Controlling: Was ist das und wie profitiert mein Business davon?

Controlling — Bestimmt habt ihr auch schon einmal von diesem Begriff gehört. Doch so richtig wissen, was dahinter steckt, weiß eigentlich kaum jemand. Und genau daher rührt die Inspiration für diesen Beitrag. Wir wollen euch zeigen: Was ist Controlling überhaupt? Wie funktioniert es in einem Unternehmen und wie könnt ihr davon profitieren? Zudem werden wir einen Blick auf eine Cloudlösung werfen, die das ganze Thema als SaaS-Modell etabliert hat.

Einführung: Was genau ist eine Controlling-Software?

Um einen anhaltenden Unternehmenserfolg zu gewährleisten, treffen Führungskräfte viele wichtige Entscheidungen. Dabei ist es nicht nur in wirtschaftlich schwierigen Zeiten essentiell, dass sich die Geschäftsführung eines Unternehmens zu jedem Zeitpunkt einen schnellen Überblick über die aktuellen Unternehmenszahlen verschaffen kann. Und genau hier kommt das Controlling ins Spiel, denn es ist das wichtigste Steuerungsinstrument für die Unternehmensführung und dient als Entscheidungsgrundlage der Geschäftsführung. Denn: Wenn ihr darauf angewiesen seid, seine Planung mit herkömmlichen Tabellenkalkulationsprogrammen zu bewerkstelligen, werdet ihr rasch an die Grenzen der Darstellbarkeit gelangen.

Entlastung für Führungskräfte

Eine zeitgemäße und professionelle Controlling Software entlastet eure Führungskräfte und Controller zeitlich und ressourcentechnisch bei der unternehmerischen Entscheidungsfindung. Über Schnittstellen zu Vorsystemen liefert sie dem Controlling eures Unternehmens aussagekräftige Informationen aus allen Bereichen (Rechnungswesen, ERP- und CRM u.v.m.). Dadurch werden relevante zahlentechnische Zusammenhänge sichtbar und Auswertungen ermöglicht. Infolge dessen macht eine gute Controlling Software auf Probleme und Fehlentwicklungen im Betrieb aufmerksam, deckt Abweichungen in der Geschäftsentwicklung durch Plan-Ist-Vergleiche auf und fungiert als Frühwarnsystem, um sicherzustellen, dass das Unternehmen auch zukünftig jederzeit souverän handeln kann.

Controlling-Software im SaaS -Modell

Mit der zunehmenden Verbreitung von SaaS-Angeboten haben sich nutzungsabhängige Abrechnungsmodelle inzwischen fest etabliert. Ein großer Vorteil von SaaS-Modellen ist die preisliche Attraktivität gegenüber teuren Lizenzmodellen und die große Flexibilität für den euch. So können beispielsweise in Stoßzeiten jederzeit Kollegen hinzugebucht oder Upgrades vorgenommen werden. Ein weiterer großer Vorteil für den euch ist die Tatsache, dass ihr orts- und zeitunabhängig, über jedes internetfähige Device, die Applikation nutzen könnt. Eure Daten werden nach höchsten Sicherheitsstandards in geprüften Rechenzentren gehostet. Lokale Hardware- und Softwareprobleme oder Datenverluste gehören damit für euer Unternehmen der Vergangenheit an.

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Controlling bietet euch eine übersichtliche Darstellung eurer Unternehmenszahlen. | ©seneca

Controlling als Informationsquelle

Die Controlling Abteilung eines Unternehmens fungiert als interne Informationsquelle der Geschäftsführung. Sie sorgt für eine größtmögliche Transparenz durch Aufbereitung der vorhandenen Zahlen aus allen Geschäftsbereichen. Dafür nutzt sie die in der Controlling-Software hinterlegten Methoden zur Datenanalyse und -auswertung, plant darin, erstellt Prognosen und fasst das relevante Zahlenwerk in einem automatisierten Berichtswesen zusammen, das den unterschiedlichen Führungsebenen alle nötigen Informationen zur Entscheidungsfindung zur Verfügung stellt.

Controlling lohnt sich nur für große Unternehmen?

Egal wie groß ihr seid — Jedes Unternehmen kann erfolgreich sein, wenn es seine Zahlenwelt beherrscht. Und ein laufender Abgleich zwischen den gesteckten Zielen und der tatsächlichen Entwicklung nutzt jedem Unternehmen.
In vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen wird aktuell nach wie vor nur unzureichendes oder gar kein Controlling betrieben. Häufig übernimmt dort die Geschäftsführung diese Aufgaben, plant „im Kopf“, per Kontoauszug oder auf Basis von Erfahrungswerten. Dabei fehlt jedoch häufig eine konsequente und vorausschauende Planung, die das Unternehmen zukunftsfähig macht.

