Digitales Belegmanagement – mehr als ein Enabler für Remote Work

Remote Work ist aktuell eine lautstarke Forderung über sämtliche Branchen hinweg. Vielfältige Cloud-Technologien ermöglichen ein sicheres und bequemes Arbeiten aus dem Homeoffice. Dabei ist das Potenzial größer und greifbarer als viele denken. Denn die Einsatzgebiete beschränken sich längst nicht nur auf Videokonferenzen, sondern finden sich beispielsweise auch im digitalen Belegmanagement.

Alle Vorgänge im Unternehnmen lassen sich digitalisieren

„Auch Rechnungs- und Dokumentenmanagement lassen sich einfach digitalisieren“, erläutert Björn Kahle, COO von fino, dem Anbieter der digitalen Rechnungsmanagementlösung GetMyInvoices. Diese Tatsache verändert die Arbeit derzeit vor aller Augen nachhaltig – für Unternehmen und Mitarbeiter sowie für Partner, einschließlich Steuerberater.

Vor der Corona-Krise folgten Buchhaltung und Rechnungsmanagement in den meisten Unternehmen noch veralteten Mustern. Die Studie „Automatisierung und KI im Rechnungswesen und Controlling“ von Diamant Software und der Technischen Hochschule Ostwestfalen-Lippe zeigt, dass 53 Prozent aller Eingangsrechnungen manuell geprüft wurden. Der KPMG-Studie „Digitalisierung im Rechnungswesen 2019“ zufolge lagen 66 Prozent der befragten Unternehmen im Bereich bereits implementierter digitaler Lösungen und im Management der Digitalisierungsmaßnahmen nur im Mittelfeld.

Probleme und Lösungen

Das mündete in Unzufriedenheit, wie eine Studie von sevDesk und Forsa belegt. Sie listet hohen Zeitaufwand, empfundene Last beim Suchen und Verbuchen von Belegen, Kompliziertheit sowie Fehleranfälligkeit als größte Unzufriedenheitsfaktoren auf. „Diese haben sich während der Kontaktbeschränkungen verstärkt. Unternehmen hatten große Probleme, dass Mitarbeiter im Homeoffice zeitnah auf die benötigten Belege zugreifen können und der Steuerberater alle Unterlagen rechtzeitig erhält, sodass sie dies zum Anlass genommen haben, ihr Belegmanagement zu digitalisieren“, berichtet Björn Kahle und erläutert: „Viele sind überrascht, dass dies gar nicht schwierig ist.“

Digitales Rechnungsmanagement ohne Installation sofort nutzen

Tatsächlich lässt sich die digitale Rechnungsmanagementlösung ohne Installation sofort nutzen. Sobald die jeweiligen Zugangsdaten hinterlegt sind, trägt GetMyInvoices Belege aus unterschiedlichsten Quellen automatisch zusammen. „Anwender können aus mehr als 10.000 Online-Portalen auswählen – von Amazon bis zum Telefonanbieter“, sagt Björn Kahle. Darüber hinaus lassen sich Rechnungen aus E-Mail-Postfächern, Rechnungserstellungstools und anderen Lösungen in GetMyInvoices importieren. Quittungen lassen sich per Scan-App hinzufügen. Relevante Informationen wie Rechnungsnummer und Rechnungsbetrag werden automatisch ausgelesen. Sämtliche Belege sind zentral und sicher in der Cloud gespeichert. Dort stehen sie übersichtlich zur Verfügung und können teils mitsamt Informationen automatisch weitergeleitet werden, zum Beispiel in Buchhaltungssoftware, zum Steuerberater oder in Dokumentenmanagement-Systeme.

Vielschichtige Vorteile

Dadurch ergeben sich diverse Vorteile:

• Das Einloggen in zig Portale und manuelle Herunterladen von Rechnungen wird überflüssig.
• Das Suchen nach Rechnungen an verschiedenen Orten gehört der Vergangenheit an. Wer einen Beleg benötigt, findet ihn unabhängig von Standort und Uhrzeit innerhalb weniger Sekunden per Webbrowser.
• Daten müssen nicht abgetippt und manuell in andere Systeme übertragen werden. Das spart Zeit und ist weniger fehleranfällig.
• Da der manuelle Aufwand entfällt, reduziert sich die Durchlaufzeit der Belege auf ein Minimum.
• Belege stehen fast in Echtzeit dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden – ob in der Buchhaltung oder beim Steuerberater.
• Vorteile wie Skonto können ausgeschöpft werden, das Nachtelefonieren nach vergessenen Belegen erübrigt sich.
• Unternehmen sparen Ressourcen – Arbeitsaufwand und Kosten.

Quelle: GetMyInvoices

Arbeit verändert sich

Dies sind nicht nur optimale Voraussetzungen für eine effiziente Arbeit von Unternehmern, Mitarbeitern, Partnern sowie Steuerberatern im Homeoffice und damit in der Krise. So heißt es in der Studie „Automatisierung und KI im Rechnungswesen und Controlling“, dass diese Art von Rechnungswesen die Buchhaltung hinter sich lässt und zum Management-Informationssystem wird. Bisherige Rollenmodelle müssen neu gedacht werden. Befreit von manuellen Tätigkeiten können die Mitarbeiter des Rechnungswesens künftig an Datenqualität, Reportinglösungen und intelligenten Analysen arbeiten – eine Entwicklung, die unmittelbar bevorsteht! Denn nach Corona werden Effizienz und Kosteneinsparungen aufgrund der Belastungen durch die Krise stärker als bisher gefragt sein.

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