Die Cloud für das Personalwesen: Mit Self-Service zum Erfolg

Cloudbasierte HR (Human Resources)-Lösungen beschleunigen das tägliche HR-Business und helfen euch dabei, moderne Herausforderungen wie E-Recruiting und Talentmanagement zu bewältigen. Einige der Vorteile der Cloud für das Personalwesen, wollen wir euch in diesem Beitrag zeigen.

Vielleicht kennt ihr es auch: Häufig greifen eure Personaler nach wie vor auf Excel zurück, um typische HR-Routineaufgaben, wie zum Beispiel die Lohnabrechnung oder aber auch die Urlaubs- und Personaleinsatzplanung, zu erledigen. Da dieser Weg meist sehr ineffizient ist und viel Zeit frisst, bleibt dann häufig keine Zeit für wichtige Aufgaben, die von strategischer Bedeutung für euer Unternehmen wären.

Moderne Herausforderungen für Personaler

Moderne Herausforderungen für Personaler sind zum einen die Erhöhung der Mitarbeiterproduktivität und Mitarbeiterzufriedenheit. Zum anderen ist aber auch die Prozessoptimierung in den Bereichen Recruiting und Talentmanagement, die in Zeiten, in denen Fachkräfte dringend gesucht werden, von großer Bedeutung. Und genau hier setzen smarte Lösungen aus der Cloud für das Personalwesen an: höhere Flexibilität, gestiegene Produktivität sowie deutlich geringere Kosten durch weniger administrativen Aufwand. Klingt nach einem Segen für eure Personaler, oder?

Cloud für das Personalwesen: Goodbye Verwaltungschaos

Um das Ganze einmal beispielhaft zu demonstrieren: Ein euerer Angestellten möchte seinen Urlaub beantragen. Dafür muss er zuerst ein Formular herunterladen, es ausdrucken und ausfüllen und im Anschluss zu eurem Vorgesetzten bringen. Auch für seine eigenen Unterlagen erstellt er eine Ausfertigung des Antrags. Wenn dann jedoch Rückfragen zu klären sind, können aufgrund des hohen Verwaltungsprozesses mehrere Tage vergehen, bis dem Antrag stattgegeben wird. Der große Nachteil: Euer Kollege bleibt lange im Ungewissen, was seinen Urlaubsplanung betrifft. Doch mit der Hilfe von sogenannten Self-Service-Portale aus der Cloud gehört dieses Problem zur Vergangenheit. Unter diesen Portalen könnt ihr euch Plattformen vorstellen, die euch und euren Kollegen über das Internet Informationen aus der Cloud zur Verfügung stellen. Diese Portale können rund um die Uhr von allen von euch per Self-Service genutzt werden.

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Dank der Self-Service-Systeme aus der Cloud gehören Kalendereintragungen im Kalender der Vergangenheit an | shutterstock/ Andrey_Popov

Self Service Systeme aus der Cloud zu eurem Vorteil

Wenn es um die Urlaubsplanung geht, findet ihr in eben diesen Portalen einen Überblick über eure Urlaubstage und Fehlzeiten von euren Kollegen. Neue Anträge müssen nicht mehr ausgedruckt und ausgefüllt werden — nein, ihr könnt diese ganz schnell und einfach digital ausfüllen und er wird an euren entsprechenden HR-Verwalter weitergeleitet. Der Personaler sind dann im integrierten Kalender, ob es Überschneidungen mit Urlaubstagen von euren Kollegen gibt. Bekommt ihr dann ein Ja für euren Antrag, aktualisieren sich eure Daten automatisch.

Krankmeldungen per App einreichen

Auch das Einreichen von Krankmeldungen lässt sich mithilfe dieser Portale vereinfacht managen. Der kränkelnde Kollege fotografiert das ihm ausgestellte Attest und sendet sie im Anschluss per App an eure Personaler. So wird die persönliche Vorlage vor Ort gespart. Außerdem: Wird die vorgegebene Abgabefrist verpasst, kann die HR-Abteilung zudem eine Push-Nachricht zur Erinnerung über die Smartphone-App des betroffenen Kollegen senden. Ein weiterer Vorteil: Wenn eure Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung und eure Abrechnungssoftware in einem integrierten System miteinander verbunden sind, lassen sich Fehlzeiten mühelos synchronisieren. Eure HR-Mitarbeiter müssen so nicht mehr die Fehlzeiten oder Urlaubstage eigenhändig in verschiedenen Systeme pflegen und sparen so Zeit und Energie.

Bequemer Zugriff auf eure Gehaltsdokumente

Goodbye Papierchaos: Auf den Cloud-Portalen stehen euch und euren Kollegen auch Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise sowie Lohnsteuerbescheinigungen in papierloser Form zur Verfügung. Mit wenigen Klicks könnt ihr mit euren internetfähigen Geräten eure Abrechnungen abrufen und diese herunterladen und speichern. Die Sicherheit eurer Daten ist dabei zu jeder Zeit durch verschlüsselten Transfer und sichere Speicherung im Rechenzentrum des jeweiligen Providers garantiert.

Fazit: Die Cloud für das Personalwesen solltet auch ihr rekrutieren

Wenn ihr smarte Cloudlösungen für das Personalwesen rekrutiert, holt ihr euch einen der effizientesten Personaler ins Haus, den ihr kriegen könnt — mit enormen Vorteilen für euch und eure Kollegen. Denn die beschleunigten Geschäftsprozesse helfen  eurer Personalabteilung dabei, sich auf die strategisch wichtige Aufgaben zu fokussieren und euer Unternehmen große Schritte vorwärts zu bringen.