Digitaler Posteingang: Neue Möglichkeiten für die tägliche Briefpost

Heutzutage läuft fast alles über unser Smartphone: Egal ob Banking, Shopping oder Essen bestellen — alles funktioniert digital. Selbst unsere E-Mails trudeln munter auf unserem kleinen Helfer ein. Und seit Neustem könnt ihr auch Briefe auf dem Smartphone oder Rechner empfangen. Wie das geht? Ein digitaler Posteingang ist die Lösung.

Deutschland ist eine Briefschreibernation. Allein zwischen 2016 und 2017 wurden über 18,5 Milliarden Briefe über die Deutsche Post versendet. Diese Landen dann häufig auf unseren Schreibtischen, fallen hinter das Regal oder liegen — gerade zur Urlaubszeit — erst einmal ein paar Wochen beim (Büro-)Nachbarn. Das ist nicht weiter schlimm, doch gerade im Bezug auf wichtige Schreiben oder Rechnungen noch immer eine Hürde. Und genau hier greift das System des digitalen Posteingangs: Die Post wird auf eure Smartphones oder Rechner gesendet. Kein Papier mehr. Keine chaotischen Unterlagen mehr und alles digital gespeichert.

Digitaler Posteingang: So funktioniert das System

Das Prinzip eines digitalen Posteingangs ist sowohl simpel als auch genial. Anstatt ins Postfach wird der Brief an den Dienstleister eurer Wahl übermittelt. Dieser scannt nun den Brief ein und stellt ihn, wenn gewollt, digital als PDF in einem Portal zur Verfügung. Der Papierbrief wird daraufhin fachgerecht vernichtet, sodass niemand die sensiblen Daten der Post zu Gesicht bekommt. Wenn ihr wollt, könnt ihr den Brief bereits digital lesen oder ihn aber an eure Adresse zustellen lassen. Dieses System haben sich bereits mehrere Anbieter zu Nutze gemacht. Wir wollen euch einmal die drei gängigsten vorstellen:

Der Klassiker: E-Postscan der Deutschen Post

Beim E-Postscan handelt es sich um den digitalen Service der Deutschen Post, welcher über das E-Post-Portal gebucht werden kann. Hierfür müsst ihr ein Nutzerkonto anlegen, damit eure Briefe digitalisiert werden können. Die Post stellt euch dann die Briefe in eurem E-Post-Konto zur Verfügung. Das Konto kann sowohl über den Browser als auch die App verwaltet werden.

E-Postscan: So geht’s

Sofern ihr noch kein E-Post-Konto habt, könnt ihr euch kostenlos registrieren. Wenn ihr dann den Digitalservice in Anspruch nehmen wollt, müsst ihr erst einmal durch ein Verifizierungsverfahren. Dafür zeigt ihr euren Personalausweis entweder in der Poststelle vor oder wartet, bis der Briefträger bei euch war und die Verifizierung übernimmt. Danach braucht ihr allerdings etwas Geduld, da es circa ein bis zwei Wochen dauert, bis euer Konto freigeschaltet ist. Danach könnt ihr den Service nach persönlichen Belieben nutzen — entweder befristet zwischen sieben Tagen und einem Monat oder unbefristet. Pro Monat zahlt ihr dabei für den Service 24,99 €. Am Ende eines jeden Monats beziehungsweise der Vertragslaufzeit erhaltet ihr eure Briefe noch einmal gebündelt in physischer Form.

Fakten:

• nette Ergänzung zum normalen Postverkehr
• schwierige Registrierung
• kostet je nach Paket zwischen 15 € und 300 € im Monat

Der Vielfältige: Caya

Caya ist ein digitaler Posteingang der Extraklasse, denn nicht einmal den Nachsendeauftrag müsst ihr hier einrichten — das macht Caya für euch. Eure Briefpost wird dann an das Scancenter von Caya gesendet und dort weiterverarbeitet: Gemäß aller Datenschutzbestimmungen wird eure Briefpost in einem standardisierten und vollautomatisierten Verfahren geöffnet und dann digital umgewandelt. Der Prozess umfasst dabei folgende Schritte: Scannen, Bildkorrektur über Bilderkennungsverfahren, automatische Texterkennung und Indizierung zur Suchoptimierung. Anschließend wird das Dokument klassifiziert und das Original sicher archiviert. Ihr werdet dann per Push-Notification oder E-Mail darauf hingewiesen, dass Post auf euch wartet. Auf die Post könnt ihr dabei über das Web oder die iOS- bzw. Android-App zugreifen.