Studie belegt den Wert von Controlling für euch

Zu diesem Schluss kommt auch eine aktuelle Studie aus dem Jahr 2018, die von dem Beratungsunternehmen techconsult GmbH durchgeführt wurde. Mehr als die Hälfte der 220 befragten Entscheider und Geschäftsführer aus Unternehmen mit bis zu 200 Mitarbeitenden gaben an, gar keine professionelle Software für das Controlling einzusetzen oder sich nur unzureichend mit diesem Thema zu beschäftigen.Während das Controlling in vielen größeren Unternehmen als eigenständiger Unternehmensbereich fest etabliert ist, besteht bei kleinen und mittelständischen Unternehmen also oftmals Nachholbedarf. Auch das kleinste Unternehmen braucht ein Mindestmaß an Zielgrößen wie Umsatz- und Ertragsplanung.
Oftmals bringt es das operative Tagesgeschäft mit sich, dass in Unternehmen nicht transparent ist, ob man sich, trotz guter Auftragslage, in die gewünschte Richtung entwickelt oder ob die Erträge gar gewinnbringend sind. Eine mit professioneller Controlling-Software sauber aufgesetzte Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung erlaubt hier beispielsweise eine korrekte Zuordnung der Kosten und zeigt, was pro Auftrag tatsächlich übrig bleibt. Gegebenenfalls unrentable Aufträge können rechtzeitig identifiziert und abgelehnt werden. Das schont die Ressourcen im Unternehmen und gibt den notwendigen Freiraum, um die Entwicklung des Unternehmens proaktiv zu gestalten.

Schnell einsatzfähig

In kleinen Unternehmen sind die Strukturen, Prozesse und Tätigkeitsbereiche oft noch überschaubar. Moderne Controlling-Tools lassen sich hier ohne großen Aufwand implementieren und bilden die vorhandenen Strukturen perfekt ab. Wächst das Unternehmen oder expandiert, wächst eine zeitgemäße und webbasierte Controlling-Lösung einfach mit. Dank Cloudlösungen und Software-as-a-Service, mit entsprechenden kundenfreundlichen Preismodellen, ist die anfängliche Investition überschaubar und damit auch für kleinere und mittelständische Unternehmen attraktiv.

Was erreiche ich als Unternehmen damit?

Ein gutes Controlling sorgt dafür, dass Unternehmer oder die entsprechenden Entscheider in den verschiedenen Abteilungen eures Unternehmens den bestmöglichen Wissensstand haben, bevor sie eine Entscheidung treffen. Ein gutes Controlling macht Probleme und Fehlentwicklungen im Zeitablauf kenntlich. Der Controller analysiert sie und ermöglicht dem Unternehmer bzw. den Entscheidern Korrekturmaßnahmen. Im Optimalfall ist damit sichergestellt, dass das Unternehmen auch in schwierigeren Zeiten souverän handeln kann. Konkret gesagt, deckt ein gutes Controlling Abweichungen auf, die man beispielsweise durch Plan-Ist-Vergleiche oder durch die Installation von Frühwarnsystemen im Unternehmen erkennt. Anschließend nimmt das Controlling eine Diagnose vor, in der geklärt wird, ob Maßnahmen ihre Richtigkeit hatten und warum Ergebnisse eventuell anders ausgefallen sind, als sie ursprünglich geplant waren. Am Ende dieses Prozesses steht nicht zuletzt die Einleitung von zuvor erarbeiteten Korrekturmaßnahmen, um möglichen Fehlentwicklungen entgegen zu steuern und denkbare zukünftige Probleme von vorneherein zu vermeiden.

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SaaS-Lösungen, auch im Controlling, bieten euch den Vorteil, dass ihr sie orts- und geräteunabhängig nutzen könnt. | ©seneca

Effizientes Controlling mit der Lösung Seneca

Die Controlling Lösung von Seneca ist in der Lage, Unternehmenszahlen aus einer Vielzahl an Datenquellen integer in der softwareeigenen Datenbank zusammenzuführen, zu verdichten, Analysen zu fahren, Simulationen vorzunehmen, Planungen durchzuführen, ein unternehmensspezifisches Kennzahlensystem nebst Frühwarnsystem zu etablieren. All das wird transparent und sehr bedienerfreundlich in ein Berichtswesen gemündet, das bedarfsweise automatisiert, mittels Dashboard oder per E-Mail, die Berichtsempfänger tagesaktuell über den Stand der Dinge auf dem Laufenden hält.