Worauf kommt es bei Collaboration Software an

Spätestens die Corona-Krise zeigt uns, wie wertvoll digitale Zusammenarbeit ist. Die Umstellungen sind für viele Organisationen eine große Herausforderung. Themen wie Homeoffice oder dezentrales Arbeiten stehen oft erstmals auf der Agenda. Laut einer aktuellen Studie von Campana & Schott war nur die Hälfte aller Unternehmen vor der Krise auf digitale Kollaboration vorbereitet. Gleichzeitig birgt die derzeitige Situation somit die große Chance, die Zusammenarbeit neu zu denken, zu optimieren und zukunftsfähiger zu gestalten.

Zusammenarbeit neu denken

Eine tragende Rolle spielt dabei die passende Collaboration-Software. Während sich Chat-Tools oder Office-Apps für die allgemeine Kommunikation, Videokonferenzen und Dokumentenmanagement eignen, dienen Collaboration-Tools dem Managen von Themen und Teams. So werden Aufgaben verteilt, Projekte organisiert und Informationen synchronisiert.

Der große Markt sowie verschiedene Ansätze, Funktionen und Tarife erschweren die Suche und einen Vergleich. Doch mit den folgenden Hilfestellungen kannst du besser beurteilen, worauf es bei der Wahl der richtigen Software für dein Unternehmen ankommt.

Mehrwerte für eure Arbeit

Keine Frage: Eine Collaboration-Software soll alle Funktionen abdecken, die du für deine digitale Zusammenarbeit brauchst. Am besten machst du dir vor der Suche ein genaues Bild, was du in deinem Arbeitsalltag benötigst. Bedenke dabei, dass Features z.T. schlicht anders heißen oder ein anderer Ansatz zum gleichen Ergebnis kommt. Versuche daher eher in Mehrwerten statt in klar abgesteckten Funktionsbezeichnungen zu denken.

Beobachte dabei die Kenntnisse und Arbeitsweisen in deinem Umfeld. Während manche Anwender technisch versiert sind, haben andere wenig Software-Kenntnisse. Entsprechend wichtig ist eine intuitive Bedienung, damit auch weniger affine Nutzer ohne Scheu direkt loslegen können. Dadurch eignet sich ein Tool für alle Bereiche in deiner Organisation, was die Vernetzung über andere Bereiche, Teams und sogar Standorte ermöglicht.

Schaffe dir auch ein klares Bild der Einsatzzwecke. Verwaltet ihr eure Aufgaben und Projekte agil, klassisch oder hybrid? Wie sieht eure Systemlandschaft aus und soll es auch eine mobile App geben? Am besten klärst du diese Grundsätze zu Beginn, dann fällt die Auswahl deutlich leichter.

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Persönliche Ansprechpartner oder DIY

Wenn ihr bis jetzt wenig oder keine Erfahrung mit Collaboration-Software gemacht habt, gibt der Anbieter dir natürlich Hilfestellungen. Manche Lösungen bieten z.B. einen Support per E-Mail an, andere nutzen ein Ticketsystem, wobei die Antwortzeiten variieren. Zum Teil gibt es konkreten Support erst ab einem bestimmten Tarif. Oftmals spricht der Support kein Deutsch, was für viele Organisationen – gerade KMU – aber ein Must-Have ist.

In der Regel findest du bei jedem Anbieter verschiedene Online-Hilfen wie Videos oder ein Handbuch an. Zwar sind diese nicht immer auf Deutsch, doch in jedem Fall eine erste Anlaufstelle. Am Ende kommt es auf dich und dein Team an: Fühlt ihr euch ohne persönliche Beratung und Unterstützung bei Fragen sicher oder bevorzugt ihr den direkten Draht zu Experten?

Alle Datenschutz-Fragen klären

Datenschutz ist für deutsche KMU besonders wichtig, gerade bei der Nutzung von Tools von außereuropäischen Firmen. Grundsätzlich betonen alle Dienste die DSGVO-Konformität. Wenn ihr aufgrund gesetzlicher oder betrieblicher Verordnungen einen deutschen/europäischen Server-Standort oder einen AVV benötigt, findet ihr Informationen dazu bei den Betreibern. Ihr könnt in solchen Fällen einen Datenschutzbeauftragten zu Rate ziehen und die angemessene Datenverarbeitung vertraglich festhalten.

Quelle: factro

Favoriten testen

Sobald ihr ein oder mehrere Tools in die engere Auswahl genommen habt, sollte noch ein sehr wichtiger Schritt folgen: der Test! Probiert die Anwendungen in der Praxis aus. Nur so erhaltet ihr das beste Bild, welche Lösung sich am Ende wirklich eignet. Denn: Ein Tool allein löst keine Probleme. Einen echten Mehrwert im Alltag können Organisationen nur daraus ziehen, wenn es gerne und von allen Mitarbeitern genutzt wird.

Nachhaltig in die digitale Arbeitswelt

Die Wahl einer Collaboration-Software ist nicht immer leicht. Doch wenn ihr  eure Kernfragen beantworten könnt, lassen sich schnell geeignete Kandidaten finden, die euren Arbeitsalltag zukunftssicher und produktiver machen. Zur Orientierung eignet sich der App Store auf Smart Business Cloud. Dort findet ihr Lösungen wie factro, die mit Benutzerfreundlichkeit, Datenschutz und persönlichem Support den nachhaltigen Start in die digitale Arbeitswelt erleichtern. factro gibt es übrigens in vier Tarifen für jeden Bedarf, die Basisversion ist dauerhaft kostenlos.