Tradition trifft Zukunft – wir gehen weiter!

Aus einem kleinen Klempnerbetrieb entwickelte sich ein kompetenter Fachmann für moderne Haustechnik. Der Name Luckhaus steht für fast 90-jährige Tradition – eine lange Zeit, in der viel Erfahrung gesammelt wurde.

„Unternehmens IT stand nicht im Vordergrund“

Herr Luckhaus und sein Team sind mit Leib und Seele Handwerker und der Fokus liegt auf der Erfüllung der Wünsche der Kunden. Mit Fragen zum DMS hat sich das Unternehmen nur am Rande beschäftigt, stand aber nun auf Grund neuer rechtlicher Vorschriften und wachsenden Volumens vor der Aufgabe, sich näher mit diesem Thema auseinanderzusetzen. Initial hatte die Luckhaus GmbH die Aufgabe zu lösen, per Mail eingehende Rechnungen GoBD gerecht zu verwalten und die bisherige Ablage im Dateisystem aufzulösen. Die Entscheidung für die Einführung eines DMS (Dokumentenmanagementsystems) wurde nicht leichtfertig getroffen, weil unnötiger Einführungs- und Schulungsaufwand unbedingt vermieden werden sollte.

Hohe Anforderungen an die die neuen Technologien und die Lösung

In erster Linie musste die Einführung des DMS ohne großen technischen Aufwand erfolgen, weil die IT-Technik im Hause Luckhaus GmbH nur eine untergeordnete Rolle spielte. Gleichzeitig sollte die Möglichkeit bestehen, Daten mit dem externen Steuerbüro auszutauschen. Weitere Anforderungen waren:

  1. Einfache, schnelle und sichere Bedienung
  2. Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen
  3. Integriertes Archiv
  4. Benutzerfreundlich
  5. Keine hohen Anschaffungskosten

IQUADRAT Technologie Dokumente

Die Luckhaus GmbH hat mit der IQUADRAT-Technologie smartes Dokumentenmanagement eingeführt | pexels.com/Christina Morillo

Die Lösungen/Produkte von IQUADRAT erfüllen alle Anforderungen

„Die PHOENIX Documents Cloud Lösung von IQUADRAT hat uns überzeugt, da sie auf den ersten Blick alle Anforderungen erfüllt hat. Über die Website von IQUADRAT konnten wir die Lösung vier Wochen kostenfrei testen und waren von PHOENIX Documents Cloud schnell überzeugt“, so Michael Luckhaus, Geschäftsführer der Luckhaus GmbH. „

Das Hosting der Cloud erfolgt über das Rechenzentrum der deutschen Telekom, was Herrn Luckhaus eine zertifizierte Zuverlässigkeit und Sicherheit bot. Die PHOENIX Documents Cloud Lösung ist auch für ein kleines Budget mit einer geringen monatlichen Rate realisierbar und belastet nicht durch eine einmalige große Investition.

Unproblematische und schnelle Einführung im laufenden Betrieb

Innerhalb kürzester Zeit wurde die Software in Betrieb genommen. Die Mitarbeiter erhielten eine kurze Einweisung der wichtigsten Funktionalitäten. Da das System intuitiv zu bedienen ist, waren keine langwierigen Schulungen notwendig.

„Wenn es doch einmal Fragen gab, konnte uns der Support von IQUADRAT schnell und unkompliziert weiterhelfen. Das zusätzliche Modul Capture Client wurde für das Scannen an allen Arbeitsplätzen eingerichtet. Damit können die „restlichen“ noch vorhandenen Papierrechnungen ebenso bearbeitet werden wie die Vielzahl an elektronischen Rechnungen.Die Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern von IQUADRAT erfolgte vom ersten Kontakt bis heute reibungslos. IQUADRAT verkauft ein tolles Produkt und kann mit Recht stolz darauf sein.Auf jede Frage bekommt man eine kompetente Antwort und das schnell und zuverlässig“, berichtet Kim Drößiger, Assistentin der Geschäftsleitung.

Komfortableres und effizienteres Verwalten von Dokumenten und Rechnungen im Unternehmen bestätigt den Schritt in die Cloud

Als traditioneller Betrieb war die Luckhaus GmbH sehr skeptisch, eine komplett neue Technologie einzuführen. Die Vorteile, die sich jedoch schon nach kurzer Zeit bemerkbar gemacht haben, haben alle Abläufe sehr vereinfacht:

  1. Ablage ist wesentlich übersichtlicher
  2. Suchfunktionen im System sparen viel Zeit
  3. Es können keine Abgabetermine von gemieteten Werkzeugen und Maschinen mehr verpasst werden
  4. Zahlungen an Lieferanten können auf Termin gesetzt werden
  5. Monatliche Kosten sind überschaubar

Ein entscheidender Vorteil des Cloud-Systems ist die verbesserte Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Eingangsrechnungen können vom Steuerberater direkt aus dem System eingesehen werden und Personaldokumente (wie z.B. Lohnbelege, Krankmeldungen usw.) werden problemlos über die Cloud ausgetauscht.

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