Wie KMU HR-Digitalisierung erfolgreich umsetzen können

Wer heute noch auf analoge Aktenordner, schriftliche Urlaubsanträge und Stundenzettel setzt, muss sich darauf einstellen, nicht mehr lange wettbewerbsfähig zu bleiben. Die Zukunft ist digital und das gilt auch für HR-Prozesse. Dabei geht es jedoch nicht einfach darum, Digitalisierung um ihrer selbst willen umzusetzen, sondern Prozesse effizienter zu gestalten und sicherzustellen, dass das eigene Personal sich nicht den ganzen Tag mit lästigen Routineaufgaben herumschlagen muss.

Welche HR-Prozesse können Sie digitalisieren?

Der Kreativität sind hier an sich keine Grenzen gesetzt, doch bei einigen Prozessen lohnt es sich ganz besonders, darüber nachzudenken sie zu digitalisieren. Wir nennen Ihnen ein paar Beispiele.

• Onboarding

Bei einem digitalisierten Onboarding-Prozess können Ihre Mitarbeiter*innen einen Employee Self Service nutzen, um ihre Daten direkt selbst einzutragen. Relevante Unternehmensinformationen können sie dort auch vorfinden.

Hilfreich ist es zudem, wenn Sie in Ihrem System Onboarding-Checklisten erstellen, mit denen Sie keinen Punkt übersehen und auch die Zuständigkeiten ihrer übrigen Mitarbeiter*innen während des Onboarding-Prozesses genau festlegen können.

• Arbeitszeiterfassung

Ein digitales Zeiterfassungssystem berechnet automatisch die Arbeitsstunden, Pausen und Überstunden Ihrer Mitarbeiter*innen und berücksichtigt dabei auch lokale Feiertage und Urlaub.

Einsehbar sind die Zeiten nur für Personen mit Zugriffsberechtigung, also beispielsweise Vorgesetzte – je nachdem, wie Sie diese Berechtigungen festlegen. Da Überstunden und Pausen automatisch kalkuliert werden, bekommen Sie einen besseren Blick dafür, welche Mitarbeiter*innen sich eventuell überarbeiten und wer zu wenig Pausen macht. Das sind gute Anhaltspunkte für Gespräche, die die Personalabteilung mit Ihren Mitarbeiter*innen führt.

• Abwesenheitsmanagement

Wenn Sie ein System einführen, in dem Mitarbeiter*innen Ihre Abwesenheitsanträge mit nur wenigen Mausklicks selbst einreichen können, vermeiden Sie Fehler. Wenn ein Urlaubsantrag viele Stationen durchlaufen muss, eher er genehmigt oder abgelehnt wird, kann schnell etwas schief gehen.

Mit digitalem Abwesenheitsmanagement sehen Sie auf einen Blick, welche Mitarbeiter*innen im Urlaub sind, wer im Homeoffice arbeitet und wer krank ist. Auch den Resturlaub können Ihre Mitarbeiter*innen jederzeit und überall einsehen, sodass sie sich nicht regelmäßig an die Personalabteilung wenden müssen, um sich danach zu erkundigen.

Quelle: nd3000 (https://elements.envato.com/business-women-working-at-the-office-on-computer-V52CUPW

Was sind die Vorteile?

1. Zeitersparnis: Vereinfachte, teils automatisierte Prozesse sparen Arbeitsaufwand und lassen mehr Zeit für das Wesentliche
2. Übersichtlichkeit: Mit allen Daten an einem Ort verlieren Sie nicht den Überblick und können nach relevanten Informationen filtern
3. Geringeres Fehlerpotenzial: Ob nun bei der Überstundenberechnung, dem Resturlaub oder persönlichen Informationen wie Adress- und Kontodaten – es kommt zu weniger Fehlern, da Software sich nicht verrechnet und Mitarbeiter*innen Ihre Daten dank eines Employee Self Service stets selbst aktualisieren können
4. Höhere Mitarbeiter*innenzufriedenheit: Die ersten drei Punkte haben einen positiven Einfluss darauf, wie zufrieden Mitarbeiter*innen an ihrem Arbeitsplatz sind und damit auch auf die Mitarbeiter*innenbindung

So setzen Sie Digitalisierung um

Die Frage ist nicht, ob Sie Ihre HR-Prozesse digitalisieren sollten, sondern vielmehr, wann Sie es tun werden. Die folgenden Schritte helfen Ihnen dabei einen Überblick darüber zu gewinnen, wie Sie sinnvollerweise vorgehen bei der Digitalisierung.

1. Listen Sie alle HR-Aufgaben auf – sowohl strategische als auch Routineaufgaben
2. Identifizieren Sie die Aufgaben, die besonders viel Zeit in Anspruch nehmen
3. Legen Sie fest, welche dieser Aufgaben Sie idealerweise digitalisieren und vereinfachen möchten
4. Recherchieren, welche Softwarelösung Ihren Bedürfnissen entspricht und nehmen Sie kostenlose Testzeiträume und Demos in Anspruch
5. Entscheiden Sie sich für eine Softwarelösung. Berücksichtigen Sie dabei auch die Interessen all jener in Ihrem Unternehmen, die die Software nutzen werden
6.  Importieren Sie Ihre Daten. Auch wenn dieser Schritt lästig erscheint, wird er sich langfristig auszahlen
7. Klären Sie Ihre Mitarbeiter*innen auf. Zeigen Sie ihnen die Vorteile einer HR-Software und holen Sie alle an Bord, damit die Software auch tatsächlich genutzt wir

Fazit 

Digitalisierung lässt sich nicht innerhalb eines Tages umsetzen und verlangt einige Vorbereitungen, wenn sie erfolgreich gestaltet werden soll. Sie können jedoch darauf setzen, dass sie sich auszahlen wird und Ihrem Unternehmenserfolg langfristig zugute kommt. Warten Sie also nicht länger.

Frederieke Cirksena unterstützt seit 2021 kiwiHR im Online-Marketing. Zuvor hat sie Kommunikationswissenschaft und Psychologie studiert und interessiert sich besonders für den HR Bereich und seine Herausforderungen.