Vielleicht kennt ihr es noch von früher: Während großen Projekten bestanden eure Projektpläne aus einer Vielzahl von unübersichtlichen Excel-Listen, was den Projektverlauf nicht unbedingt gefördert hat. Doch seitdem es smarte Lösungen für die IT gibt, verändert sich das Projektmanagement zu einem agilen Teamprozess. Wir zeigen euch, wie die Cloud das Thema Projekt auf eine ganz neue Ebene bringt.

Hintergrundwissen: Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement ist ein vielfältiges Gebiet. Es handelt von der Planung, Überwachung, Steuerung und schließlich auch vom Abschluss eines Projektes mit einem spezifischen Ziel. Die Rahmenbedingungen werden dabei meist durch Zeit, Budget und Personalressourcen bestimmt. Durch erfolgreiches Projektmanagement könnt ihr Risiken minimieren, Termine, sowie Budgets einhalten und neue Chancen erkennen. Oftmals ist Projektmanagement auch hilfreich, damit ihr ein komplexes Thema oder eine Aufgabe in Einzelschritte aufgliedern und so vereinfachen könnt.

Erfolgsfaktor Ordnung

Nicht nur im Tagesgeschäft, sondern auch während Projekten gilt eine Faustregel: Ordnung ist die halbe Miete. Denn eine effiziente Organisation innerhalb eures Projektteams ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg eures Projekts und im Umkehrschluss auch für das Wachstum und die Entwicklung eurer Firma. Damit das gelingen kann, gibt es heute moderne Tools mit denen ihr ein smartes und zentrales Aufgabenmanagement entwickeln könnt. Wie das möglich ist? Moderne Cloudlösungen läuten den Beginn einer neuen Ära im Projektmanagement ein — seid ihr bereit für die Revolution?

Neue Rolle des Projektmanagers

Im klassischen Projektmanagement war der Projektleiter vor allem mit der Leitung und der Planung des Projektes beschäftigt. Das heißt: Excel-Listen, die permanent aktualisiert werden müssen — und mal im ernst: Wie oft hat das funktioniert? Zudem kommen Controlling-Aufgaben und eine enorme Last an Datenpflege dazu; Zeit für eine ausreichende Teamdelegation bleibt also wenig. Der Projektleiter hatte mehr den stillen Posten eines Verwalters, der oft nicht eingreifen konnte. Ist das smart? Nein! Doch dank neuen smarten Lösungen, findet auch ein Wechsel der Rolle des Projektleiters statt.

Wie wird das Projektmanagement neu aufgestellt?

Dank einer Symbiose aus internen sozialen Netzwerken (mehr dazu bald) sowie einem zentralen und agilen Aufgabenmanagement wird die Zusammenarbeit in eurem Team auf ein neues Level angehoben. Mit dem Einsatz von Saas-Lösungen könnt ihr in Echtzeit miteinander arbeiten — egal, wo ihr euch befindet. Zudem bieten die meisten Saas-Anbieter Pay-as-you-go-Tarife an, sodass ihr selbst mit einem kleinen Team kostengünstig von der Cloud profitieren könnt. Der große Vorteil: Durch die Verwendung von smarten Projektmanagement-Tools rückt die Zusammenarbeit aller Teammitglieder in den Mittelpunkt. Aufgaben werden erstellt und verteilt. Jeder Kollege kann seinen Stand stetig selbstständig aktualisieren. Zudem werden Fehler und Engpässe schneller identifiziert, da der Arbeitsprozess stets transparent abgebildet wird — wie zum Beispiel bei MeisterTask oder OPROMA:

So sieht der Arbeitsprozess in MeisterTask aus

Ein weiterer Vorteil: Durch agile Arbeitsprozesse entfallen zeitraubende Aktivitäten wie zum Beispiel das Führen von Aufgabenlisten in Excel, Leistungsnachweise und das Erstellen von Auswertungen. Somit wird auch der Projektleiter wieder zu einem aktiven Mitglied im Projektteam, anstelle in der Rolle des Verwalters zu verharren.

Neue Werte für das Projektmanagement

Mit dem Einsatz von Cloudlösungen im Bereich Projektmanagement findet ein eindeutiger Wertewechsel statt. Ihr könnt euch jedes Projekt quasi als ein eigenes soziales Netzwerk vorstellen in dem ihr mit euren Kollegen interagiert. Zudem werden Entscheidungen nicht mehr nur von oben nach unten (Top-down) getroffen, sondern auch Ansätze aus dem Team (Bottom-up) können in den Prozess integriert werden. Die hierarchische Struktur wird somit teilweise aufgelöst. Der positive Effekt dabei? Ihr und eure Kollegen bekommt mehr Eigenverantwortung bei der Bearbeitung und Pflege eurer Aufgaben. Trotzdem behält der Projektleiter seine Steuerfunktion und kann in schwierigen Situationen eingreifen. Zudem spielen Ort und Zeit dank smarter Lösungen keine Rolle mehr: Egal, wo ihr euch befindet könnt ihr miteinander arbeiten und ein tolles Projekt auf die Beine stellen.

Ausblick: Wird das Projektmanagement revolutioniert?

Insgesamt zeigt sich, dass der Einsatz von Cloudlösungen im Projektmanagement einen positiven Effekt auf die Arbeit hat. Dennoch befindet sich die Umstellung von konservativ auf agil noch in einer Entwicklungsphase. Das liegt vor allem daran, dass viele Unternehmen noch ein neues Verständnis für Projekte entwickeln müssen.  Trotzdem könnt ihr mit dem Einsatz von smarten Lösungen eine Menge Vorteile für euch und eure Firma erzielen — wann fangt ihr an?