Lohnabrechnungen selber machen – mit passender Cloudlösung kein Problem

Viele Unternehmen beschäftigen sich mit der Frage, ob sie die Lohnbuchhaltung auslagern, oder sie selbst in die Hand nehmen sollen. Das kann sich vor allem für kleine Unternehmen und Selbständige lohnen, es ist nur ein klein wenig Disziplin notwendig. Denn mit den Lohnabrechnungen und den damit verbundenen Sozialabgaben- und Steuern muss man super pünktlich sein.

Bestandteile der Lohnabrechnungen

Sobald der erste Lohn oder das erste Gehalt an einen Mitarbeiter gezahlt wird, muss du als Arbeitgeber eine Lohnabrechnung ausstellen. Als KMU hast du nicht unbedingt eine eigene Abteilung für die Buchhaltung oder gar speziell für die Lohnbuchhaltung. Auch die Auslagerung zum Steuerberater ziehst du nicht in Erwägung, da dies schnell teuer werden kann. Eine günstige Alternative ist daher der Einsatz einer Software aus der Cloud.

Bedenken sollte man allerdings, dass die Abrechnungen immer pünktlich erstellt werden müssen. Denn du bist als Arbeitgeber nicht nur verpflichtet, die Löhne pünktlich zu zahlen, auch die Sozialversicherungsbeiträge müssen im laufenden Monat entrichtet werden. Unter anderem fallen darunter:

• Arbeitslosenversicherung
• Rentenversicherung
• Pflegeversicherung
• Krankenversicherung

Welche Angaben genau die perfekte Lohnabrechnung haben muss, ist natürlich gesetzlich geregelt und kann übrigens in der Entgeltbescheinigungsverordung nachgelesen werden.

Wie gehe ich mit gesetzlichen Änderungen um

Anbieter wie Sage versprechen eine einfache Abrechnung auch ohne Vorkenntnisse. Sollten sich Steuersätze oder Sozialversicherungsbeiträge oder allgemeine gesetzlichen Regelungen ändern, so wird dies vom Anbieter direkt umgesetzt, die Abrechnungen entsprechen somit immer den aktuellen Anforderungen. Du musst dich also nicht selbst über anstehende Änderungen informieren und es in der Abrechnung umsetzen. Dies übernimmt die Software von ganz alleine.

Quelle: Sage

Aller Anfang ist leicht!

Bevor du eine Lohnabrechnung erstellen kannst, müssen alle wichtigen Personal- und Lohndaten in einem Stammblatt erfasst werden. In den Stammdaten werden die Lohnart, Steuerklasse und die Tätigkeiten des Arbeitnehmers schon aufgeführt, außerdem sollten Urlaubstage und Zulagen definiert sein. Auf Basis dieser Daten berechnet das Programm die Gehälter und erstellt die Lohnabrechnung. Auch Entgeltfortzahlungen, wie zum Beispiel in Krankheitsfällen oder Mutterschutz werden sofort berücksichtigt.

Korrekte Lohnabrechnung trotz flexibler Arbeitszeiten  

Wenn deine Mitarbeiter ein Gehalt oder einen festen Monatslohn erhalten, ist die Abrechnung natürlich einfacher als bei Lohnempfängern, die variierende Arbeitszeiten haben oder bei Mitarbeitern, bei denen eventuell Überstunden berücksichtigt werden müssen. Da die Unternehmen sowieso verpflichtet sind, die Arbeitszeiten zu erfassen, sollte man bei der Auswahl einer Lohnsoftware darauf achten, dass die Arbeitszeiterfassung mit Bestandteil ist. Anbieter Sage bietet dafür eine Integration zu Clockodo an.

Sozialversicherungsbeiträge korrekt und fristgerecht übermitteln

Wie oben schon beschrieben, gehört es auch zu deinen Aufgaben, alle Daten deiner Mitarbeiter bei den Sozialversicherungsträgern zu melden sowie die Lohsteueranmeldung beim zuständigen Finanzamt einzureichen. Hierbei ist zu beachten, dass das auf elektronischem Wege erfolgen muss. Für dieses elektronische Zertifikat muss man sich einmalig bei ElsterOnline registrieren. Die Übermittlung Deiner Abrechnungen erfolgt dann über ElsterOnline oder über das Lohnprogramm, wenn es wie z.B. bei Lexware über eine entsprechende Schnittstelle verfügt.

Quelle: Shutterstock

Viele weitere Funktionen verfügbar

Natürlich haben wir hier nur eine kleine Auswahl der Funktionen beschrieben, die die Lösungen bieten. Auch Spezialfälle wie Altersvorsorgen, Dienstwagen, Einmalzahlungen und geldwerte Vorteile werden schnell gelöst. Steuerfreie Zuschläge wie Sonn,-Feiertags- und Nachtzuschläge werden automatisch ermittelt. Zahlungen werden automatisch erledigt, wie zum Beispiel Überweisungen an

• Mitarbeiter (Lohn/Gehalt)
• Finanzamt (Lohn-und Kirchensteuer, Soli)
• Krankenkassen (Sozialversicherungsbeiträge)
• Dritte (VWL, betriebliche Altersvorsorge)

Steuerberater oder Lohnabrechnung in Eigenregie?

Fakt ist, durch den Einsatz eines Steuerberaters oder Lohnbüros fällt der zeitliche Aufwand wesentlich geringer aus. Lediglich das Stammblatt wird an den Steuerberater übermittelt, den Rest erledigt er. Hast du schon mehr Mitarbeiter und/oder kannst du die Lohnbuchhaltung nicht selbst machen, musst du dafür keinen eigenen Mitarbeiter ein- oder abstellen. Man ist jedoch abhängig und schnelle Änderungen sind oft spontan nicht möglich. Teilweise sind die Kosten nur schwer kalkulierbar, Zusatzkosten können für alle Extras anfallen.

Wenn du die volle Kontrolle über die Lohnabrechnungen behalten möchtest, ist ein Online Tool eine gute Alternative. Du bist flexibler und es gibt sehr kostengünstige Lösungen für Unternehmen mit kleinem Budget. Du hast jederzeit Zugriff auf die Daten, über Finanzen und Statistiken. Die Lösungen sind gesetzeskonform und ITSG geprüft (Informationsportal der Sozialversicherungen für Arbeitgeber).

Gute Lohnprogramme spielen alle Änderungen automatisch auf, damit muss man sich nicht wirklich befassen. Trotzdem solltest du dich regelmäßig informieren, um auch auf Fragen der Mitarbeiter eingehen zu können. Also ohne eigenen Einsatz funktioniert es meist nicht.

Fazit

Du stehst also vor der Entscheidung, die Lohnbuchhaltung auszulagern oder selbst in die Hand zu nehmen. Du solltest dir vorab Gedanken darüber machen, welche Ziele du damit verfolgst. Möchtest Du die volle Kontrolle behalten oder dich mehr auf dein eigentliches Kerngeschäft konzentrieren? Weniger mit ungeliebter Administration belasten? Antworten und Beratungen gibt’s bei den Anbietern, und hier könnt ihr die Lösungen kostenlos testen!