Automatisierte Buchhaltung: Mit GetMyInvoices eure Eingangsrechnungen verwalten

Niemand bekommt gerne Rechnungen. Aber dennoch gehören sie zum Unternehmensalltag dazu. Über verschiedenste Wege wie zum Beispiel postalisch, als E-Mail oder über Kundenportale finden Rechnungen zu euch. Das Schwierige: Die Rechnungen für die Buchhaltung zusammentragen, ist meist ein hinderlicher und zeitraubender Akt. Zudem ist die Ansicht nicht immer aktuell und manchmal kommen Rechnungen auch abhanden — doch was tun? In diesem Beitrag möchten wir euch die smarte Lösung GetMyInvoices näherbringen, die eure Eingangsrechnungen sammelt und entsprechenden Lieferanten zuordnet. Endlich ist Schluss mit dem Chaos eurer EIngangsrechnungen!

Was ist GetMyInvoices?

Bei GetMyInvoices handelt es sich um ein cloudbasiertes Tool für den smarten Umgang mit Eingangsrechnungen für Unternehmen wie euch! Die deutsche Firma mit Sitz in Lübeck und Kassel hat sich darauf spezialisiert, euch euren Workflow zu erleichtern und endlich wieder Herr über eure Eingangsrechnungen zu werden.

Wie funktioniert’s?

Sämtliche eurer Belege werden in einer zentralen Belegverwaltung gespeichert. Die Cloud hat dabei ihren Standort hier in Deutschland. Mithilfe einer intelligenten OCR werden die dazugehörigen Daten ausgelesen. Die Belege lassen sich über eine übersichtliche Oberfläche in eurem Webbrowser verwalten. Dabei  können sie als Listen- oder Kachelansicht, nach Rechnungsdatum und/oder Firmen/Portalen sortiert angezeigt werden. So habt ihr zum Beispiel die Möglichkeit, die automatisch ausgelesenen Daten anzusehen und ggf. zu korrigieren. Auch könnt ihr die Rechnung beliebig kategorisieren (z. B. Telefonkosten, Stromkosten, Tankbelege). Dadurch wird es euch erleichtert, eure Dokumente schnell wiederzufinden. Kurz: GetMyInvoices ist ein zentraler und sicherer Dokumentenspeicher für alle eure Eingangsrechnungen.

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So funktioniert das System von GetMyInvoices | © GetMyInvoices.com

Automatisierte Buchhaltung über Synchronisation

Zusätzlich zum Abholen und Verwalten von Rechnungen aller Art könnt ihr die gewünschten Belege mit Buchhaltungslösungen synchronisieren. Dazu zählen verschiedene Buchhaltungssysteme wie zum Beispiel lexoffice, Dokumentenmanagementsysteme und DATEV Unternehmen Online. Alle möglichen Rechnungsdaten, die vom Synchronisationspartner unterstützt werden, werden dabei übermittelt, inkl. Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Rechnungsnummer, Beträge, Zahlungsdetails und Einzelposten. Somit vereinfacht GetMyInvoives den Workflow zwischen Unternehmen und Buchhaltung bzw. Steuerberatern. Ist das nicht praktisch? Außerdem könnt ihr Drittanwendungen über eine API Dokumente und Dokumenten-Metainformationen wie Rechnungsnummer, Datum und Betrag abrufen und/oder neue Dokumente über das System hochladen.

Was nützt automatisierte Buchhaltung von Eingangsrechnungen?

Der Nutzen, den euch automatisierte Buchhaltung eurer Eingangsrechnungen bringt? Eure Unternehmen sparen Zeit und Aufwand und können sich stärker ihren Kernaufgaben widmen. Durch die Automatisierung verkürzt sich die Bearbeitungszeit von Eingangsrechnungen, wodurch Vorteile wie Skonti in Anspruch genommen werden können. Die Fehleranfälligkeit sinkt und ihr habt jederzeit einen aktuellen Überblick über sämtliche Eingangsrechnungen griffbereit.

Diese Vorteile entstehen dabei für euch

Eure Rechnungen werden aus rund 3000 Online-Portalen automatisch abgeholt. Dafür müssen nur eure Zugangsdaten einmalig hinterlegt werden wie zum Beispiel bei Telekom, Vodafone und Amazon. Zusätzlich können seit Neuestem Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen als PDFs importiert werden. Das spart neben der Zeit auch unnötiges Papierchaos auf eurem Schreibtisch. Des Weiteren erkennt das Programm Rechnungen in von euch definierten E-Mail-Postfächern und importiert sie automatisch — ihr könnt euch also ganz entspannt zurücklehnen, während die Arbeit für euch gemacht wird.

Einmal importieren — alles beisammen

Um euch eine Menge Arbeit abzunehmen, importiert GetMyInvoices die Rechnungen aus eurem Postfach, zum Beispiel einkauf@unternehmen,de, an das eure Kollegen aber auch eure Lieferanten die Rechnungen schicken können. Zudem werden Rechnungen oder Quittungen die ihr mit dem Smartphone scannt, zum Beispiel bei einem Geschäftsessen, automatisch erkannt und ebenfalls in das System gespeist. Auch Belege aus von euch verwendeten Drittlösungen finden ihren Platz: Egal ob von Cloud-Diensten, Rechnungserstellungstools oder Dokumentenmanagement-Systemen. Außerdem gut zu wissen: Solltet ihr eine Lösung vermissen, könnt ihr sie zur Anbindung an GetMyInvoices vorschlagen. Durch die enorme Vielzahl habt ihr die Möglichkeit, euch euren individuellen Workflow zusammenzustellen, auch wenn dieser sehr speziell ist.

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So sieht die Ansicht im Backend von GetMyInvoices aus | © GetMyInvoices

Und wie sieht es preislich aus?

Je nach Unternehmensgröße könnt ihr ein auf euch abgestimmtes Paket buchen. Die Preise variieren, je nach gebuchter Leistung, zwischen 11 € und 59 € im Monat. Damit ihr euch einen besseren Eindruck verschaffen könnt, habt ihr zudem die Möglichkeit, GetMyInvoices zu Beginn für 14 Tage kostenfrei zu testen. Wenn ihr dann überzeugt seid, könnt ihr euch für den passenden Tarif entscheiden.

Fazit: Automatisierte Buchhaltung der Eingangsrechnungen für eure Produktivität

Insgesamt können wir sagen, dass ihr euch mit GetMyInvoices einen wahren Produktivitäts-Booster ins Büro holt. Wir haben bisher noch keine vergleichbare Lösung zur Verwaltung von Eingangsrechnungen entdeckt. Probiert es einfach aus — die kostenlose Testphase macht es möglich.