Digitalisierung entlang der Employee Journey

Personalsuche, Mitarbeiterverwaltung, Einarbeitung: was zunächst nach einer Herausforderung klingt, kann in Wahrheit so einfach sein. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit digitalen Tools die einzelnen Phasen der Employee Journey optimieren und somit bei jedem Schritt das volle Potenzial Ihrer Angestellten ausschöpfen. Ziel sind zufriedene, gut eingearbeitete Mitarbeitende, die Ihnen langfristig erhalten bleiben. Ein echter Mehrwert, der sich in Ihrem Unternehmenserfolg widerspiegeln wird. 

Was ist eine Employee Journey?

Die Employee Journey erstreckt sich über die gesamte Zeit, die ein Angestellter im Unternehmen verbringt. Sie berücksichtigt alle wesentlichen Ereignisse, Meilensteine und Berührungspunkte auf dem Karriereweg des Mitarbeiters im Unternehmen. Angefangen beim Vorstellungsgespräch über Onboarding-Prozesse und wiederkehrende Aufgaben bis hin zum Austritt aus der Firma. Die Journey ist dabei in mehrere Phasen unterteilt:

1. Recruiting
2. Onboarding
3. Performance
4. Offboarding & Exit

Jede dieser Phase bietet die Möglichkeit, die sogenannte Employee Experience positiv zu beeinflussen. Also alle Erfahrungen, die ein Kollege während seiner Zeit im Unternehmen macht.

Was ist der Lebenszeitwert eines Mitarbeiters?

Der Employee Lifetime Value (ELTV), auch genannt Lebenszeitwert eines Mitarbeiters, beschreibt den erwarteten Wert, welchen ein Arbeitnehmer während der gesamten Dauer seines Arbeitsverhältnisses in einem Betrieb bringt.

Warum dieser Wert so wichtig ist? Ein hoher Lebenszeitwert spricht für hohe Produktivität, welche sich natürlich positiv auf den Erfolg des Unternehmens auswirkt. Der Mitarbeiter bietet sozusagen einen echten Mehrwert.

Betrachtet man die Phasen, die ein Angestellter im Normalfall in einem Unternehmen durchläuft, so erkennt man, dass dieser zu unterschiedlichen Zeiten unterschiedlich produktiv für den Betrieb arbeiten kann und damit auch die Beiträge zur Wertschöpfung stark variieren. In der Regel ist der neue Kollege nach der Einarbeitung am wertschöpfendsten, da er nun Verständnis über die wichtigsten Prozesse und Arbeitsabläufe hat und seine Fähigkeiten in die tägliche Arbeit einfließen lassen kann.

Die Produktivität sinkt mit dem Tag, an dem er innerlich kündigt – also sich entscheidet, seinen Arbeitgeber zu verlassen. Die gemeinsame Betrachtung der Employee Journey und des ELTV bietet demnach ein Verständnis dafür, wann und wie die einzelnen Phasen verbessert werden können, um das volle Potenzial aus Ihren Talenten zu schöpfen.

Verbesserung der Employee Journey durch digitale Tools

Nun bleibt die Frage zu klären, wo und wie Sie die Employee Journey optimieren können und welche Rolle die Digitalisierung dabei spielt. Höchste Zeit, uns die einzelnen Phasen genauer anzusehen und die Theorie durch ein paar konkrete Anwendungsbeispiele zu ergänzen.

Quelle: E2N

Recruiting

Bevor ein Mitarbeiter die Reise durch Ihr Unternehmen starten kann, muss dieser natürlich erst einmal gefunden werden. Die Suche nach geeignetem Personal steht daher in der ersten Phase im Vordergrund.

Beachten Sie: Die Employee Journey beginnt eigentlich bereits zu dem Zeitpunkt, an dem jemand nur ein Kandidat ist, welcher eine Beschäftigung in Ihrem Betrieb in Erwägung zieht. Der Aufbau einer Arbeitgebermarke ist daher essenziell. Ein gutes Image hilft Ihnen, passende Bewerber zu finden.

Das Internet bietet eine große Chance, sich als Arbeitgeber zu positionieren und passende Kandidaten zu erreichen. So gelingt Ihnen das Recruiting online:

• Veröffentlichen Sie regelmäßige Posts auf Ihren Social Media Profilen
• Social Media Ads verschaffen Ihnen zusätzliche Reichweite
• Zeigen Sie auf lokalen Jobportalen und in relevanten Gruppen Präsenz
• Entwerfen Sie eine eigene Karriereseite auf Ihrer Website

Ganz wichtig: Vergessen Sie bei der ganzen Suche nach neuen Talenten nicht, den Blick auch mal nach innen zu richten. Ihre eigenen Mitarbeitenden können für Ihren Recruitingerfolg ein entscheidender Faktor sein. Sind diese zufrieden, so werden sie dies auch nach außen tragen und somit neue Bewerber anlocken. Sich dieser wertvollen Ressource bewusst zu sein und ihr die nötige Aufmerksamkeit zu schenken, zahlt sich aus.

Onboarding

Glückwunsch, der erste Schritt ist gemacht! Beim Onboarding geht es nun darum, das neue Mitglied willkommen zu heißen und bestmöglich ins Unternehmen zu integrieren.

Digitale Tools erleichtern Ihnen in dieser Phase personaladministrative Aufgaben wie das Mitarbeitermanagement, da von Beginn an alle persönlichen Daten und wichtigen Dokumente leicht verwaltet werden können. Eine Personalmanagementsoftware wie e2n ermöglicht es Ihnen, den Personalfragebogen einfach an das neue Teammitglied zu senden, sodass die Person ihre Angaben direkt eintragen kann. Außerdem behalten Sie stets alle notwendigen Fristen im Blick und werden beispielsweise rechtzeitig an den Ablauf eines Vertrages erinnert.

