Administrative Tätigkeiten mit passenden Softwarelösungen automatisieren

Human Resources ist ein Unternehmensbereich, der besonders stark von der Digitalisierung profitiert. Administrative Tätigkeiten nehmen einen Großteil der Arbeitszeit in Anspruch. Der Einsatz von passenden Software Lösungen reduziert den Aufwand erheblich und setzt Zeit für die wesentlichen Aufgaben der Personalabteilung frei. Nämlich die, neue Mitarbeiter zu gewinnen sowie die bestehenden weiterzuentwickeln und zu binden. Darüber hinaus eröffnen neue Technologien wie KI und Big Data Analytics vielfältige Möglichkeiten, Daten zu erheben, auszuwerten und die gewonnenen Erkenntnisse für das HR-Management zu nutzen. Doch wie weit sind deutsche Unternehmen tatsächlich bei der Digitalisierung des HR-Bereichs?

Mitarbeitergewinnung ist zentrale Aufgabe des HR Bereichs

Der zunehmende Fachkräftemangel bzw. die Gewinnung qualifizierter Kräfte stellt die Unternehmen vor große Herausforderungen. Einer Umfrage der Online Jobplattform Stepstone zufolge ist es für 80% der Personalmanager ein Problem, genügend Budget für die Mitarbeitergewinnung zu bekommen. Investitionen in neue digitale Technologien, die Bewerbungsprozesse vereinfachen und schneller gestalten, würden hier schnelle Abhilfe schaffen. Auch für Jobsuchende würde dies bedeuten, dass sie sich einfacher und schneller bewerben könnten. Diesen notwendigen Schritt aber plant laut StepStone nicht einmal jedes dritte Unternehmen ein.

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Mehr Zeit dank Prozessoptimierung

Routinetätigkeiten wie Recruiting und Onboarding lassen sich durch Digitalisierung und Automatisierung wesentlich effizienter gestalten. Dies ist entscheidend, denn administrative Tätigkeiten sind der größte Zeitfresser in der HR-Abteilung. Aus diesem Grund sind die Digitalisierung von Prozessen, die Reduktion des Administrationsaufwands sowie die Personalgewinnung und -bindung die derzeit wichtigsten strategischen Aufgaben.

Angesichts der aktuellen Herausforderungen des HR-Bereichs steht also das Thema Prozessoptimierung ganz oben auf der Agenda. Unternehmen, die ihre Workflows so verbessern, dass sie deutlich mehr Zeit für die wirklich wichtigen Personalthemen gewinnen, verschaffen sich im War for Talents einen wichtigen Wettbewerbsvorteil. forcont, ein HR-Lösungsanbieter aus Leipzig, hat die konkreten Herausforderungen und Tipps für Personalverantwortliche in einer Infografik  zusammengestellt.

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Umsetzung im eigenen Unternehmen

Es ist wichtig, sich genügend Zeit bei für die Auswahl und die Einführung einer geeigneten HR-Software zu nehmen, denn das Thema HR Software wird im Gegensatz zu anderen Unternehmensbereichen noch stiefmütterlich behandelt. Da spielt auch eine Rolle, dass die Mitarbeiter in Personalabteilungen nicht immer die technikaffinsten sind. Wir haben mit Hilfe von forcont (wird verlinkt) einmal die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

• Genügend Zeit für die Auswahl der Lösung einplanen – Erstellt einen Zeitplan und ein Projektteam, das sich mit der Software befasst. Feste Endtermine sollten definiert werden

• Nicht allein der Preis sollte entscheidend sein – Anforderungen an die Software müssen definiert werden. Mehrere Angebote sollten verglichen und die Umsetzbarkeit durch den Anbieter gewährleistet sein

• Genügend Zeit für die Einführung der Software einplanen – Ihr solltet nicht überstürzen, die Einführung einer Personalakte zum Beispiel kann 2-3 Monate dauern. Auch hier gilt es, einen genauen Plan zu haben. Wer soll Zugriff auf was haben? Wie sollen Akten strukturiert sein? Welche Workflows sollen umgesetzt werden?

• Nicht nur den Angaben des Anbieters vertrauen – Hochglanzbroschüren und tolle Webseiten kann jeder. Schauen Sie sich die Rezensionen und Kunden des Anbieters an. Im idealen Fall sprechen Sie mit einem Anwender über die Software

• Über die Personalabteilung hinausdenken – Planen Sie mit ein, dass es auch Schnittstellen zu anderen Abteilungen gibt. Führungskräfte sollten Auskünfte einholen können, oder Mitarbeiter könnten direkt Krankmeldungen über das Mobiltelefon an die HR Abteilung schicken

• Arbeitsweisen überdenken – überprüft, ob ihr bestimmte Teilschritte in einem Prozess vereinfachen, oder sogar weglassen könnt. Eventuell steht auch der Lösungsanbieter mit Tipps zur Verfügung

• Keine All – in-One Lösung – es gilt abzuwägen, ob ein allumfassendes System eingeführt werden soll, welches in allen Bereichen nur mittelmäßig ausgeprägt ist oder ob doch besser die Speziallösung bevorzugt wird. Die spezialisierten Anbieter verfügen meist über viel mehr fachliche Kompetenz, Schnittstellen, über die sich verschiedene Lösungen austauschen können und regelmäßige Aktualisierungen

• Partner mit einbinden – Erleichterung findet der HR Bereich auch bei der Einbindung von weiteren Spezialisten wie Scandienstleister, die die Papierakten schneller und günstiger verarbeiten als interne Mitarbeiter

• Lösung sollte flexibel sein – Die Lösung, für die ihr euch entscheidet, sollte skalierbar sein und den wechselnden Ansprüchen im Unternehmen gerecht werden. Die Lösung sollte erweiterbar sein. Datenfelder -und/oder Ablagestrukturen solltet ihr ohne den Dienstleister hinzufügen können

Das sind nur ein paar Tipps, mit denen ihr schon einmal beginnen könnt. Uns würde natürlich interessieren, wie es in eurem HR Bereich aussieht. Arbeitet ihr noch auf traditionelle Weise oder habt ihr eure Prozesse auch schon digitalisiert? Welche Lösungen setzt ihr ein und wie zufrieden seid ihr? Für welche Aufgaben im HR Bereich wünscht ihr Euch mehr Zeit und Budget?

Gemeinsam mit der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg hat die forcont eine Umfrage zu diesen Fragen ausgearbeitet. Wir freuen uns über eure Teilnahme. Die Umfrage dauert rund 15 Minuten, die Datenerhebung erfolgt anonymisiert, eine Datenweitergabe an Dritte ist ausgeschlossen. Optional können die Befragten an einem Gewinnspiel teilnehmen: forcont verlost als Dankeschön fünf Amazon-Gutscheine im Wert von jeweils 25 Euro. Wer Interesse an der Auswertung hat, kann gerne Kontakt mit uns aufnehmen.