Sicherer Datenaustausch über Unternehmensgrenzen hinweg

Der sichere Austausch von Daten – wie beispielsweise Verträge, Geschäftszahlen, Personal- und Projektunterlagen, Konstruktionszeichnungen, Patientenakten u.v.m. – auch über Unternehmensgrenzen hinweg, spielt in Zeiten einer zunehmenden Digitalisierung der Geschäftsprozesse eine immer größere Rolle.

Die enge Vernetzung mit Zulieferern, Beratern und Dienstleistern, Vertriebspartnern und auch Kunden ist eine wichtige Voraussetzung für den zukünftigen Geschäftserfolg. Der sichere und gleichzeitig schnelle und einfache, orts- und zeitunabhängige Zugriff auf Daten und Dokumente spielt dabei eine zentrale Rolle. Gleichzeitig wird unsere Arbeitswelt immer mobiler und flexibler. Neben der Arbeit in Projektteams an wechselnden Arbeitsorten nimmt die Bedeutung von Heimarbeitsplätzen weiter zu. Auch nach einem Ende der COVID-19 (Corona) Pandemie wird dieser Trend anhalten. Virtuelle Datenräume stellen dabei eine hochsichere und einfach zu bedienende Lösung für den standort- und unternehmensübergreifenden Datenaustausch dar.

Heutige Probleme beim Datenaustausch

Traditionelle Methoden des Datenaustauschs stoßen heute oftmals an ihre Grenzen. Sei es im Hinblick auf fehlende Sicherheit und Kontrollmöglichkeiten über den Zugriff und die Art der Nutzung von vertraulichen Dokumenten, aber auch in Bezug auf die Datengröße. Wer kennt nicht die Probleme mit zu großen E-Mail Anhängen oder die Unklarheit über die tatsächliche Zustellung von E-Mails. Dazu kommt oftmals ein Versionschaos beim mehrmaligen Austausch von Dokumenten per E-Mail, bei dem man nie ganz sicher sein kann, ob gerade tatsächlich die aktuellste Version einer Datei bearbeitet wird. Zudem erfolgt der E-Mail Versand meist unverschlüsselt, so dass hier weder der Datenschutz ausreichend gewährleistet ist, noch ein Schutz vor Wirtschaftsspionage besteht.

Quelle: netfiles

Schäden in Milliardenhöhe

Wirtschaftsspionage richtet in deutschen Unternehmen jährlich einen Schaden in Milliardenhöhe an. Der Verein Deutscher Ingenieure (VDI) schätzt den jährlichen Schaden sogar auf mindestens 100 Milliarden Euro. Ziel der Wirtschaftsspionage sind dabei keineswegs nur “Global Player” bzw. internationale Konzerne. Vor allem der Mittelstand, aber auch kleine Unternehmen sind der Gefahr der Wirtschaftskriminalität ausgesetzt. Vor diesem Hintergrund sind Alternativen gefragt.

FTP/SFTP-Anwendungen sind für die meisten Anwender aufgrund der komplizierten Einrichtung und Bedienung keine wirkliche Alternative. Nicht wenige Fachabteilungen in Unternehmen nutzen für den Datenaustausch wichtiger Projektunterlagen mit Kunden oder Geschäftspartnern einen Cloudspeicher oder File Sharing Dienste wie zum Beispiel Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive oder WeTransfer. Mit diesen Lösungen ist jedoch weder der Datenschutz ausreichend sichergestellt noch können damit die meisten Compliance-Richtlinien in Unternehmen eingehalten werden.

Was in puncto Sicherheit für den privaten Gebrauch genügen mag, kann selbstverständlich nicht für die Prozesse beim Datenaustausch in Unternehmen gelten: Wenn es darum geht, sensible Unterlagen wie Bilanzen, Konstruktionszeichnungen, Personalunterlagen, Gesundheitsdaten oder Verträge auszutauschen, ist ein virtueller Datenraum, wie zum Beispiel netfiles, eine sichere und einfach einzusetzende Lösung.

Virtueller Datenraum – Höchstmaß an Sicherheit

Mit einem virtuellen Datenraum, wie beispielsweise vom deutschen Anbieter netfiles, gehören die o.g. Probleme und Sicherheitsrisiken der Vergangenheit an. Unternehmen können mit dieser Lösung ihre sensiblen Daten und umfangreichen Projektunterlagen mit einem Höchstmaß an Sicherheit und Effizienz online austauschen und bereitstellen. Dabei kontrollieren und steuern sie mit einstellbaren Zugriffsrechten, wer ihre Daten erhält und wie sie genutzt werden dürfen: Ob nur zur Ansicht, zum Download oder zur Bearbeitung.

Quelle: netfiles

Besonders vertrauliche Dokumente können darüber hinaus zusätzlich mit einem Wasserzeichen geschützt werden. Im netfiles Datenraum werden sämtliche Dokumente mit dem Advanced Encryption Standard (AES) 256-Bit stark verschlüsselt und vor unbefugtem Zugriff geschützt. Beim Upload von Dateien in den Datenraum werden diese automatisch auf Computerviren geprüft und schützen die Computer aller Benutzer vor potentiellen Gefahren.

Höchstmögliche Sicherheit unabhängig vom Standort

Ein virtuelle Datenraum, wie jener von netfiles bietet auch Sicherheit und Compliance bei der Arbeit von zuhause und ermöglicht unabhängig vom Standort des Benutzers einen hochsicheren Datenaustausch mit Kollegen und Geschäftspartnern. Ohne aufwendige Einbindung ins Netzwerk der Unternehmen können so Compliance-Richtlinien und höchste Sicherheitsstandards beim Datentransfer aus dem Homeoffice berücksichtigt werden. Mit der integrierten „Managed File Transfer“-Funktionalität können Dateien (bis zu 4 GB Größe) sicher, schnell und einfach auch Externen zur Verfügung gestellt werden, ohne dass diese ein netfiles Benutzerkonto benötigen.

Interessierte Unternehmen können den netfiles Datenraum kostenlos und unverbindlich 14 Tage lang testen: https://smartbusinesscloud.basaas.com/app-store/app/netfiles