In der letzten Woche haben wir euch bereits viel über unser persönliches Team Set-Up berichtet. Dabei lag der Schwerpunkt vor allem darauf, wer wir sind und wie wir miteinander kommunizieren. In diesem Beitrag möchten wir etwas mehr in die Tiefe gehen und euch weitere Tools für Teamarbeit zeigen, die wir selbst auch in unserem Daily Business verwenden. Auch Bereiche wie CRM oder die Buchhaltung können Teams mit der Cloud optimal verwalten. Herzlich Willkommen zum zweiten Teil unseres Set-Ups.

Tools für Teamarbeit: Smartes CRM

Gerade wenn ihr viel mit Kunden zu tun habt, ist ein effizientes Kundenmanagement das A und O im Tagesgeschäft. Kundendaten müssen gepflegt werden und der Kontakt aufrechterhalten werden. In unserem Team sind zudem nicht immer alle im Haus. Damit wir nachvollziehen können, mit wem die anderen gerade kommunizieren und wie weit der Kontakt schon fortgeschritten ist, benutzen wir das CRM-Tool Pipedrive.

Einfacher Vertriebsprozess

Pipedrive ist ein CRM-Tool mit dem sich Vertriebsprozesse effizient und einfach verwalten lassen. Verkaufsfortschritte haben wir immer im Blick und können somit Ziele planen und umsetzen, sowie Schwachstellen im Vertrieb identifizieren und verbessern. Zudem verfügt das Tool über eine Aktivitätserinnerung, sodass der Vertriebsprozess nicht abbrechen kann.

Tools für Teamarbeit: Pipedrive

Mit Pipedrive lässt sich unser Vertriebsprozess einfach abbilden und für jeden nachvollziehen. | ©Pipedrive

Schnelle Integration unserer E-Mails

Mit der E-Mail Integration von Pipedrive haben wir viele Funktionen, die uns bei unserer täglichen Arbeit helfen. Großes Zeitersparnis: Pipedrive ermöglicht es, Mails automatisch mit den Kontakten und Deals zu verknüpfen. So kann man die E-Mails nachverfolgen, Vorlagen nutzen, die sich individuell anpassen lassen und den persönlichen Posteingang mit anderen E-Mail-Anbietern synchronisieren.

Effiziente Buchhaltung

Niemand bekommt gerne Rechnungen. Aber dennoch gehören sie zum Unternehmensalltag dazu. Über verschiedenste Wege wie zum Beispiel postalisch, als E-Mail oder über Kundenportale finden Rechnungen zu uns. Das Schwierige: Die Rechnungen für die Buchhaltung zusammentragen, ist meist ein hinderlicher und zeitraubender Akt. Im schlimmsten Fall kommen Papierrechnungen auch einmal abhanden— doch was tun? Auch in puncto Finanzen setzen wir daher auf die Cloud. Dazu gibt es diverse Lösungen, die dabei helfen Eingangsrechnungen zu verwalten und alles im Überblick zu behalten. Aber auch die Rechnungserstellung erfolgt über die Wolke. Der große Vorteil ist, dass die Rechnungstools oftmals mit Datev, dem Tool für Steuerberater, verknüpft sind und somit ein schneller Datenaustausch gesichert ist.

Tools für Teamarbeit: Finanzverwaltung

Mit der richtigen Cloudlösung spart ihr bei der Buchhaltung Zeit, Nerven und vor allem jede Menge Papiermüll | pexels.com/Pixabay

Welche Tools eignen sich?

In unserem Bereich Finanzen und Verwaltung finden sich einige spannende Lösungen, die sich in den täglichen Buchhaltungsprozess integrieren lassen. Zudem haben wir euch die Lösungen GetMyInvoices und Sage schon einmal in gesonderten Beiträgen vorgestellt. Zudem verfolgen diese Pioniere das Ziel, mehr und mehr  Buchhaltungsaufgaben zu automatisieren und mehr Daten an den Steuerberater — wie zum Beispiel Quittungen oder Eingangsrechnungen — zu übermitteln. Diese können ganz einfach per Smartphone einscannt und losschickt werden. Das Ziel: Wir und ihr sparen enorm viel Zeit und Energie bei der Buchhaltungsvorbereitung. Zudem profitiert ihr — gerade als Freelancer — von einer neuen Dimension der Flexibilität.

Mindmapping Tools für Teamarbeit

Immer dort, wo viele kreative Köpfe zusammenarbeiten, wird auch fleißig gebrainstormt. Und wie visualisiert man solche Brainstormings am besten? Natürlich mit übersichtlichen Mindmapping-Karten. Dazu haben wir das Minmapping-Tool MindMeister besorgt. Durch effektives Miteinander kommen wir schnell zu nachhaltigen Ergebnissen. Alle Team-Mitglieder haben die Möglichkeit, sich auszutauschen und gemeinsame Ideen zu verwirklichen.  Dies funktioniert dank einer integrierten Kommentar- und Abstimmungsfunktion. So kann man sich untereinander Feedback geben ohne direkt die ganze Map ändern zu müssen. Außerdem kann jeder die erstellten Mindmaps nachvollziehen. Dank einer integrierten Zeitreise-Funktion ist es möglich, jeden beliebigen Zeitpunkt der Entstehung zu verfolgen. So hat man stets einen Überblick darüber, wann etwas von wem geändert worden ist. Und: Diese neue Art von Transparenz fördert auch den Teamzusammenhalt.

Mind Map Tool

So sehen die Mindmaps in MindMeister aus | ©MindMeister

Fazit: Smart Work. Better Business.

Nicht ohne Grund haben wir den Slogan „Smart Work. Better Business.“ Denn mit dem Umstieg auf Cloudlösungen könnt ihr viele Bereiche eures täglichen Berufsleben effizienter gestalten. Zudem macht die Arbeit mit smarten Lösungen auch jede Menge Spaß, ist innovativ und lässt sich ortsunabhängig durchführen. Wir selbst genießen diese Vorteile und wollen euch mit diesem und unserem ersten Beitrag zum Thema motivieren, die Cloud auch einmal auszuprobieren.

Bildquellen

  • Headerbild Tools für Teamarbeit: pexels.com/rawpixel.com