Eine digital gestützte Einarbeitung kann außerdem den ELTV schneller steigern und gleichzeitig den Aufwand für das Onboarding senken. Hier bieten sich zum Beispiel Videos und Podcasts an, in denen die Firma, die Mitarbeitenden sowie die wichtigsten Prozesse vorgestellt werden. Dadurch, dass ein großer Teil der Einarbeitung unabhängig von anderen Kollegen geschieht, spart Ihnen dies wertvolle Zeit für andere Themen.

Performance

Jetzt kann es richtig losgehen. Nun geht es darum, das volle Potenzial aus den neuen Talenten herauszuholen und ihre Fähigkeiten optimal zu fördern. Ziel dieser Phase ist es, Ihre gut eingearbeiteten Mitarbeitenden mit deren Know-how langfristig im Unternehmen zu halten. Regelmäßige Feedbackgespräche, Befragungen und flexible Entwicklungsmöglichkeiten sind hier besonders wichtig.

Einige Vorteile, welche Sie in dieser Phase durch die Nutzung digitaler Tools erhalten:

• Effizientere Weiterbildungsmöglichkeiten: Die Skills Ihrer Angestellten können beispielsweise durch Online- und hybride Lernangebote stetig verbessert und somit der ELTV gesteigert werden. Die Weiterbildung kann weitestgehend zeit- und ortsunabhängig geschehen, was Ihnen maximale Flexibilität bietet.
• Zielgenauere Durchführung von Trainings: Durch Onlinetrainings kann insgesamt eine höhere Anzahl angeboten werden, wobei jeder Mitarbeiter genau die Trainings bekommt, welche er für seine tägliche Arbeit benötigt.
• Mehr Transparenz im Unternehmen: Relevante Informationen werden schneller geteilt, ohne den Kollegen mit unnötigen Informationen zu überfluten. Digitale Softwarelösungen wie e2n beinhalten neben der automatischen Zeiterfassung auch eine übersichtliche Darstellung von Abwesenheiten, Überstunden und Personalkosten und bieten somit maximale Transparenz.
• Gesenkter Administrationsaufwand: Durch eine vorausschauende und gezielte Personaleinsatzplanung sowie die deutliche Zeitersparnis bei der Berechnung von Löhnen, bleibt Ihnen mehr Zeit, sich anderen wichtigen Themen zu widmen.
• Bessere Kommunikation und Zusammenarbeit: Eine digitale Plattform vernetzt alle Beteiligen Ihres Betriebs abteilungsübergreifend. Durch die wechselseitige Kommunikation fühlen sich Ihre Kollegen in die Arbeitsabläufe besser einbezogen.
• Schnellere Problemlösung: Durch das effizientere Teilen von Informationen und die engere Zusammenarbeit, können neue Herausforderungen schneller erkannt und bewältigt werden. Zur Problemlösung können Ihnen beispielsweise Online-Umfragen helfen.

Offboarding & Exit

Auch die schönste Mitarbeitereise geht irgendwann zu Ende. Egal welche Gründe dafür verantwortlich sind, achten Sie auch hier unbedingt auf einen professionellen Umgang. Die gemachten Erfahrungen in dieser Phase können sich auf das Unternehmensimage auswirken – positiv wie negativ.

Ein gutes Offboarding kann dafür sorgen, dass der Kollege nach seinem Austritt noch lobend über den ehemaligen Arbeitgeber spricht. Dies hat Einfluss auf Ihr Image und hilft, neue Talente anzulocken. Nutzen Sie daher persönliche Mitarbeitergespräche, um Optimierungspotenzial aufzudecken und neue Erkenntnisse für die anderen Phasen der Employee Journey zu gewinnen.

Digitale Tools bieten Ihnen auch in dieser Phase Unterstützung:

• Zeitersparnis bei der Administration des Austritts: Mit e2n behalten Sie über Kündigungsfristen, verbleibende Urlaubstage sowie Minus- oder Plusstunden des Mitarbeiters stets den Überblick, sodass abschließende personaladministrative Aufgaben schnell abgewickelt werden können.
• Möglichkeiten zur digitalen Vernetzung: Es kann sich lohnen, durch das firmeneigene Intranet oder durch Gruppen auf Social Media Plattformen wie LinkedIn entsprechenden Raum für Austausch mit und für Ihre Alumni zu schaffen und so den Kontakt zu halten.

Was macht eine gute Employee Journey für Sie so wichtig?

Die Anwendungsbeispiele machen deutlich, dass an zahlreichen Punkten in der Employee Journey Ihre Angestellten gefördert und Prozesse verbessert werden können. Nur, wenn Sie sich über die einzelnen Phasen und den ELTV bewusst sind, kann Optimierungspotenzial aufgedeckt werden. Digitale Tools unterstützen Sie bei der Umsetzung, wenn sie sinnvoll und an den richtigen Stellen eingesetzt werden.

Beachten Sie: Es handelt sich dabei nicht um einen Sprint. Digitalisierung geschieht nicht von heute auf morgen. Sehen Sie das Ganze eher als Marathon und beziehen Sie Ihr Personal in den Prozess mit ein. Es soll zentral nicht darum gehen, dem Management das Leben zu erleichtern, sondern darum, dass Ihre Mitarbeitenden noch weiter in den Mittelpunkt gestellt werden.

Eine langfristige Bindung zufriedener und motivierter Talente bringt zahlreiche Vorteile mit sich: Weniger Aufwand für neues Recruiting, eine höhere Produktivität bei der täglichen Arbeit und somit mehr Wertschaffung. Ein klares Win-Win für beide Seiten.