Mehr als nur digitale Zeiterfassung in der Cloud

Nicht zuletzt in der Pandemie hat sich gezeigt, dass moderne Cloudlösungen Unternehmen die nötige Flexibilität bieten, um sich schnell und unkompliziert an sich ändernde Umstände anzupassen. Gerade im Umfeld der Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung und Lohnabrechnung bieten cloudbasierte Systeme wirkungsvolle Mehrwerte.

Es ist längst kein Geheimnis mehr: Die Arbeit im Homeoffice wird den Unternehmen und ihren Mitarbeitern auch nach der Pandemie erhalten bleiben – so viel ist sicher. Wer vorausschauend agieren möchte, muss also dafür sorgen, dass das Arbeiten in dieser hybriden Landschaft zuverlässig und effizient funktioniert. Wesentlicher Bestandteil einer reibungslosen Zusammenarbeit über zeitliche und räumliche Grenzen hinweg ist die Vernetzung der Systeme sowie der beteiligten Personen.

Bei genau diesen Anforderungen haben Cloudlösungen die Nase vorn. Sie sorgen nicht nur dafür, dass Menschen überall und jederzeit auf ihre Daten zugreifen können, sondern unterstützen auch deren reibungslosen Austausch, sprich sie erleichtern die Zusammenarbeit.

Gemeinsam an einem Strang ziehen  

Gerade im Bereich administrativer Aufgaben sind diese Vorteile von unschätzbarem Wert. Beispiel: die digitale Zeiterfassung. Der Gesetzgeber hat 2019 die Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten von Arbeitnehmern systematisch und genau aufzuzeichnen. Ziel dieser Vorgabe war es, einerseits die Arbeits- und Fehlzeiten von Mitarbeitern leichter zu erfassen und zum anderen mehr Flexibilität in klassische Arbeitszeitmodelle einzubringen.

Nutzt ein Unternehmen etwa eine digitale Zeiterfassung wie edtime von eurodata, können sich die Angestellten zu Arbeitsbeginn unkompliziert mit ihrem Handy über die edtime-App anmelden. Egal, ob es um Arbeits-, Urlaubs- oder Pausenzeiten geht – mit einer digitalen Stempeluhr lässt sich all dies übersichtlich und unkompliziert erfassen und abbilden. Zudem bietet die Lösung komfortable Auswertungsmöglichkeiten.

Quelle: frei

Auch die Arbeitszeit von geringfügig Beschäftigten oder von Minijobbern lässt sich mit modernen Zeiterfassungslösungen kinderleicht dokumentieren. edtime hilft, dass sämtliche Daten den Anforderungen der Mindestlohnregelung entsprechen und informiert, sobald mögliche Verstöße die Gesetzeskonformität gefährden. So kann unmittelbar reagiert werden kann. Außerdem können die Arbeits- und Fehlzeiten von Mitarbeitern einfach, schnell und übersichtlich erfasst und sogar digital an die Lohnabrechnung weitergeleitet werden.

Automatisch für Compliance sorgen

Ob Gleitzeit, Überstunden, Zuschläge oder andere Details – alle Daten werden zuverlässig und sicher archiviert, so dass die HR-Verantwortlichen eines Unternehmens jederzeit darauf zurückgreifen können. Stehen Überprüfungen des Unternehmens an oder plötzlich der Zoll vor der Tür, sind MiLoG– konforme Dokumente mit einem Klick in der Anwendung direkt verfügbar.

Doch das ist nur ein Aspekt, der digitale Zeiterfassungslösungen so „charmant“ macht. Führende Applikationen lassen sich zudem mit anderen Softwarelösungen oder Systemen aus dem Bereich Buchhaltung und Organisation verknüpfen. So sorgen sie dafür, dass die HR-Prozesse, in die sowohl Mitarbeiter, HR-Verantwortliche als auch Lohnabrechner involviert sind, durchgängiger werden.

Die Digitalisierung – vielfach getrieben durch den Einsatz von Cloudlösungen –   reduziert den Anteil manueller Eingriffe und schafft so automatisch mehr Transparenz, eine größere Validität sowie smartere Prozesse.

Quelle: Urheber kegfire / Adobe Stock

Cheerful bearded man in yellow hat pointing at laptop screen on black background.

Mit vernetzten Lösungen lassen sich Arbeitszeiten und Mitarbeiterdaten so zusammenführen, dass sowohl gesetzlich geforderte Dokumentationen als auch die Lohnabrechnung wesentlich leichter umgesetzt werden können. Schlussendlich wird durch die Vernetzung die Zusammenarbeit zwischen den Unternehmen und Steuerberatern bzw. Lohnabrechnungsservices leichter und sicherer – Buchhaltung und Mitarbeiter-Organisation wachsen zusammen.

Fazit

Stellt man diese Mehrwerte in den Kontext der Herausforderungen, denen sich Unternehmen nicht nur aufgrund der Corona-Pandemie stellen müssen, werden die Vorteile cloudbasierter Administrationslösungen umso deutlicher. Sie ermöglichen nicht nur, dass Arbeitszeiten sowohl im Büro als auch im Homeoffice korrekt erfasst werden können, sondern sind auch die bestmögliche Grundlage für eine reibungslose Zusammenarbeit.

Ergo: Wer jetzt noch nicht begonnen hat, seine Prozesse zu digitalisieren und auf Cloudlösungen zu setzen, wird sich langfristig schwertun, im Wettbewerb zu bestehen.