Automatisches Rechnungsmanagement für Online-Händler

Ob in eigenen Online-Shops oder auf Marktplätzen wie Amazon, Alibaba oder Rakuten – E-Commerce boomt. Doch zugleich haben Händler vor allem jetzt in der Krise Mühe, ihre Leistungen zu erbringen. Ursache dafür sind vor allem Probleme bei Zulieferern. Der Jahresstudie Corona im E-Commerce des Händlerbundes zufolge stellt es für die Händler einen Kraftakt dar, Umsatzverluste, die zudem aus stornierten Aufträgen und einer erhöhten Retourenquote resultieren, abzufangen. Dazu kann die Automatisierung ihres Rechnungsmanagements einen Beitrag leisten, indem sie aktuelle Entscheidungsgrundlagen ermöglicht und Zeit verschafft, um zum Beispiel Verkaufsaktionen zu initiieren.

Mit der vorbereitenden Buchhaltung ist für Online-Händler besonders großer Aufwand verbunden. Da sie häufig auf mehreren Kanälen aktiv sind, müssen sie zum einen regelmäßig ihre Ausgangsrechnungen für die verkauften Produkte zusammentragen. Dies ist eine Herausforderung, da diese Belege oft nicht in einem Programm erstellt werden. Einige Online-Shops generieren unter anderem Rechnungen mit einem separaten Nummernkreis. Um alle zusammenzuführen, loggen sich Händler in jeden Shop beziehungsweise Marktplatz ein, suchen die Rechnungen und laden sie manuell herunter.

Rechnungen aus vielen Portalen

Zum anderen müssen sie ihre Eingangsrechnungen zentral zusammenführen. So melden sie sich im Kundenportal ihres Telefonanbieters an, suchen die Dokumente und laden sie herunter. Ebenso verfahren sie mit Rechnungen anderer Lieferanten. Einige Dokumente treffen per E-Mail ein und auch Belege, die Händler per Post erhalten, sowie Quittungen, die unterwegs entstehen, werden gesammelt. Nicht zuletzt gibt es Kontoauszüge von der Bank, PayPal & Co. sowie Kreditkartenabrechnungen. Ein Wirrwarr entsteht, in dem es schwerfällt, einen guten Überblick zu behalten und beispielsweise festzustellen, welche Rechnung wann bezahlt werden muss oder welche Kunden sich mit ihrer Zahlung in Verzug befinden.

Übertragung der Belege in die Buchhaltung

Ebenso gestaltet sich das Übertragen der Belege in die Buchhaltung zu einer Heldenaufgabe: Die digitalen Exemplare werden manuell in die Buchhaltungslösung importiert und verbucht, während in Papierform vorliegende Belege zunächst gescannt werden müssen. Alternativ erhält der beauftragte Steuerberater die Dokumente kleckerweise, teils analog, teils digital. Das Ergebnis: Trotz größter Mühe werden immer wieder Belege vergessen. Zudem sind oft Korrekturen erforderlich, weil zum Beispiel Beträge nicht korrekt überwiesen worden sind. Auch verspätete Zahlungen und damit verbundene negative Konsequenzen wie Mahngebühren und eine herabgesetzte Kreditwürdigkeit können eine Folge sein.

Quelle: GetMyInvoices

Nützliche Funktionen elektronischen Rechnungsmanagements

Solche Probleme lassen sich einfach vermeiden. Denn intelligente Cloud-Lösungen nehmen Händlern viele dieser Aufgaben ab und sind – ohne Investitionen und Installationen – sofort einsatzbereit. Mit der Rechnungsmanagement-Software GetMyInvoices zum Beispiel können Multichannel-Händler ihre komplette vorbereitende Buchhaltung automatisieren. Wichtige Funktionen einer solchen Software sind:

• Abholen von Ausgangsrechnungen für Marktplatz‑ und Shopverkäufe
  Einmal die Zugangsdaten der Marktplätze hinterlegt, trägt die Software alle Belege für Verkäufe zusammen. Wer einen Shop auf Basis von Shopware, PrestaShop, OpenCart, OXID oder xt:Commerce betreibt, braucht nur ein Plug-in bzw. eine Extension hinzuzufügen, um seine Ausgangsrechnungen nach einmaliger Einrichtung automatisch in seinen Account der Rechnungsmanagement-Software exportieren zu lassen. Händler, die auf Shopify, Ecwid, BigCommerce oder WooCommerce setzen, können die Anwendung „Printout Designer“ mit ihrem E-Commerce-System verbinden und darüber automatisch Rechnungen sowie Quittungen drucken und versenden. Über die Funktion „Zentraler E-Mail-Posteingang/Quittungseingang“ lassen sich die Rechnungen einfach mit den Belegen in der Rechnungsmanagement-Software synchronisieren
• Download von Rechnungen aus Online-Portalen, E-Mail-Postfächern und Drittlösungen
  Nach einmaligem Hinterlegen der Zugangsdaten holt die Software regelmäßig alle neuen relevanten Dokumente ab, zum Beispiel Rechnungen für Amazon-Bestellungen, Rechnungen von Google oder Facebook für Werbeanzeigen, Telefonrechnungen, Bankauszüge oder Kreditkartenabrechnungen

Quelle: GetMyInvoices

• Scan-App, die ggfs. die Anforderungen an ersetzendes Scannen erfüllt
  Unterwegs anfallende Quittungen wie für Porto lassen sich per Smartphone erfassen und werden ebenfalls automatisch hochgeladen. Erfüllt die Scan-App die Anforderungen an ersetzendes Scannen, können die gedruckten Belege vernichtet werden

• Intuitive, orts- und geräteunabhängige Dokumentenverwaltung
  Per Webbrowser lassen sich sämtliche Dokumente intuitiv verwalten. Sie können zum Beispiel mit individuellen Tags versehen, archiviert sowie recherchiert werden

• KI-Funktionen
  Dazu zählen die Erkennung von Dokumenten, das maschinelle Auslesen von Informationen wie Rechnungsdatum und -betrag, das Zuordnen von Belegen zu Bankbuchungen und Auswertungen

• Weiterleiten von Dokumenten
  Die Möglichkeit, die gewünschten Dokumente automatisch in andere Lösungen weiterzuleiten, zum Beispiel in die Buchhaltungssoftware oder an die Lösung des Steuerberaters, ist Gold wert

Bis zu 80 Prozent weniger Kosten

Anwender profitieren davon, dass sämtliche, für die Buchhaltung relevanten Belege automatisch an einem Ort zusammenlaufen. Außerdem stehen sie innerhalb kürzester Zeit dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden. Dies ermöglicht effizientes Cashflow-Management. Dabei reduzieren sich die Fehlerquote, der manuelle Aufwand und die Kosten. Der Marktanalyse e-invoicing journey 2019-2025 von Billentis zufolge kann eine automatisierte Rechnungsverarbeitung im Vergleich zu einer konventionellen, papierbasierten zu Kosteneinsparungen von bis zu 80 Prozent führen. Somit stehen Händlern mehr Ressourcen zur Verfügung, um ihr Online-Business voranzutreiben. Darüber hinaus haben sie jederzeit einen aktuellen Überblick – eine gute Grundlage für jetzt wichtige Entscheidungen.