Dokumente in der Cloud? Na klar!

Wenn man an Cloud-Computing denkt, dann denkt man vor allem an das Online-Speichern von Dokumenten und Videos, auf welche man von überall aus über das Internet Zugriff hat. Doch was hat es mit der Cloudspeicherung eigentlich auf sich? Wie lädt man Dokumente hoch und wie können diese von anderen bearbeitet werden? In diesem Beitrag wollen wir euch zeigen, warum Dokumente in der Cloud Sinn machen und welchen Vorteil sie euch bringen.

Dokumente in der Cloud: Studium gerettet

Wie sehr ihr davon profitieren könnt, wenn ihr eure Dokumente in der Cloud speichert, möchte ich euch zu Beginn anhand einer persönlichen Erfahrung näher bringen. Vor einigen Wochen hat sich mein Laptop aufgehangen und musste komplett auf Werkseinstellungen zurückgesetzt werden. Das bedeutet natürlich, dass alle Daten verloren gehen. Auch meine kompletten Studieninhalte, Hausaufgaben sowie Abschlussarbeiten waren weg. Allerdings:  Als Apple-User habe ich einen iCloud-Account, wodurch mein Laptop auch mit meinem Mobiltelefon synchronisiert ist. Das heißt, alle Daten, die sich auf meinem Rechner befinden, kann ich im Nu über mein mobiles Endgerät abrufen. Dadurch, dass alle meine wichtigen Dokumente in der Cloud gespeichert sind, sind mir keine Daten abhanden gekommen. So konnte ich meinen Laptop neu aufsetzen und innerhalb weniger Stunden war alles wieder wie zuvor — zu meinem Glück.

Aber da gibt es doch Probleme mit der Sicherheit…

Noch immer schwingt bei Cloud-Computing die sogenannte “German Angst” mit, denn im Gegensatz zu unseren europäischen Nachbarn, blickt man hier noch immer mit einem skeptischeren Auge auf die Cloud. Besonders der Punkt Datensicherheit wird immer wieder als Kritikpunkt der Cloud benutzt. Doch dabei sind diese Sorgen total unbegründet. Wenn ihr eure Dokumente in der deutschen Cloud speichert, dann werden diese in deutschen Rechenzentren gespeichert, die den höchsten Sicherheitsstandard weltweit besitzen. Und auch, wenn ihr auf US-amerikanische Lösungen wie zum Beispiel von Apple, Google oder Microsoft zurückgreifen wollt, sind eure Daten sicher. Denn das Interesse der Unternehmen besteht darin, dass ihr diesen Vertraut. Wenn eure Daten also nicht sicher wären, dann hätten die großen US-Anbieter niemals so einen Erfolg gehabt, wie sie ihn derzeit verzeichnen. Zudem betreiben diese Unternehmen ebenfalls Rechenzentren in Europa, die auch unter die EU-DSGVO fallen.

So profitiert ihr von Dokumenten in der Cloud

Wenn ihr eure Dokumente in der Cloud speichert, profitiert ihr von einigen Vorteilen wie zum Beispiel Dokumentenaustausch und gemeinsame Bearbeitung. Doch wie funktioniert das alles?

Der Dokumentenspeicher

Dokumente in der Cloud zu speichern ist heutzutage ein Kinderspiel. Was für Neulinge noch immer ein wenig nach Science-Fiction klingt ist in Wirklichkeit ein einfacher Prozess. Ihr könnt euch die Cloud wie eine riesige virtuelle Festplatte vorstellen auf der eure Daten gespeichert sind — ohne, dass ihr euren eigenen Speicherplatz dafür benutzen müsst. Die Daten speichern, wie wir oben schon beschrieben haben, in Hochsicherheitsdatenzentren und sind für Dritte nicht zugänglich. Damit eure Daten dort gespeichert werden können, braucht ihr bei den meisten Cloud-Speichern nur einen Account und schon kann es losgehen. In vielen Fällen könnt ihr ganz einfach per Drag & Drop eure Dokumente in euren Cloud-Speicher ziehen und wenige Sekunden später sind sie dort gespeichert. Diese Dokumente könnt ihr dann von überall aus der Welt — vorausgesetzt, ihr seid mit dem Internet verbunden — abrufen. Bei den meisten Anbietern ist, ähnlich wie bei mir, auch eine Symbiose zwischen PC und mobilen Endgerät möglich, sodass ihr eure Dokumente geräteübergreifend benutzen könnt. Die bekanntesten Anbieter sind hier wohl zum einen die iCloud von Apple (über eure Apple-ID) aber auch der Online Speicher Google Drive (kostenfrei, lediglich ein Google-Account ist notwendig) oder OneDrive von Microsoft (in Office 365 enthalten).

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Mithilfe der Cloud könnt ihr alle eure Dokumente sicher speichern ohne euren eigenen Speicherplatz zu benutzen | pexels.com/Rawpixel.com

Dokumente ganz einfach austauschen

Das Schöne ist: In der Cloud könnt ihr eure Dokumente nicht nur speichern sondern auch ganz einfach miteinander austauschen. Bei Google Drive zum Beispiel könnt ihr dafür den anderen Personen einfache eine Berechtigung erteilen und sie bekommen Zugriff auf die von euch freigegebenen Ordner und Dokumente, um sie herunterzuladen oder die ihr gerne verschicken wollt. Diesen Zugriff könnt ihr an beliebig viele Personen verteilen, was gerade in der Teamarbeit zu enormer Erleichterung des Workflows sorgt. Auch das funktioniert natürlich von jedem Gerät aus. So habt ihr eure Dokumente immer dabei, wenn ihr sie gerade braucht — auch in Fällen wie meinem.

Kollaboratives Arbeiten

Wer schon einmal in einem Google-Doc gearbeitet hat, weiß, wie effektiv hier die kollaborative Teamarbeit funktioniert. Auch hier können Berechtigungen erteilt werden, entsprechende Dokumente zu bearbeiten (auch bei OneDrive) und ihr könnt in Echtzeit nachverfolgen, was eure Kollegen an dem Dokumente, der Präsentation oder in der Excel-Tabelle ändern. Das ist gerade dann von Vorteil, wenn ihr über weite Distanzen voneinander entfernt seid, ein Kollege im Home-Office arbeitet oder ihr gemeinsam an einem Projekt arbeitet — die Möglichkeiten sind vielfältig.

Fazit: Dokumente in der Cloud? Na klar!

Gerade wenn es um Dokumente geht, ist die Cloud eine smarte Alternative zur herkömmlichen Dateispeicherung und -Bearbeitung — und das sowohl beruflich als auch privat. Das Tolle: Mittlerweile gibt es eine Vielzahl an Lösungen, die euch helfen, eure Dokumente in der Cloud zu verwalten. Mehr dazu findet ihr in unserem App Store.