Die auf unterschiedlichsten Wegen eintreffende Belegflut sorgt in vielen Unternehmen für Unmut – vor allem zum Jahreswechsel. Doch das muss nicht sein. Denn es gibt Lösungen für die damit verbundenen Probleme.

Herkömmliches Belegmanagement – längere Bearbeitungszeit  

Diese Probleme bestehen meist darin, dass viele Dokumente selbst aus Kundenportalen zusammengetragen werden müssen, um sie dann in die Buchhaltung oder an den Steuerberater weiterzuleiten. Dabei wird so mancher Beleg vergessen. Außerdem dauert die Bearbeitung von Rechnungen oft so lange, dass an finanzielle Vorteile wie Skonti nicht zu denken ist. Aufgrund langwieriger Prozesse müssen nicht zuletzt Mitarbeiter lange auf die Erstattung ihrer Reisekosten warten – was sich negativ auf deren Motivation auswirkt.

Automatische Synchronisation

Die fino data services GmbH zum Beispiel stellt mit der Anwendung GetMyInvoices eine sehr gute Lösung zur Verfügung. GetMyInvoices ruft Dokumente aus Tausenden Online-Portalen automatisch ab – ob es sich um Rechnungen, Abrechnungen oder Kontoauszüge handelt. Außerdem erkennt sie Rechnungen in E-Mail-Postfächern und holt Dokumente aus Drittlösungen wie Rechnungserstellungstools sowie Cloudspeichern ab und speichert sie zusammen mit den anderen Dokumenten zentral in der Cloud. Auch Belege, die unterwegs anfallen, können mittels Scan per mobiler App in wenigen Schritten dort sicher abgelegt werden. Somit befinden sich alle wichtigen Belege an einem Ort. Informationen wie Rechnungsdatum und Beträge werden mithilfe intelligenter Texterkennung automatisch ausgelesen. Zudem lassen sich die Dokumente orts- sowie geräteunabhängig per Webbrowser organisieren.

Einfache Zusammenarbeit

Die berechtigten Mitarbeiter können Belege zum Beispiel taggen, freigeben, als bezahlt markieren, teilen und rechtssicher archivieren. Darüber hinaus überträgt GetMyInvoices die gewünschten Dokumente automatisch in andere Lösungen. Dazu zählen Cloudspeicher, Dokumentenmanagement- und Buchhaltungssysteme. Somit stehen die Belege auch bei individuellen Workflows innerhalb kürzester Zeit dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden. Sie erreichen die Buchhaltung genauso schnell wie den Steuerberater.

Höhere Qualität

Alle Beteiligten profitieren von zuverlässigem Belegmanagement bei minimalem Aufwand. Ihnen bleibt mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten. Da Informationen nicht manuell erfasst und übertragen werden müssen, sinkt die Fehlerquote. Das Suchen nach verlorenen Belegen gehört der Vergangenheit an – ebenso wie die Zettelwirtschaft. Denn mit der App können die Anforderungen an ersetzendes Scannen erfüllt werden. Die Durchlaufzeit von Rechnungen wird beschleunigt, womit Vorteile wie Skonti ausgeschöpft werden können. Auch Reisekostenabrechnungen lassen sich binnen kürzester Zeit bearbeiten, sodass Mitarbeiter schnell ihre Auslagen erstattet bekommen.

Anbindungen und Integrationen zu vielen beliebten Lösungen

GetMyInvoices hat Integrationen zu vielen Buchhaltungslösungen und Dokumenten-Management-Systemen. Die Integration kann in beide Richtungen erfolgen. Es können Dokumente importiert und exportiert werden – vollautomatisch als zentrale Dokumentendrehscheibe.

Fazit

Wenn ihr immer aktuelle Finanzinformationen erhalten wollt, was eine gute Voraussetzung für wirtschaftliche Entscheidungen ist, sollte der Umstieg auf ein cleveres Belegmanagement ein guter Vorsatz für das neue Jahr sein. Mit nur einem Log-in habt ihr immer den vollen Überblick. Eine kostenlose Testversion steht natürlich ebenfalls zur Verfügung.

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