Mit Onlinetools Papierverbrauch reduzieren

Der Wunsch nach papierlosen Büros wird in den Unternehmen immer konkreter. Dennoch hat sich bisher noch nicht genug in diesem Bereich getan. Einige Unternehmen haben zwar papierloses Arbeiten bereits in ihrem Betrieb etabliert, es gibt aber noch viel Potential. Noch immer werden zum Beispiel Rechnungen ausgedruckt und per Post verschickt. In diesem Beitrag wollen wir zeigen, mit welchen Mitteln und Lösungen ihr euer Büro digitalisieren könnt und somit auch einen aktiven Beitrag zum nachhaltigen Ressourcenverbrauch leistet.

Wie viel Papier verbraucht ein durchschnittliches Büro?

Der Papierverbrauch in Deutschland sollte uns nachdenklich werden lassen. Der Pro-Kopf-Verbrauch an Papier, Pappe und Karton ist nach Angaben der Bundesregierung in Deutschland so hoch wie in keinem anderen Industrie- und Schwellenland der G 20 (Quelle: Welt). Im vergangenen Jahr waren es knapp 242 Kilo pro Einwohner.

Laut ecosio verbraucht ein durchschnittlicher Büroangestellter pro Monat circa 833 Blätter Papier — das sind fast 10.000 in einem Jahr. Für das Unternehmen entstehen dabei reine Papierkosten von 158 € pro Person pro Jahr. Das sind nicht nur erhebliche Kosten es ist außerdem eine extrem hohe Umweltbelastung. Für die Herstellung eines Blattes Papier werden circa 10 Liter Wasser verwendet. Das heißt, ein Unternehmen verbraucht indirekt für einen Mitarbeiter im Jahr 100.000 Liter Wasser. Wasser, dass an anderen Stellen dieser Welt dringend benötigt wird.

Papierlos Arbeiten: Was können Unternehmen tun?

In vielem Unternehmen läuft bereits die komplette Kommunikation digital ab. Dennoch gibt es einige Bereiche, die sich vor dem Online-Zeitalter scheuen. Stichwort: Dokumente. Dabei können auch besonders Dokumente digital gespeichert, bearbeitet und ausgetauscht werden. Auch Rechnungen lassen sich mittlerweile digital erstellen und versenden, ohne, dass ein einziges Blatt Papier dafür verbraucht werden. Wir stellen drei Bereiche vor, in denen papierloses Arbeiten im digitalen Zeitalter ohne Probleme möglich ist.

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Digitale Rechnungen sind rechtlich gültig

Viele Unternehmen drucken ihre Rechnungen noch aus und versenden diese mit der Post. Elektronisch erstellte Rechnungen jedoch, und dazu zählen auch Rechnungen, die per Mail verschickt werden, sind rechtlich gültig. Zu beachten ist lediglich, dass die elektronischen Rechnungen die gleichen Pflichtangaben wie Papierrechnungen haben müssen. Außerdem gilt die gleiche Aufbewahrungspflicht/frist von 10 Jahren. Die elektronischen Rechnungen bieten viele Vorteile für die Unternehmen. Einige Aspekte sind:

• Kosteneinsparungen (Post und Papier, Arbeitsaufwand)
• Prozessablauf ist weitestgehend IT- gestützt
• Bearbeitungszeiten werden verkürzt, Rechnungen oft schneller bezahlt
• Schnellere Ablage in Online Ordnern, bessere Auffindbarkeit
• Umweltschonend

Kostenfreie Rechnungsprogramme für kleine Unternehmen

Mit einem kostenfreien Rechnungsprogramm, beispielsweise von Zervant, lassen sich in nur 60 Sekunden Rechnungen schreiben – einfach den Kunden auswählen, Produkte hinzufügen, SENDEN drücken und schon ist die Rechnung beim Kunden! Bezahlte Rechnungen werden markiert und man sieht direkt, welche Zahlungen überfällig sind und wo man noch einmal nachhaken sollte. Andere Rechnungsprogramme bieten auch noch Features wie „Wiederkehrende Rechnungen“ und Mahnwesen an, was den Ablauf ebenfalls erleichtert.

Die Rechnungen können im Rechnungsprogramm und/oder auch in separaten Dokumentenspeichern abgelegt werden. Die meisten Anbieter verfügen zudem noch über Schnittstellen zu beispielsweise Datev an. So können die Unterlagen auch direkt an den Steuerberater übermittelt, ohne nochmals ausgedruckt zu werden.

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Dokumentenmanagement statt Blätterarchive

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bietet viele Vorteile für Unternehmen. Die Dokumente lassen sich schnell, sicher und gesetzeskonform in angelegten Ordnern archivieren, speichern und effizient verwalten. Zugriffsrechte können für Dokumente vergeben werden, so dass jeder Mitarbeiter im Unternehmen nur die Dokumente einsehen kann, die auch für seinen Aufgabenbereich relevant sind.

Es gibt aber noch wesentlich mehr Vorteile. Die Dokumente können nicht nur mit Kollegen oder Partnern geteilt werden, nein, man kann sie auch online,- teilweise gleichzeitig bearbeiten. Somit hat jeder, für den ein Dokument freigegeben ist, die Möglichkeit, das Papier online zu bearbeiten und hat jederzeit einen aktuellen Stand. Das ist besonders wichtig für die Projektarbeit. Und es ist echte Teamarbeit, auch wenn man nicht zusammen in einem Raum sitzt.

Microsoft zum Beispiel hat sich mit Office 365 genau daran orientiert. Dokumente, die in Word bearbeitet werden, können einfach in OneDrive oder in Teams hochgeladen werden. Hier können sie von Mitarbeitern oder Kunden eingesehen und gegebenenfalls bearbeitet werden. So müssen Dokumente weder ausgedruckt noch postalisch (und nicht einmal per Mail) versendet werden. Zudem sind alle Dokumente in der Cloud gespeichert und riesige Aktenordner im Büro gehören zur Vergangenheit.

Digitale Notizen

Schlagwort Zettelwirtschaft: Noch immer werden viele Notizen auf sogenannten Schmierblättern gemacht. Diese haben den Nachteil, dass sie zum einen sehr unübersichtlich sind und auch mal „verschwinden“ und zum anderen verschwenden sie jede Menge Papier Mit einem digitalen Notizbuch kann das Unternehmen hier jedoch effektiv gegensteuern. Die Notizen werden wie einem virtuellen Tagebuch gemacht, können katalogisiert und nach individuellen Bedürfnissen angepasst werden. Diese Notizbücher sind von überall aus abrufbar und man schleppt nicht den ganzen Tag seine Zettelwirtschaft mit sich herum.

Fazit: Der Umstieg lohnt sich

Mit den genannten Beispielen haben wir nur einen Bruchteil der Möglichkeiten angerissen, die es auf dem Weg zum papierlosen Büro gibt. Auch Online Signaturen gehören bei einigen Unternehmen schon zur Norrmalität. Es wird nicht gelingen, komplett auf Papier zu verzichten. Der Verbrauch kann und sollte aber drastisch reduziert werden.