Wie Fehlerquellen in der Buchhaltung als KMU reduzieren & Optimierungspotenziale nutzen?

Die Buchhaltung ist für viele Unternehmen eine ungeliebte Verpflichtung. Neben zahlreichen Regelungen lauern hier auch viele Fallstricke, die gerade für kleine bis mittlere Unternehmen zum Problem werden können. Dazu ist die Buchhaltung in vielen Büros immer noch papierbasiert, bzw. eine hybride Buchhaltung, was alles verkomplizieren kann. Aber auch mit moderner Buchhaltungssoftware können Unternehmen leicht Fehler machen. Oder das volle Potenzial, das sich mit der richtigen Software ergibt, wird nicht ausgeschöpft. Hier einige bekannte Fehler und Optimierungstipps, für eine bessere Buchhaltung mit weniger Fehlern.

Fehler: Keine Vorlagen nutzen & formal falsche Rechnungen stellen

Damit Geld in die Kasse kommt, müssen Empfänger die Dienstleistung pünktlich bezahlen. Voraussetzung ist eine korrekt ausgestellte Rechnung des Unternehmens. §14 des Umsatzsteuergesetzes regelt exakt, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss. Doch formale Fehler können schnell passieren, sind unangenehm und behindern den rechtzeitigen Zahlungseingang. Tipp: Vorlagen von Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware nutzen, die den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) entsprechen. Mit diesen lässt sich auch der Double Check zur korrekten Rechnung leichter durchführen.

Fehler: Unvollständige Belege annehmen

Neben Rechnungen an Kunden müssen auch die Eingangsrechnungen formal korrekt sein. Fehlen Pflichtangaben, wie das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag, darf die Vorsteuer nicht gezogen werden oder die Rechnung wird erst gar nicht als Betriebsausgabe anerkannt. Hier kann es bei der Betriebsprüfung zu hohen Nachzahlungen kommen.

Optimierung: Keinen automatischen Zahlungsabgleich einrichten. 

Man sollte nicht darauf vertrauen, dass Kunden regelmäßig und pünktlich zahlen. Zahlungsabgleich im Mahnwesen zu prüfen bedeutet nicht, dass man tagtäglich das eigene Online-Banking überprüfen muss, ob ein Kunde auch bezahlt hat. In vielen Buchhaltungstools lassen sich Bankkonten verknüpfen, sodass man automatisiert über Zahlungseingänge informiert wird.

Optimierung: Übersicht zu Fristen nicht vereinfachen

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung war schon wieder fällig? Nähert sich der 31. Mai und damit die Abgabefrist zur Steuererklärung, wenn kein Steuerberater eingeschaltet ist, wieder? Diese Daten sollten nicht ignoriert werden. Andernfalls droht ein Nachschlag. Mit der passenden Buchhaltungssoftware passiert das nicht. Beachten sollte man außerdem, dass man sich genügend Zeit für die Buchhaltung nehmen sollte. Sitzen die Routinen noch nicht zu 100% braucht man oft mehrere Tage länger als erwartet.

Optimierung: Ablage ohne System

Einige Rechnungen werden lose abgeheftet, andere befinden sich irgendwo im E-Mail Postfach. Das lässt sich besser umsetzen. Entweder schafft man sich z. B. ein System mit in Zeitabschnitten eingeteilten Ordern, die thematisch nochmal aufgeteilt sind oder man archiviert gleich komplett digital. Mit der passenden Buchhaltungssoftware lassen sich alle wichtigen Unterlagen einheitlich digital archivieren, einscannen und GoBD-konform ablegen.

Optimierung: Belege nicht sofort ablegen (oder automatisch ablegen lassen)

Ein beliebter Fehler ist das nicht direkte Archivieren bzw. Kategorisieren von Unterlagen.
Hat man einen Bewirtungsbeleg, sollte dieser direkt in den Ordner abgeheftet oder noch besser abfotografiert und in der entsprechenden Buchhaltungssoftware hochgeladen werden. Eine Archivierung lässt sich mittlerweile sehr nutzerfreundlich über Apps der jeweiligen Anbieter umsetzen. Gibt es keine App, sollte trotzdem schnell der Kopierer/Scanner genutzt werden. Das stellt auch sicher, dass ein Beleg auf Thermopapier langfristig vor dem Verblassen gesichert ist.

Darüber hinaus gibt es verschiedene Anbieter, die das Belegmanagement automatisieren. Einmal eingerichtet, sammeln die entsprechenden Tools Rechnungen aus verschiedenen Quellen, wie Onlineportalen (z. B. aus Affiliate Netzwerken) oder E-Mail-Postfächern, automatisch ein und bündeln diese innerhalb der jeweiligen Software. So wird das Rechnungsmanagement stark vereinfacht.