Optimale Weiterverarbeitung

Danach könnt ihr eure Dokumente sichten, bei Wunsch Klassifizierungen ändern, löschen oder ergänzen aber auch die Dokumente herunterladen, um sie zu versenden. Oder ihr könnt nach bereits vorhandenen Dokumenten in der Suchmaske per Volltextsuche oder nach Klassifizierungsbegriffen suchen. Dokumente, die ihr als Original benötigt, werden euch in einer Sammelsendung zugesendet. Der Versand erfolgt per Päckchen, da diese nicht von dem Nachsendeauftrag erfasst werden, und benötigt lediglich einen zusätzlichen Werktag für die Zustellung

Passende Tarife für alle Anforderungsbestimmungen

Daneben habt ihr die Auswahl zwischen vier verschiedenen Tarifen, die auf eure persönlichen und unternehmerischen Bedürfnisse zugeschnitten sind:

1. Der Kennenlern-Tarif: Hier bekommt ihr 10 Scans kostenlos zugestellt
2. Das Abo für Unternehmen: Für 25 € monatlich könnt ihr eurem Account bis zu fünf Empfänger hinzufügen. Obendrauf werden Geschäftskunden immer mit Vorrang bearbeitet. Hier entfällt außerdem die Gebühr für das Einrichten des Nachsendeauftrags.
3. Das maßgeschneiderte Abo: Ab 89 € erhaltet ihr hier ein Angebot auf die Anforderungen eures Unternehmens angepasst.

Fakten:

• es gibt vier verschiedene Geschäftsmodelle sowohl für Privat- als auch Geschäftskunden
• Dokumente können mit Tags versehen werden, was das Suchen nach spezifischen Informationen erleichtert
• Caya übernimmt das Erstellen eines Nachsendeauftrags für euch

Quelle: Bildrechte beim Autor

Der Professionelle: Dropscan

Bereits sechs Jahre bietet Dropscan einen Scanservice für Briefpost und Papierdokumente an. Das Angebot nutzen inzwischen über 10.000 gewerbliche und private Kunden. Der digitale Briefkasten heisst bei Dropscan ‘Scanbox’ und hat sogar eine eigene Adresse! Direkt nach der schnellen und unkomplizierten Registrierung erhaltet ihr eine Postanschrift auf euren (Firmen-)Namen. Dorthin könnt ihr eure Post per Nachsendeauftrag weiterleiten oder selber die Absender eurer Briefe über die neue Postanschrift informieren. Sobald ihr Post bekommt, scannt Dropscan den Briefumschlag und informiert euch per E-Mail. Mit einem Klick entscheidet ihr dann, ob der Brief geöffnet und eingescannt werden soll. Wenige Stunden später steht euch das digitale Dokument als PDF zur Verfügung. Das Tolle an Dropscan: Ihr entscheidet, welcher Brief geöffnet und gescannt wird und was danach damit geschieht. So könnt ihr Briefe auch sofort datenschutzgerecht vernichten (z.B. bei Werbung) oder euch wichtige Unterlagen als Sammelsendung auf dem Postweg zuschicken lassen. Alternativ bewahrt Dropscan eure Post auch für unbegrenzte Zeit in einem sicheren Archiv auf.

Klares Alleinstellungsmerkmal

Ein klares Alleinstellungsmerkmal bei Dropscan sind die digitalen Workflows: Sämtliche Aktionen wie z.B. das Öffnen & Scannen oder die Weiterleitung von Sendungen könnt ihr mit einfachen Regeln automatisieren. In Verbindung mit den sog. Integrationen landen alle digitalen Dokumente dann automatisch bei anderen Services wie z.B. Dropbox, Google Drive, CenterDevice, STFP, AWS, Azure, Fastbill oder Buchhaltungsbutler. Der digitale Posteingang läuft damit komplett automatisiert im Hintergrund ab und ihr müsst euch um nichts mehr kümmern.

Sehr gut gefällt uns auch, dass Dropscan nicht nur Briefe scannt. Papierdokumente die bei euch im Büro, im Regal oder auf dem Schreibtisch herumliegen könnt ihr genauso digitalisieren lassen! Einfach die Papierunterlagen in einem Umschlag oder Paket an die Scanbox-Adresse schicken und Dropscan scannt alles zuverlässig für euch ein. Ein idealer Service für z.B. die monatlichen Buchhaltungsunterlagen!

Fakten:

• Hohe Flexibilität: Bei jeder Sendung könnt ihr entscheiden ob sie gescannt werden soll
• Digitale Workflows automatisieren den Posteingang und senden Scans an andere Services
• Preis liegt bei 10 € im Monat für Geschäftskunden, Pay as you go kostet 12,90 € pro Monat

Quelle: Bildrechte beim Autor

Digitaler Posteingang: So smart können Briefe sein

Vor einigen Jahren haben einige Büros bereits ausgerufen, dass sie komplett papierfrei werden wollen. Das ist damals nicht gelungen. Doch mit einem digitalen Posteingang ist der erste Schritt getan, die Unmengen an Papier aus unseren Büros zu entfernen. Außerdem habt ihre eure wichtigen Unterlagen stets abrufbar auf dem Smartphone oder Tablet dabei und müsst euch nicht mehr mit nervigen Werbebriefen rumschlagen — diese könnt ihr direkt vernichten lassen. Ein digitaler Posteingang ist somit ein erster Schritt in Richtung eines smarten Büros — wann richtet ihr euren ein? In unserem Smart App Store findet ihr dazu die passenden Lösungen.