Interne Kommunikation: Das Ende der E-Mail?

Vor rund 34 Jahren wurde die erste E-Mail in Deutschland versendet. Innerhalb kurzer Zeit hat sie sich zum beliebtesten Kommunikationsmedium in Deutschland avanciert und ist Standard in jedem Büro geworden. Selbst bis heute hatten es Messaging-Dienste eher schwer, der E-Mail den Rang abzulaufen. Doch mit dem Cloud-Zeitalter wird auch die interne Kommunikation revolutioniert — wird die E-Mail damit aussterben?

Die E-Mail-Nutzung in Deutschland

Die Deutschen hängen an den E-Mails. Denn allein 2017 wurden mehr als 771 Milliarden E-Mails versendet (ohne den Spam mit einzurechnen). Und 2018 wird dieser Höchstwert noch einmal überboten. Trotzdem ist die E-Mail auf dem absteigenden Ast — doch wie kann das sein?

Quelle: Bildrechte beim Autor

Laut Statista wurden im Jahr 2017 rund 771 Milliarden E-Mails versendet — Tendenz steigend.

Neue Konkurrenz aus den USA

Trotz ihres Erfolgs bekommt die E-Mail mehr und mehr Konkurrenz. Gerade im Bereich Medien und Digital zeichnet sich der Trend ab, dass Mitarbeiter und Kollegen eines Unternehmens über Chats miteinander kommunizieren. Und spätestens seit der Einführung von Skype for Business, ist das interne Chatten in der Popularitätsskala weit nach oben gestiegen. Doch wie fast alles, kommt der große Trend aus den USA. Dort haben sich schon jetzt Chat-Apps wie Slack als feste Größe der Kommunikation etabliert. Und das, weil sie einen großen Vorteil haben: Schnellere und coolere Kommunikation.

Slack als Gnadenstoßer für die E-Mail?

Slack wurde bereits im Jahr 2009 gegründet. Innerhalb von nur neun Jahren nutzen heutzutage mehr als 50.000 Unternehmen weltweit die Chat-App. Das heißt, es werden jeden Tag rund 6 Millionen Nachrichten versendet — und das ist erst der Anfang. Im Programm selbst könnt ihr sowohl Direktnachrichten (1:1 Kommunikation) versenden, aber auch verschiedene Channels gründen, die nach dem Prinzip einer Whats-App-Gruppe funktionieren. Diese Channels können sowohl intern als auch extern, öffentlich oder geschlossen sein. Dort könnt ihr euch zum Beispiel über Projekte oder firmeninterne Dinge austauschen. Zudem habt ihr die Möglichkeit, Dateien im Programm hochzuladen und direkt an eure Kollegen zu versenden. Slack funktioniert sowohl auf dem Desktop als auch mobil mittels einer App für euer Smartphone.

Quelle: Bildrechte beim Autor

So sieht die Benutzeroberfläche des Messengers SLACK aus

Interne Kommunikation: Darum verliert die Mail an Wert

Nun stellt ihr euch sicherlich die Frage, warum die E-Mail — trotz steigender Zahlen — an Wert für die interne Kommunikation verliert. Ganz einfach: Messenger und Chat-Dienste sind schneller und effizienter. Außerdem könnt ihr eure Nachrichten durch tolle Features wie zum Beispiel GIFs oder Emojis aufpeppen. Das ist nicht nur unterhaltsam, sondern lockert zugleich die generelle Stimmung im Team. Zudem läuft die Kommunikation, außer es ist gewünscht, nicht mehr 1:1 ab sondern 1: unendlich. Das ganze Wirrwarr rund um jemanden in CC setzen gehört nun endlich der Vergangenheit an. Denn nicht selten hat man dann doch eine Person vergessen oder eine falsche Person hinzugefügt. Daher wird diese neue Form der Usability wird der Mail langsam aber kontinuierlich ihren Rang als Kommunikationsmittel Nummer 1 ablaufen. Natürlich ist es schwer, sich das alles vorzustellen. Am besten ist es, wenn ihr die App einfach mal ausprobiert und die Features selbst erlebt — ihr werdet begeistert sein.

Smarte Unternehmen machen es vor

Inspiriert wird diese neue Form der Kommunikation von großen Unternehmen wie Google und Microsoft. Aber auch smarte KMUs setzen vermehrt auf die neue Technologie. Ziel aller ist das Schaffen einer freundlichen und persönlichen Atmosphäre — und das wirkt sich natürlich auch auf die interne Kommunikation aus. Man kann schon fast sagen, dass die eintönigen Abschiedsworte der E-Mail wie zum Beispiel “Mit freundlichen Grüßen” als altmodisch betrachtet werden können.

Auch Microsoft mischt mit

Slack hat zwar eindeutig das Potential des Messaging-Dienstes für die interne Kommunikation erkannt, aber dennoch springen immer mehr Unternehmen auf den Zug auf. So hat zum Beispiel Microsoft mit seinem Dienst Microsoft Teams eine Gruppenchat-Funktion in seine Office-Produkte eingebaut. Das Prinzip funktioniert dabei ähnlich wie das von Slack. Ihr könnt sowohl in privaten Chats aber auch in Gruppen (genannt Teams) miteinander kommunizieren und gemeinsam an euren Projekten arbeiten. Zudem habt ihr eine permanente Übersicht über euer “Project Board”, welches euch euren gemeinsamen Fortschritt anzeigt. Wie auch bei Slack, ermöglicht Team es euch, schnell und effizient — und vor allem von überall aus — Dateien miteinander auszutauschen.

Quelle: Bildrechte beim Autor

So sieht der Microsoft-Dienst “Microsoft-Teams” aus

Auch andere Anbieter wie zum Beispiel Google und sogar Facebook bieten passende Kommunikationsdienste für euer Unternehmen an. Darüber hinaus hat sich mittlerweile eine Vielzahl an bisher noch weitestgehend unbekannten Lösungen auf dem Markt positioniert. Wir dürfen also gespannt sein, was noch auf uns zu kommt.

Zusammenfassung: Welche Vorteile haben Messenger?

Insgesamt haben Messenger-Dienste für die interne Kommunikation drei signifikante Vorteile gegenüber der E-Mail:

1. Der E-Mail-Verkehr ist ein Wechselspiel mit Pausen, da ihr immer auf die Antwort warten müsst. Messenger-Dienste überwinden diese Pause und machen die Kommunikation unmittelbarer.
2. Mit einem Messenger-Dienst wird eure Kommunikation ortsunabhängig und eure Arbeit selbstbestimmter.
3. Informationen werden nicht mehr ausgebremst, weil sie in E-Mail-Ketten festhängen.

Trotz dieser Vorteile sollt ihr natürlich nicht gänzlich auf den E-Mail-Verkehr verzichten. Gerade wenn es um externe Anschreiben aber auch Bewerbungen geht ist die E-Mail ein unabdingbares Kommunikationsmittel. Im Bereich interne Kommunikation ist die Mail jedoch eine aussterbende Art, gerade dann, wenn die Generation an den Arbeitsmarkt strömt, die mit Messengern aufgewachsen ist.