Übrigens: Wenn ein unabhängiger Buchhaltungssoftware Vergleich gesucht wird, findet sich hier im Text verlinkt ein unabhängiger, umfangreicher Ratgeber zu den relevanten Anbietern am Markt, mit verschiedenen Schwerpunkten, inklusive Tipps zur optimalen Einführung von Buchhaltungssoftware, damit es gleich von Anfang an klappt.

Quelle: unsplash tBCfWCks638

Optimierung: Keine Automatisierungen und Tool-Verknüpfungen in der Buchhaltung nutzen

Eine Buchhaltungssoftware optimal zu nutzen bedeutet auch, Best Practices zur Zeitersparnis zu etablieren. Ein noch häufig in Unternehmen vorkommender Zeitfresser ist das Abtippen von Informationen auf papierbasierten Dokumenten. Auch das zwar schnellere, aber immer noch umständliche Copy/Pasten von digitalen Informationen in Eingabemasken von Buchhaltungstools kostet Zeit und ist fehleranfällig. Auch hier können zu markierende Zahlen oder Buchstaben übersehen werden und es wird schnell repetitiv.

Über verschiedene Integrationen und Schnittstellenanbindungen zu Buchhaltungstools, lassen sich verschiedenste Softwareanwendungen verbinden. Wenn bereits eine Buchhaltungssoftware genutzt wird, empfiehlt es sich, nach verfügbaren Integrationen zu anderen Anbietern zu googlen. Oft lassen sich so ganze Prozessketten automatisieren. Dann ist statt der Dateneingabe meist nur noch eine Kontrolle der fertig aufbereiteten Unterlagen nötig, um Rechnungen und Co. zu bestätigen.

Noch praktischer ist es, wenn Informationen aus in Papierform eintreffenden Dokumenten direkt digital in Finanzbuchhaltungstools automatisch eingepflegt werden. Dies ist z. B. bei der Nutzung von CAYA möglich. Dazu wird die eingehende Post in Zusammenarbeit mit der Deutschen Post und PIN AG zu einem der Scancenter des Digitalisierungsenablers umgeleitet. Dort wird diese in einem hochautomatisierten Verfahren digitalisiert und steht anschließend tagesaktuell in der CAYA Plattform bereit. Über Schnittstellen zu verschiedenen Finanzbuchhaltungstools lassen sich aus Rechnungen extrahierte Zahlungsdaten anschließend direkt automatisiert aus CAYA in Tools, wie DATEV, CANDIS und weitere Tools, übertragen.

Optimierung: Unternehmensliquidität aus den Augen verlieren

Gerade als KMU kann die administrative Arbeit schnell über den eigenen Kopf wachsen. Die Folge? Offene Debitoren werden vergessen oder finden sich ganz unten in einem Papierstapel. Das kann schnell finanzielle Probleme mit sich bringen. Liquiditätsengpässe sind einer der häufigsten Gründe, warum Unternehmen scheitern. Dabei kann man sich rechtzeitig um die Prävention kümmern. Mit einer entsprechenden FiBu-Software lassen sich z. B. Mahnläufe einfach automatisieren. So wird eine unbezahlte Rechnung nicht mehr vergessen. Auch besteht die Möglichkeit des automatisierten Zahlungsabgleichs mit dem eigenen Online-Banking.

Darüber hinaus kann es sich lohnen, neben einem Budgetplan auch einen Plan für die Unternehmensliquidität aufzustellen. Im Gegensatz zum Budgetplan, der in der Regel ein Jahr im Voraus erstellt und meist nur vierteljährlich (oder seltener) angepasst wird, hat ein Liquiditätsplan einen viel kürzeren Planungshorizont. Ein Liquiditätsplan wird zunächst für ein Jahr erstellt, aber die Devise lautet hier, diesen Plan mindestens monatlich zu prüfen, da die Liquidität eines Unternehmens sehr dynamisch ist. So vermeiden Sie Liquiditätsengpässe. Da Liquiditätsplanung über die allgemeine Buchhaltung hinausgeht, gibt es hier spezielle Softwareanbieter, die andere Schwerpunkte als Buchhaltungssoftware-Anbieter setzen.

Fehler: Kein Expertenwissen einholen

Ja, dank des Internets und moderner Softwarelösungen lässt sich die eigene Buchhaltung oft selbstständiger erledigen. Dennoch kann die Buchhaltung ein komplexes Thema sein. Oft ist nicht genau klar, wie etwas umgesetzt werden soll. Hier sollte man sich nicht scheuen, bei Fragen externe Hilfe in Anspruch zu nehmen, wenn es  z. B. wenn es um die Erstellung des Jahresabschlusses geht. Ob nun ein externer Buchhalter oder ein Steuerberater gefragt wird, kann dann abhängig von der nötigen Beratungstiefe entschieden werden. So ist man hier auf der sicheren Seite.