Vor über 40 Jahren, im Jahr 1975, wurde Microsoft von Bill Gates und Paul Allen gegründet. Es folgten viele Jahre voller innovativer Entwicklungen im Soft- und Hardware-Bereich. Mittlerweile ist Microsoft das drittwertvollste Unternehmen der ganzen Welt und fast jeder hat schon einmal vom Betriebssystem Windows oder dem Office-Paket gehört. Im Jahr 2011 wurde dann Office 365 ins Leben gerufen, welches sich in den vergangenen acht Jahren zu einem der effizientesten Cloud-Tools für kollaboratives Arbeiten avanciert hat. Was ihr mit diesem smarten Programm tun könnt und wie ihr als Team davon profitiert, erfahrt ihr in diesem Beitrag.

Kurze Vorstellung: Hallo, ich bin Dein Office 365-Paket

Office 365 zeichnet sich dadurch aus, dass es sich sowohl perfekt für Teams eignet, die gemeinsam an kurzzeitigen Projekten arbeiten oder dauerhaft zusammenarbeitende Teams, die smart miteinander arbeiten wollen. Dank verschiedener Pakete ist das Programm eine sehr skalierbare Lösung und lässt sich schnell an Bedarfsspitzen anpassen.

Kein lästiger IT-Ballast

Office 365 steht auch exemplarisch für den Begriff „smarte Lösung“. Die Lösung wird in der Cloud gehosted und da Microsoft euer Anbieter ist, müssen von euch keine Server installiert, eingerichtet, verwaltet oder gesichert werden, denn das übernimmt Microsoft als Cloud-Service-Provider für euch.

Ein echtes Power-Paket

Office 365 gibt es in verschiedenen Versionen, je nach persönlichem Bedarf. So gibt es zum Beispiel Editionen für Familien, aber auch für Bildung. Auch für Business gibt es drei verschiedene Varianten. Wenn ihr zum Beispiel die Variante Business-Premium für euer Team wählt, habt ihr folgende Lösungen mit an Bord:

  1. Fünf Geräte können Pro Nutzer (bis zu 300) verwendet werden
  2. 1 TB OneDrive-Speicher
  3. Word, Excel und PowerPoint
  4. Outlook und OneNote sowie
  5. SharePoint und Teams

um nur die bekanntesten Microsoft-Lösungen zu nennen.

kollaboratives Arbeiten

In Office 365 findet ihr eine Vielzahl von bekannten Microsoft-Produkten | Shutterstock/dennizn

Kollaboratives Arbeiten: Eure Vorteile mit Office 365

Wenn ihr euch entscheidet, Office 365 in eurem Team zu benutzen, werdet ihr von einer Reihe Vorteilen profitieren, die euer Daily Business entscheidend voranbringen:

Echtzeit-Kommunikation: Wissen, was das Team bewegt

Mit Microsoft Teams bekommt ihr durch Office 365 einen Business-Messenger an die Hand, der euch erlaubt in Echtzeit zu kommunizieren — ob 1:1 oder in selektierten Channeln (sog. Teams). Zudem profitiert ihr von Web- und Videokonferenzen, in denen Bildschirme geteilt werden können. Zudem verfügt ihr über einfachen Dateiaustausch und kollaborativen Arbeiten an gemeinsamen Dokumenten in Teams selbst.

Sharing is caring: Dokumente teilen und gemeinsam bearbeiten

Mit SharePoint ist ebenfalls ein echter Allrounder im Paket von Microsoft enthalten. Mithilfe des Tools könnt ihr Team-Websites bauen, Wikis anlegen, Dokumente hochladen und bearbeiten. Zudem lassen sich alle Ordner, Dokumente und Informationen mit Kollegen, Partnern und Kunden teilen, die diese dann ebenfalls bearbeiten können — selbst, wenn sie am anderen Ende der Welt sind. Sharepoints Dokumentenmanagagement funktioniert wie fast alle Cloud-Speicher: Ihr könnt Ordnerstrukturen erstellen und Dokumente hochladen, diese teilen und orts- und geräteunabhängig abrufen und bearbeiten. Eure Ordnerstruktur lässt sich ebenfalls mithilfe von Channels in Teams abbilden. So werden Dokumente, die ihr dort hochladet, automatisch in SharePoint hochgeladen.

