Durch Corona hat das Land einen ungewöhnlichen Digitalisierungsschub erhalten. Neben Anbietern von Videokonferenzlösungen, die einen drastischen Anstieg der Nachfrage verzeichnen konnten, gibt es aber für jedem Unternehmensbereich hilfreiche Tools, um die Arbeit im Homeoffice zu erleichtern und zu ermöglichen. Bei Docuware z.B. arbeiten seit Beginn der Corona-Pandemie 340 der 350 Mitarbeiter zu Hause. Wir haben bei Geschäftsführer Dr. Michael Berger einmal nachgefragt, wie Docuware die Krise meistert.

Herr Dr. Berger, welche Auswirkungen hat die Corona-Pandemie auf Unternehmen sowie die Art und Weise der Zusammenarbeit? Wie sehen Sie Unternehmen für diese Situation gerüstet? 

Gerade in der Krisenzeit sind die Digitalisierung und gut strukturierte Prozesse von großer Bedeutung. Unternehmen, die bisher die Augen davor verschlossen haben, müssen zwingend handeln. Schreckten sie vor den hohen Einstiegskosten einer On-Premises-Lösung zurück, so ist die Cloud-Variante für sie eine echte Alternative, da beispielsweise Investitionen in Hardware und teure Wartung entfallen. Bei Nutzung unserer Public Cloud entscheiden die Kunden, wie viele Benutzerlizenzen und wie viel Speicherkapazität erforderlich sind und nur dafür zahlen sie.

Wie arbeiten Sie in Zeiten von Corona?

Von unseren rund 350 Mitarbeitern weltweit arbeiteten von Beginn der Pandemie bis Ende Mai rund 340 zuhause. Nur ein paar wenige in Deutschland und Bulgarien waren jeweils im Büro, etwa aus der IT, um gegebenenfalls Hardware auszutauschen. Den Standort in den USA hatten wir bereits am 11. März geschlossen, die Standorte in Germering und Sofia sowie die Niederlassungen in Frankreich, Spanien und UK am 12. März. Inzwischen arbeiten wieder mehr Mitarbeiter zumindest an unserem deutschen Standort – natürlich unter Einhaltung der Corona-Vorschriften. Derzeit arbeiten wir an einem erweiterten Homeoffice-Modell für die Zeit nach Corona.

Leidet die Qualität der Projekte durch HomeOffice?

An unserer Arbeitsweise hat sich nicht viel geändert. Wir setzen DocuWare unternehmensweit ein und unsere Prozesse, etwa in der Entwicklung, Qualitätssicherung, Hotline oder im Kundensupport laufen wie gewohnt ab. Allerdings finden Termine unserer Mitarbeiter im Vertrieb und in der Professional Service Abteilung remote statt und nicht wie bisher gewohnt vor Ort beim Kunden. Jedoch laufen fast alle Projekte in der gewohnten Qualität und Geschwindigkeit. Natürlich vermissen wir manchmal den direkten Kontakt mit Kunden und einige Kunden haben auf Grund der Situation Termine nach hinten geschoben.

Für unsere Kunden und Partner versuchen wir einen höchstmöglichen Grad an Geschäftskontinuität zu gewährleisten und lassen alle Termine derzeit virtuell stattfinden. Wir können uns remote auf Kundensysteme schalten, um diese zu warten bzw. auszurollen oder auch neu aufzusetzen. Interessenten bieten wir statt Vorort-Terminen die Möglichkeit an, sich die Vorteile unserer Lösungen online präsentieren zu lassen und unterstützen auch unsere Partner bei den Online-Präsentationen. Des Weiteren bieten schon seit langem Webinare an; seit Beginn der Corona-Krise haben wir dieses Angebot ausgeweitet und konnten eine starke Nachfrage verzeichnen. In 2019 haben wir Webinare zu 26 Themen in drei Sprachen angeboten und hatten 4591 Registrierungen. In den ersten vier Monaten des laufenden Jahres umfassten unsere Webinare 28 Themen in fünf Sprachen und 7629 Personen haben sich registriert.

Quelle: Docuware

Wie verfahren Sie mit Ihren Events?

Aufgrund der Ereignisse haben wir unsere jährlich stattfindende DocuWorld Partner Conference im April erstmalig als virtuelle Konferenz stattfinden lassen. Insgesamt nahmen 1450 Personen aus 45 Ländern daran teil. Das Feedback war sehr gut.

Welche Auswirkungen wird die Krise auf die ECM-Branche haben? Wie sehen Sie sich aufgestellt?

Die gesamte ECM-Branche wird profitieren. Allerdings fördert die Krise auch die Konsolidierung im Markt. Anbieter von reinen OnPremises-Lösungen werden es noch schwerer haben. Für den Fortbestand unserer Firma sehen wir keine Gefahr und glauben, dass wir gestärkt aus der Krise hervorgehen können. Im März 2020 konnten wir sogar den weltweiten Umsatz im Vergleich zum Vorjahreszeitraum um 19,7 Prozent steigern.

Welche Lehren kann man in puncto ECM aus der Corona-Krise ziehen?

 Die Krise macht deutlich, dass ECM ein absolutes Muss ist. Die Einstellung gegenüber Cloud-basierten Lösungen hat sich bereits geändert und die Skepsis gegenüber der Cloud wird weiter sinken. Das belegen aber auch unsere Zahlen. Im vergangenen Jahr haben sich 60 Prozent unserer Neukunden für diese Bereitstellung entschieden und im Vergleich zu 2018 ist unser Cloud-Umsatz um 71 Prozent gestiegen. Gerade für Mittelständler ist unsere Public Cloud eine echte Alternative, da in der Zeit während und nach Corona der Preis eine große Rolle spielt.

Docuware könnt ihr auf der Smart Business Cloud testen, hier findet ihr auch viele weitere Tools zur Optimierung eurer Geschäftsprozesse.

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Bildquellen

  • Docuware Workflows: Docuware
  • DocuWare_Michael_Berger2: Docuware