Wie Cteam GmbH ihre Projekt- und Ressourcenplanung auf die nächste Stufe gebracht hat

Der Grund, weshalb Cteam sich für Timewax entschieden habt, ist im Prinzip die Planung ihrer Ressourcen. Vorher realisierte Cteam die Ressourcenplanung mit einem Excel-Sheet. Das war einfach viel zu unflexibel und ist letztendlich sehr unübersichtlich und starr geworden. Cteam schildert uns, wie sie mit Hilfe von Timeax die Projektplanung optimiert hat.

Das Excel Problem musste gelöst werden

Wir haben recherchiert, ob es ein Tool gibt, welches unsere Ressourcenplanung, so wie wir sie bisher in Excel umgesetzt haben, deutlich besser abbilden könnte. Wir suchten eine relativ kostengünstige Lösung, die einfach und intuitiv zu bedienen ist. Voraussetzung war eine multiuser-geeignete Software, die für jeden Mitarbeiter einsehbar und für die Projektmanager gut bearbeitbar ist. Wir testeten mehrere Anwendungen wie z.B. Microsoft Project. Alle geprüften Programme entsprachen nicht unseren Anforderungen, waren zu schwerfällig, unübersichtlich oder konnten viel mehr als wir brauchten. Letztendlich entschieden wir uns nach einem gewissen Testzeitraum für Timewax.

Quelle: Timewax

Mit der Balkenplanung werden Projekte visualisiert

Wie hat Timewax dieses Problem gelöst?

Wir setzen Timewax für den kompletten Fachbereich Engineering ein, wo wir aktuell ca. 70 Mitarbeiter als Ressourcen verplanen. Das System richteten wir so ein, dass nur Projektmanager die Projektplanungen vornehmen können. Jeder Mitarbeiter wird automatisch per E-Mail informiert, wenn er selbst für ein Projekt verplant wird. Früher nutzten wir ein Excel-Dokument, welches zentral auf dem Server ablag. Es musste jeder Projektmanager auf dieses Excel Dokument zugreifen. Das Problem war natürlich, dass dieses Dokument gleichzeitig von nur einem Kollegen bearbeitet werden konnte, für alle anderen war dies dann schreibgeschützt. Aus diesem Grund konnten die Planungen nie in Echtzeit auf dem aktuellsten Stand gehalten werden und jeder musste auf den anderen warten. Mit Timewax haben wir jetzt den Vorteil, dass jeder Mitarbeiter in Echtzeit den aktuellen Stand der Planungen einsehen kann und auch die einzelnen Projektmanager unabhängig voneinander, gleichzeitig Ihre Projekte und die dazu nötigen Ressourcen verplanen können.

Wie war der Übergang zu Timewax?

Wir legten als erstes unsere Projekte, Kunden und Ressourcen zum damals aktuellen Stand an. Parallel führten wir das gewohnte System der Ressourcenplanung in Excel weiter. Aber nach einer Übergangsphase von ca. zwei Monaten wurde dann ausschließlich nur noch mit Timewax gearbeitet und die Excel Ressourcenplanung archiviert. Diese Überschneidung hatte mit Timewax wenig zu tun. Es war nötig, weil wir die Ressourcenplanung im Voraus in Excel vorgenommen hatten. Wir setzten im Prinzip das, was wir in unsere Excel Ressourcenplanung für die kommenden zwei Monate geplant hatten, eins zu eins nach Timewax um und aktualisierten gleichzeitig unsere Ressourcenplanung.

Quelle: Timewax

Mitarbeiter können ihren wöchentlichen Arbeitszeitnachweis in weniger als 30 Sekunden einreichen

Hat Timewax Ihre Erwartungen erfüllt?

Zum großen Teil schon. Nicht ganz unseren Erwartungen entsprachen anfangs einige technischen Details, welche nicht so funktionierten wie wir es erhofft hatten. Diese wurden aber in Zusammenarbeit mit den Kollegen von Timewax nach und nach behoben. Es ging hier hauptsächlich um farbliche Trennung bzw. das Ausblenden von bestimmten Arbeitszeiten am Wochenende. Diese Details hängen wahrscheinlich auch mit dem Update der Plantafel zusammen. Das sind aber Darstellungsfehler, welche in der Zwischenzeit behoben sind, so dass wir jetzt ganz gut mit der Software arbeiten können. Deswegen würde ich sagen, dass wir mit Timewax ein Werkzeug gefunden haben, welches uns in der Planung der Ressourcen für die Bearbeitung unserer Projekte gut begleiten wird.

Möchten Sie die Planungssoftware in Aktion sehen?

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