Dass erfolgreiches Controlling wichtig für den Erfolg eines Unternehmens ist, haben wir bereits in diesem Beitrag gezeigt. Dennoch gibt es eine besondere Form des Controllings, nämlich das Projektcontrolling. Dies bezieht sich ausschließlich auf die Projekte, die das Unternehmen durchführt. Auch hier sind exakte Zahlen wichtig, um den Erfolg des Projekts zu garantieren. Doch was hat die Zeiterfassungslösung clockodo damit zu tun? Wir schauen uns das Thema einmal genauer an.

clockodo und das Projektcontrolling: Eine Einführung

Das Management für eure Projekte lässt sich sinnvoll mit einer Zeiterfassung verbinden. So könnt ihr auf Basis von erfassten Zeiten genau nachvollziehen, wie die Projekte verlaufen sind. Ihr sammelt wertvolle Daten, mit denen ihr eure Workflows analysieren und optimieren könnt.

In clockodo erfassen alle Mitarbeiter eines Unternehmens ihre Arbeitszeit. Diese Zeit fließt automatisch in die Projekte, die die Angestellten für ihre Einträge auswählen. So bauen sich Schritt für Schritt Projektberichte auf, die alle Zeiteinträge beinhalten, die zum jeweiligen Projekt gehören. Direkt im Tool managt ihr eure Projekte und überprüft deren Budget und Effektivität. Das bedeutet: Ihr und eure Kollegen legt Kunden an, weist ihnen Projekte zu und bucht eure Zeiten direkt den Projekten zugeordnet. Jede Minute Arbeit für ein Projekt ist im Bericht vorhanden.

Den Projekten könnt ihr ein Budget zuweisen . Das funktioniert monetär oder auf Stundenbasis und ist entweder ein fester Wert, der einzuhalten ist, oder ein Soll-Wert zur Orientierung. Für ein Zeitbudget zählt clockodo einfach die Stunden hoch. Um monetäre Ziele zu überprüfen, hinterlegt ihr Stundensätze. Diese können entweder ein pauschaler, oder ein variabler Stundensatz für verschiedene Projekte und Leistungen sein. Mit dem Wissen, wie viel eine Stunde für ein bestimmtes Projekt wert ist, rechnet clockodo an Habd der hinterlegten Werte aus, wie viel vom Budget bereits verbraucht wurde.

Auf diese Weise hilft ein Zeiterfassungssystem euch dabei, euer Projektmanagement jederzeit zu überschauen. Auf einen Blick seht ihr, wie weit eure Projekte fortgeschritten sind und bei welchen ihr vielleicht schon über das Budget hinaus seid. So können Ressourcen für das aktuelle sowie für kommenden Projekte neu geplant werden, Budgets können nachkalkuliert werden.

Vielfältige Stundensätze

Damit die Berechnungen auch wirklich zu euch passen, lassen sich die Stundensätze vielfältig anlegen. Ihr könnt verschiedene Sätze für einzelne Kunden und Projekte hinterlegen und Leistungen unterschiedlich abrechnen. Für jede Regel, die ihr erstellt, könnt ihr zusätzlich Ausnahmen festlegen oder einem einzelnen Mitarbeiter einen anderen Satz zuordnen. Und für alle anderen Fälle greift ein Standard-Stundensatz, den ihr anlegt.

So ist clockodo in der Lage, das eingegebene Budget und den erzielten Umsatz genau zu kalkulieren und einen Überblick zu geben. Wurde ein festgelegtes Budget überschritten, sinkt der effektive Stundensatz, denn pro Stunde wurde weniger eingenommen als die Stundensatzregel beträgt. Umgekehrt steigt der effektive Satz, wenn ihr bei einem festgesetzten Budget schneller fertig seid, als ursprünglich gedacht, und damit das Budget nicht ganz ausnutzen musstet. Ihr habt im Unternehmen oft auch Zeiten, die ihr dem Kunden nicht in Rechnung stellt. Zum Beispiel, wenn ihr mit dem Kunden telefoniert. Solche „unproduktiven Zeiten“ nimmt clockodo ebenfalls auf und zeigt euch an, wie viel Prozent eines Projektes tatsächlich produktiv waren.

Alle Informationen, die ihr in clockodo  eintragt, ergeben detaillierte Berichte. Für das Projektcontrolling bekommt ihr also einen genauen Einblick: Wie lange hat ein Projekt gedauert? Wer war daran mit wie vielen Stunden beteiligt? Welche Leistungen sind angefallen? Wurde das Budget eingehalten? Wie hoch waren Effektivität und Produktivität? Was kann ich dem Kunden in Rechnung stellen? So könnt ihr eure Projekte im Detail analysieren, daraus lernen und eure Ressourcen für die Zukunft anders verteilen.

Projektcontrolling clockodo: Stundensätze

In clockodo könnt ihr sowohl Standard- als auch Individual-Stundensätze definieren | ©clockodo

Die Bestandteile des Projektcontrolling im Detail

Das Projektcontrolling von clockodo setzt sich aus verschiedenen Bausteinen zusammen, die zu einem einheitlichen Controlling führen. Die einzelnen Bausteine haben verschiedene Einstellungsmöglichkeiten, sodass ihr die Zeiterfassungssoftware auf euch zuschneiden könnt.

