Kafka sagte einst: „Produktivität ist in der Lage zu sein, Dinge zu tun, die man vorher nie tun konnte“. Doch wie misst man Produktivität? Zeiterfassung hilft euch dabei, eure Produktivität am Arbeitsplatz zu verbessern.

Erste Schritte zur Produktivität

Am besten fangt ihr damit an, die Zeit, die ihr am Arbeitsplatz verbringt, zu erfassen. So bekommt ihr einen guten Überblick über eure täglichen Präsenzzeiten und könnt am Monatsende schneller euren Stundenzettel erstellen. Ein Zeiterfassungssystem ist jedoch nicht nur für die Erfassung gesetzlicher Arbeitszeiten wichtig, sondern hilft euch auch, Projektfortschritte besser zu verfolgen. Wenn ihr also an mehreren Projekten gleichzeitig arbeitet, vermerkt ihr regelmäßig, wie viel Zeit ihr in jedes einzelne Projekt gesteckt habt. So behaltet ihr auch einen guten Überblick über eure Leistungen.

Überblick über geleistete Zeiten ist wichtig für den Erfolg eines Projektes

Warum ist das so wichtig? Unser größtes Problem ist, dass wir oft davon ausgehen effizient zu sein, weil wir unsere Deadline einhalten. Wir haben aber oft keine Vorstellung davon, wie viel Zeit wir tatsächlich für einzelne Aufgaben brauchen, wenn wir an einem Projekt arbeiten. Oft merken wir zu spät, dass es viel länger gedauert hat als geplant. Es kann viele Gründe für diese Abweichung geben. Die wesentliche Herausforderung ist, diese frühzeitige zu erkennen und vorzubeugen. Solange wir unsere Arbeitszeiten nicht messen, werden wir schwer einschätzen können, wie produktiv wir sind. Es ist also sinnvoll seinen Zeitaufwand regelmäßig zu erfassen, um seine Projektfortschritte zu verfolgen.

Projetzeiterfassung für gesamtes Team einsetzen

Man kann seine Produktivität nur verbessern, wenn man seine eigenen Leistungen ständig misst und beurteilt. Wir kennen alle die folgende Situation: Ihr arbeitet mit mehreren Kollegen an einem Projekt und alles scheint nach Plan zu laufen. Die Deadline rückt näher und ihr seid zuversichtlich, dass alles gut läuft. Sobald das Projekt fertig ist und ihr über das Projekt reflektiert, fällt dem Team auf, dass das Budget überschritten wurde und alle mehr Zeit gebraucht haben, als ursprünglich geplant war. Die Vorsätze, es im nächsten Projekt besser zu machen, scheitert jedoch in den meisten Fällen. Wenn aber das ganze Team Wert auf die Projektzeiterfassung legt, behält jeder einen besseren Überblick über den aktuellen Stand und Fortschritt. Auf diese Weise werden Problembereiche rechtzeitig identifiziert, sodass jedes Gruppenmitglied seine Arbeit optimieren kann.

TimeTrack ZeiterfassungQuelle: TimeTrack

Smarte Zeiterfassung für unterwegs

Natürlich kommt es vor, dass Ihr Projekt bezogen beim Kunden vor Ort seid. Auch hier gilt, die Zeiten sofort zu erfassen. Bei Anbietern wie TimeTrack habt ihr jederzeit Zugriff über euer Smartphone und könnt die Daten direkt über die Web App oder auf der Mobilen App erfassen. Alle Daten werden natürlich synchronisiert, so dass ihr stets einen aktuellen Überblick habt. Und auch gerade wenn ihr unterwegs seid, ist es wichtig, eure Pausen einzuhalten und die Pausenzeiten zu erfassen. Wir neigen oft dazu Pausen zu vernachlässigen, weil wir der Meinung sind, dass wir „keine Zeit dafür haben“. Pausen einzuhalten hilft uns jedoch dabei, unseren Kopf frei zu kriegen, um danach effizienter zu arbeiten.

Zeiterfassungslösungen im Freemium Modell

Es spricht alles dafür, in Unternehmen jeder Größenordnung eine Zeiterfassungslösung einzusetzen. Bei Anbietern wie TimeTrack gibt es für Kleinstunternehmer, Einzelkämpfer und Selbständige ein Freemium Modell, d.h., ihr könnt es dauerhaft kostenlos in der Basis Variante nutzen. Wer mehr Mitarbeiter hat, kann TimeTrack für 4€/monatlich pro Monat buchen. Benötigt ihr einen größeren Funktionsumfang, so kann man auf eine Pro- oder Enterprise Lösung upgraden.

Bildquellen

  • PIC 1: TimeTrack
  • Header: Shutterstock