann ihr euch um Vertretungen kümmern müsst.

Was können moderne Zeiterfassungen noch?

Einige Programme, wie die Lösung clockodo gehen noch einen Schritt weiter und bieten mehr Funktionen rund um den Arbeitsalltag von kleinen und mittleren Unternehmen und Freiberuflern.

  • Ihr erfasst gleichzeitig Projektdaten. Die Arbeitszeit könnt ihr direkt während der Erfassung einem bestimmten Projekt zuweisen und somit die Einträge dafür unkompliziert sammeln. Auf einen Blick seht ihr im zugehörigen Bericht, für welche Aufgaben ihr die meiste Zeit gebraucht habt. So könnt ihr euren Arbeitsalltag optimieren und Kosten einsparen.
  • Projektdaten stellt ihr in Rechnung. Auf die Minute genau könnt ihr eure Arbeit verfolgen und den Kunden eine Rechnung darüber schreiben. Als Dateiexport oder direkt über bestehende Verbindungen zu Buchhaltungs-Tools gehen keine Daten mehr verloren und ihr erzielt den maximalen Gewinn.
  • Zusätzliche Kosten tragt ihr bequem ein. Nicht alle Rechnungen basieren nur auf Arbeitszeit. Posten wie Fahrtkosten, Material oder Pauschalangebote fügen sich in die Projektberichte ein und ergeben ein ganzheitliches Bild eurer Arbeit gegenüber dem Kunden.

Und hier noch ein paar Tipps von der clickbits GmbH, was bei der Auswahl einer digitalen Zeiterfassung beachtet werden sollte

  • Die Daten werden in Deutschland, oder in der EU gespeichert. So unterliegen sie den EU-Richtlinien und den dort geltenden Datenschutzverordnungen.
  • Die Zeiten lassen sich für jeden Mitarbeiter unterschiedlich einstellen. Es sollte möglich sein, zum Beispiel auch Teilzeitkräfte und Minijobber abzubilden, jeweils mit unterschiedlich vielen Urlaubstagen.
  • Du bekommst Berichte über deine Daten und kannst diese für deine Auswertungen weiter benutzen. Dadurch optimierst du deinen eigenen Arbeitsalltag.
  • Die Bedienung ist einfach und die Mitarbeiter brauchen keine Schulung, um die Zeiterfassung zu benutzen. Eine Phase zur Eingewöhnung ist immer vonnöten, trotzdem sollte das Programm einfach zu bedienen sein.

 

clockodo Zeiterfassung

Arbeitszeiten und Projektzeiten einfach erfassen