Startschuss: Die richtige Vorbereitung

Ein effizientes Controlling verlangt eine effiziente Verwaltung. Dazu bereitet ihr die Arbeitsumgebung so vor, dass alle Prozesse reibungslos ineinandergreifen. Damit dies gelingt, werden Kunden und Projekte in clockodo angelegt, auf welche dann die Zeiten gebucht werden können. Diese können auch bequem importiert werden, sodass für den zuständigen Mitarbeiter kein Mehraufwand entsteht.
Für die Projekte stellt ihr das Budget ein und könnt festlegen, welche Mitarbeiter überhaupt auf diese buchen dürfen. Genauso gibt es die Einstellungsmöglichkeit dazu, ob ein Projekt oder ein ganzer Kunde in Zukunft abgerechnet werden soll. So könnt ihr auch interne Projekte anlegen und Zeiten erfassen, die keinem konkreten Projekt zugeordnet werden. Zusätzlich legt ihr Leistungen an. Das sind die verschiedenen Tätigkeiten, denen alle Mitarbeiter in den einzelnen Projekten nachgehen. Ihr seht also nicht nur, wie viel Zeit in ein Projekt gelaufen ist, sondern auch, welche Aufgaben darin am längsten gedauert haben.

Habt ihr dann die Stundensätze hinterlegt, hat die Zeiterfassung alle notwendigen Informationen, um fleißig alle Daten zu sammeln und zu sortieren.

Projektcontrolling clockodo: Projekt anlegen

Wenn ihr in clockodo eingeloggt seid, könnt ihr über dieses Menü ein neues Projekt anlegen. | © clockodo

Marathon: Daten fürs Controlling sammeln

Ihr führt eure Projekte durch und erfasst eure Zeiten dafür. Jeden Tag fließt jede Minute in die jeweiligen Aufgaben und ihr ergänzt die Einträge wahlweise um eine Beschreibung. Wie genau die Zeiterfassung von clockodo funktioniert, erfahrt ihr in diesem Artikel. Zum Beispiel beinhaltet das Tool wahlweise auch die Arbeitszeiterfassung der Mitarbeiter inklusive Soll-Stunden und Abwesenheiten.

Endspurt: Projektmanagement durch Berichtskontrolle

Sowohl während als auch nach einem Projekt gilt es, den Überblick zu behalten. Liegen wir im Zeitplan? Wie sieht die Budgetausnutzung aus? Welche Aufgaben haben wir bereits geleistet?

Projektberichte in clockodo

Alle gesammelten Daten sind automatisch in vorgefertigte Berichte einsortiert. Eine Liste zeigt direkt den Fortschritt aller Projekte im Überblick. In den einzelnen, übersichtlichen Projektberichten findet ihr dann alle wichtigen Details für ein bestimmtes Projekt.

Hier findet ihr eine Auflistung der Mitarbeiter, der Leistungen und aller Einträge des Projekts. Ihr seht direkt, wie viel sogenannte unproduktive Zeit angefallen ist, wann die Einträge gebucht wurden und ob es Pauschaleinträge gibt. Jeden Bericht könnt ihr als PDF oder CSV exportieren und bei euch speichern oder den Kunden schicken. Habt ihr eine Partner-Rechnungsanwendung verbunden, könnt ihr auch direkt eine Rechnung stellen.

Projektcontrolling clockodo: Berichte

Mithilfe von Berichten weiß das Projektteam stets über den aktuellen Stand des Projekts Bescheid. | ©clockodo

Individuelle Berichte mit dem Berichtsbaukasten

Zusätzlich zu den vorgefertigten Projektberichten habt ihr auch die Möglichkeit, eure Berichte selbst zusammenzustellen. Ganz nach euren Bedürfnissen oder denen eurer Kunden erstellt ihr eine Übersicht mit euren Einträgen. Der Berichtsbaukasten bietet viele Funktionen, um alle Zeiteinträge individuell zu sortieren, zu filtern und verschieden zu gruppieren. Ihr grenzt den Zeitraum ein und könnt eine Rundung für die Zeiten auswählen. Basierend auf der Auswahl seht ihr in farbigen Diagrammen, welche Gruppierung am meisten Zeit beansprucht. Auch hier gibt es die Exportmöglichkeiten und einen Link zur Rechnungsstellung für die ausgewählten Einträge.

Fazit: clockodo fungiert über Zeiterfassung hinaus

Dass clockodo eine tolle Lösung zum Erfassen von Zeiten ist, haben wir euch ja bereits hier gezeigt. Die Kompetenz der Zeiterfassungslösung geht jedoch weit darüber hinaus. Mit einer Ausstattung für effizientes Projektcontrolling profitieren alle im Projekt involvierten Parteien. Ihr habt jederzeit einen genauen Einblick in eure Arbeit und könnt euch anpassen oder euer Unternehmen für die Zukunft optimieren.

clockodo in unserem App Store

clockodo ist eine Lösung, die sich auf Zeiterfassung spezialisiert hat. Doch mit weiteren Features im Bereich Projektcontrolling profitiert das Unternehmen in doppelter Hinsicht.

Bildquellen

  • Headerbild Projektcontrolling clockodo: shutterstock/GaudiLab