Wie du dein Unternehmen von Zettelwirtschaft befreist

Allein in Deutschland stehen aktuell 3,4 Millionen kleine und mittelständische Unternehmen vor der Herausforderung die digitale Transformation anzugehen. Während viele schon über künstliche Intelligenz, Augmented-Reality und Blockchain diskutieren, arbeiten die meisten Unternehmen in ihrer internen Verwaltung noch immer auf Zetteln.

Das kostet nicht nur viel Zeit, die in das Kerngeschäft fließen sollte, sondern verursacht auch hohe Personalkosten, weil gerade größere Mittelständler mehrere Arbeitsplätze dafür besetzen, die Zettelwirtschaft jeden Tag manuell zu digitalisieren. Immer mehr betroffene Unternehmen setzen auf digitale Lösungen wie z.B. clockin, dass sich dem Ziel verschrieben hat, die Zettelwirtschaft aus deutschen Büros zu verbannen. In diesem Artikel lernst du die Vorteile automatisierter Prozesse kennen, erfährst wie du dein Unternehmen einfach von der Zettelwirtschaft befreien kannst und was du dabei unbedingt beachten solltest.

Wo entsteht Zettelwirtschaft?

Jedes Unternehmen muss Arbeitszeiten erfassen, Leistungen abrechnen und seine Mitarbeiter verwalten. Dies sind die Schlüsselprozesse, die Zettelwirtschaft verursachen und mit Hilfe von digitalen Lösungen einfach automatisiert werden können.

Arbeitszeiterfassung

Während die Stundenzettel früher manuell per Stempeluhr erstellt und anschließend abgetippt werden mussten, gibt es heute Apps, die den gesamten Aufwand automatisieren, so dass der Mitarbeiter sich heutzutage mit einem Klick auf dem Smartphone an- und abmelden kann. Im Hintergrund erstellen die Systeme die Stundenzettel automatisch.

Leistungen abrechnen

Spätestens wenn man Leistungen für Kunden abrechnen möchte, müssen Arbeitsstunden und Aufwände dokumentiert werden. Häufig wird auch hier viel mit Zetteln, Schätzungen und händischem Abtippen gearbeitet. Die Rechnungserstellung, eventuelle Rückfragen dazu verursachen hohe Zeitkosten, die digitale Lösungen mittlerweile komplett automatisiert darstellen können. Gute Zeiterfassungs-Tools bieten die Möglichkeit Projektzeiten erfassen und darauf basierend Abrechnungen erstellen zu können. Auch hier lockt ein hohes Zeit- und Stressersparnis.

Mitarbeiter verwalten

Welcher Mitarbeiter ist wann im Urlaub? – Wie soll ich wann, welchen Einsatz planen, um möglichst viele Aufträge abwickeln zu können? Auch die Einsatzplanung produziert viel Zettelwirtschaft und manuelle Aufwände. In der Regel müssen Mitarbeiter, die einen Urlaub beantragen wollen Formulare downloaden, ausfüllen, einscannen und dem Chef schicken, der wiederum ausdrucken und unterschreiben muss. Ein Prozess, den moderne Lösungen vollständig digital abbilden können.

Was muss ich bei der Digitalisierung meiner Zettelwirtschaft beachten?

Im Jahr 2021 haben die meisten Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer verstanden, dass die Zettelwirtschaft keine Zukunft mehr hat und das Unternehmen ausbremst. Eine allgemein anwendbare Checkliste, was bei der Umstellung auf digitale Lösungen zu beachten ist, gibt es jedoch nicht.

Den Faktor Mensch nicht unterschätzen

Wie bei allen Digitalisierungsprojekten ist der Faktor Mensch nicht zu unterschätzen. Für die Belegschaft bedeutet die digitale Transformation häufig einen Eingriff in alltägliche Arbeitsabläufe. Digitale Tools können nicht-affine Mitarbeiter überfordern und führen zu Unzufriedenheit im Team. So können Digitalisierungsprojekte scheitern noch bevor sie richtig angelaufen sind.

Um bei der Digitalisierung alle mit ins Boot zu nehmen, sollten Unternehmen bei der Auswahl des Tools auf Transparenz und hohe Nutzerfreundlichkeit achten, was zum Beispiel bei clockin bestens gelöst ist.

Quelle: clockin 2019

Schritt für Schritt digitalisieren

Viele ambitionierte Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer machen den Fehler, zu schnell zu viele Prozesse zu digitalisieren und überfordern auf diese Weise ihre Belegschaft. Deshalb ist es wichtig einen Prozess nach dem anderen zu digitalisieren. So empfiehlt es sich, dass Unternehmen z.B. zunächst mit der digitalen Arbeitszeiterfassung starten, anschließend Aufträge über die Lösung mit abwickeln und im Anschluss ein digitales Abwesenheitsmanagement einführen. So kann sich das Team Schritt für Schritt an die Modernisierung gewöhnen und deine Digitalisierungsprojekte gewinnen immer mehr Akzeptanz, statt Leute abzuschrecken.

Testphasen nutzen

Der Erfahrung nach empfiehlt es sich auf digitale Lösungen zu setzen die kostenlose Testversionen anbieten. Hier sollte man mit einer kleinen Gruppe von Mitarbeitern mehrere Lösungen ausprobieren und sich das Feedback genau anhören. Im Anschluss kann dann darüber entschieden werden, ob die Lösung im gesamten Unternehmen eingeführt werden soll.

Nimm dein Team mit

Bei der Digitalisierung der Zettelwirtschaft solltest du transparent mit deinem Team über die Beweggründe sprechen und dich auch in die Perspektive der Mitarbeiter hineinversetzen. An welchen Stellen profitiert nicht nur das Unternehmen, sondern auch dein gesamtes Team?

Wie sieht die Zukunft deines digitalisierten Unternehmens aus?

Wenn du es geschafft hast die Arbeitszeiterfassung, Auftragsabwicklung und Mitarbeiterverwaltung zu digitalisieren, hast du dich von knapp 80% deiner Zettelwirtschaft befreit. Durch die schlanken digitalen internen Prozesse wird dein Unternehmen nicht nur deutlich effizienter arbeiten, sondern auch ein attraktiverer Arbeitsplatz für Nachwuchskräfte. Wenn du die vier Punkte der Checkliste befolgst, erzielst du dabei auch bei deiner Belegschaft eine hohe Akzeptanz. In dem Fall werden auch deine künftigen Digitalisierungsprojekte auf nährbaren Boden stoßen.

(Gastbeitrag von clockin GmbH)