Das klassische Office: Smarte Revolution

Die klassischen Office-Programme Word, Excel und PowerPoint hat wahrscheinlich schon jeder einmal benutzt. Auch hier hat sich in Office 365 einiges getan, um kollaboratives Arbeiten im Team so angenehmen wie möglich zu gestalten. Eure Office-Dokumente oder Tabellen könnt ihr ebenfalls in Teams oder SharePoint hochladen und dort können sie von euren Kollegen oder Partnern bearbeitet werden. Die Änderungen könnt ihr in Echtzeit verfolgen und ähnlich wie bei Google-Docs auch mit mehreren Usern gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Zudem könnt ihr über die Kommentarfunktion passende Kommentare an die Seite des Dokuments schreiben, die von anderen ebenfalls kommentiert werden können.

Kollaboratives Arbeiten: Drei weitere spannende Features von Office

Mit all diesen spannenden Features von bereits eher bekannten Office-Lösungen in 365 kann es passieren, dass mein einige Highlights des Pakets außer Acht lässt. Wir haben uns drei Features rausgepickt, die einer näheren Betrachtung definitiv wert sind:

Bewegtbild mit Office 365 Video

Dieses Tool gehört zu den eher unbekannteren unter den Collaboration-Tools. Dabei handelt es sich um einen Video-Hosting-Service, der es euch erlaubt, relevante Videos hochzuladen und zu teilen. Diese Videos lassen sich dabei unter anderem in SharePoint Unternehmenswebseiten, internen Blogs und Wikis einbinden. In Zeiten, in denen Bewegtbild einen immer höheren Stellenwert einnimmt also vielleicht keine schlechte Idee.

kollaboratives Arbeiten Office 365 Video

Office 365 Video ähnelt dabei dem allseits bekannten YouTube | © Microsoft

Voll organisiert mit dem Office 365 Planner

Ordnung ist das halbe Leben. Und die andere Hälfte besteht aus der richtigen Planung. Denn mit einer effektiven Teamplanung könnt ihr mehr erreichen als euch vielleicht bewusst ist. Wie der Name des Tools schon sagt, wird es dazu benutzt, die Teamarbeit zu organisieren. Mit dem Planner könnt ihr Pläne erstellen, Aufgaben organiieren und zuweisen, Dateien teilen und mit Teamkollegen über die Aufgaben chatten.

kollaboratives Arbeiten Office 365 Planner

Mit dem Office 365 Planner könnt ihr eure Teamarbeit organisieren | © Microsoft

Smart präsentieren mit Sway

Diese digitale Präsentationsanwendung hilft euch dabei, Websiteinhalte zu erstellen. Ihr könnt darin Texte, Bilder und andere Medien aus Bing, OneDrive, YouTube, Facebook und anderen Plattformen einfügen. Sway ähnelt PowerPoint, setzt aber keinen Moderator voraus, so dass der Inhalt ohne menschlichen Sprecher präsentiert und betrachtet werden kann.

kollaboratives Arbeiten Office 365 Sway

Mit Sway könnt ihr ebenfalls PowerPoint ähnliche Präsentationen erstellen | © Microsoft

Office 365: Die vielen Facetten von Microsoft

Abschließend betrachtet hat Microsoft mit Office 365 ein Komplettpaket der besonderen Art auf den Weg gebracht. Betrachtet man alle Paketinhalte einzeln, so könnte man fast ein ganzes Buch darüber schreiben. Insgesamt lässt sich feststellen, dass sich die Lösung sehr gut für kollaboratives Arbeiten eignet und ihr von den vielen Facetten oder 365-Welt profitiert. Wie sieht es aus? Benutzt ihr vielleicht schon Office 365 in eurem Team oder habt es vor? Wir freuen uns über eure Meinungen und Erfahrungen.

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Bildquellen

  • Headerbild Kollaboratives Arbeiten: shutterstock/Foxy burrow