Ultimativer Guide für die digitale Zusammenarbeit in Teams – Ein Leitfaden für Teamleads 

Corona war für die Digitalisierung der Teamorganisation wie eine Schocktherapie: Während ein Großteil der Unternehmen im Frühjahr 2020 noch über E-Mails kommunizierte, standen wenige Monate später virtuelle Meetings, Chat-Lösungen und intuitive Organisationstools im Fokus. Die Idee der digitalen Kollaboration erreichte sogar stark konservative Unternehmen, in denen Begriffe wie Remote Work sonst nur nach neumodischen Buzzwords klangen. Aber sind diese Punkte tatsächlich nur der Ausdruck eines temporären Trends oder werden sie unsere Zusammenarbeit in Teams langfristig verändern? 

Was macht gute Teamzusammenarbeit aus?

Um dies zu beantworten, muss sich zuerst die Grundfrage gestellt werden: Was macht gute Zusammenarbeit in Teams überhaupt aus? Jedes Team verbringt eine gewisse Zeit des Tages mit organisatorischen oder administrativen Aufgaben, denn seien wir ehrlich – niemand in deinem Team arbeitet acht Stunden am Tag produktiv an Projekten. Bei guter Zusammenarbeit in Teams sollte dennoch die Arbeit an sich im Fokus stehen – und nicht die Orga rund um die Arbeit.

Die Grundlage, damit die Arbeit als solche im Zentrum stehen kann, sind u.a. intuitive Tools, welche Teams bei der täglichen Arbeit unterstützen. Welche Anforderungen rund um solche Orga-Tools gibt es?

• Das Setup & Onboarding der Tools sollte nicht zu viel Zeit in Anspruch nehmen
• Dementsprechend sollten Orga-Tools einfach und intuitiv zu bedienen sein. Nur so werden sie schnell und gerne vom Team genutzt
• Orga-Tools müssen sinnvolle Funktionen beinhalten, die die tägliche Arbeitsorganisation tatsächlich erleichtern
• Die Verbesserung bestehender Arbeitsabläufe durch eine sinnvolle Planung und Übersichtlichkeit muss im Fokus stehen

Digitale Zusammenarbeit mit produktivem Workmanagement

Die Schwierigkeit bei digitaler Zusammenarbeit ist, dass man seinen Kalender mit Zoom-Calls füllt, sich schnell in unproduktiven Online-Meetings verliert und im Orga-Chaos versinkt, anstatt produktiv an To-Dos zu arbeiten. Eine Erfahrung, die viele Teams in den ersten Homeoffice-Wochen gemacht haben.

Quelle: awork

Das Team von awork hat seine Kunden befragt, welche die größte Herausforderung bei der Umstellung auf das Homeoffice war. Das Ergebnis: Ganze 37% aller Befragten sehen den Teamzusammenhalt als Challenge und knapp 35% haben Probleme bei der Zusammenarbeit im Team erlebt.

Viele Herausforderungen, die aus Homeoffice & Co. resultieren, können mit einem digitalen Workmanagement-Tool gelöst werden. Genauer gesagt: Das Tool löst die Probleme, indem es alle Daten an einem Ort bündelt, eine klare Übersicht schafft und die Verwaltung sowie Steuerung aller Projekte und Teammitglieder ermöglicht.

Außerdem bietet das richtige Tool neue Möglichkeiten, um externe Dienstleister oder Kunden in Projekte zu integrieren. Oft wird fälschlicherweise angenommen, dass mehr Komplexität im Tool zu smootheren Workflows und besseren Arbeitsergebnissen führt. Doch meist ist das Gegenteil der Fall: Je mehr Funktionen im Tool auftauchen, desto unübersichtlicher und weniger transparenter wird es für die User*innen. Das allerwichtigste Kriterium für ein intuitives Workmanagement-Tool ist also, dass jeder damit umgehen kann und in der Lage ist, sich schnell einzuarbeiten.

Quelle: awork

Wie kann eine Workmanagement-Software, wie zum Beispiel awork, digitale Zusammenarbeit in Teams verbessern?

• Eine Teamplanung und die gemeinsame Aufgabenverteilung sorgen für die optimale Auslastung jedes Teammitglieds und schaffen Transparenz.
• Mit klaren Anforderungen in Projekten (Deadlines, Bearbeiter von Aufgaben, Aufgabenstatus und Meilensteine) schaffst du Übersichtlichkeit.
• Indem ihr gemeinsam Projektfortschritte einseht und auch teamübergreifend den Überblick über Fortschritte der Company behaltet, verstärkst du das Gefühl, auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten.
• Die Zeiterfassung unterstützt jede*n dabei, die eigene Produktivität zu verbessern und Überstunden deutlich zu machen.

“Communication is key”

Dieser Satz wird für digitale Teams immer wichtiger. Denn die richtige Zusammenarbeit im Team bestimmt letztendlich den Erfolg eines jeden Unternehmens.

Schaffe neben der passenden Workmanagement-Software einen standardisierten, gemeinsamen Kommunikationskanal. Moderne Tools wie awork können schnell und einfach mit Chat- und Videoanwendungen, wie z.B. Slack oder Microsoft Teams, verbunden werden, was die Kommunikation ungemein vereinfacht – diese Zentralität ist der Schlüssel zum Erfolg in kreativen Teams.

Ein klassischer Fehler in der Kommunikation, den viele Führungskräfte begehen: Sie erwarten von ihrem Team, digital zu kommunizieren, nutzen das Tool aber selbst nie. Wenn du genauso handelst, wird dein Team es dir gleichtun und sich gegen die tägliche Arbeit mit dem Tool aussprechen. Also lebe ihnen das Digitale vor!

Wie das funktioniert? Stelle die offizielle Kommunikation auf den neuen Kanal um, kümmere dich um ein Onboarding für alle Beteiligten und ermögliche z.B. auch die Remote-Teilnahme an Meetings und Veranstaltungen, wenn ein Teil deines Teams nicht im Office arbeitet. Damit wird eure Kommunikation direkter, einfacher und flexibler, da jede*r nur einen Chat entfernt ist.

Fazit

Neue Arbeitsformen wie Hybrid Work oder Homeoffice lösen veraltete Strukturen ab und erhöhen die Relevanz digitaler Kollaborations-Lösungen enorm. Andererseits bringen sie schwierige Herausforderungen mit sich: Unproduktive Online-Meetings und ständiges Orga-Chaos schaden produktiver (Team-)Arbeit. Um diese Probleme zu lösen und sicherzustellen, dass die Arbeit an sich weiterhin im Fokus stehen kann, muss Arbeitsorganisation schlank und einfach bleiben. Das funktioniert mit einer digitalen Variante der Teamorganisation, dem Workmanagement. Eine intuitive Software wie awork macht deine tägliche Arbeit produktiver, ist nutzerfreundlich und überzeugt mit seiner Einfachheit – ein Workmanagement-Tool für echte Freude an der täglichen Arbeit.