Office 365: Was ist eigentlich Microsoft Sway?

Dass Office 365 ein vielfältiges Tool ist, haben wir euch bereits in diesem Blog gezeigt. Doch während die klassischen Business Apps wie Word, Excel oder PowerPoint jeder kennt, gibt es auch Lösungen, die bisher weniger beachtet wurden. Eine dieser Anwednungen ist Microsoft Sway, die wir in diesem Beitrag einmal genauer betrachten.

Was ist Microsoft Sway?

Microsoft Sway gehört zu den neueren Applikationen aus dem Hause Microsoft. Der Nutzer kann hier interaktiv Berichte (z.B. für Projekte), eigene Storys oder Präsentationen für Kunden oder Meetings erstellen. Trotz der vielversprechenden Funktionen ist die Lösung bis dato kaum bekannt — auch unter Microsoft-Usern. Dennoch wird Sway schon als ‘kommende Tool’ der Office 365 Suite gehandelt.

Welches Potential verbirgt sich hinter der Lösung?

Mithilfe des Tools haben Unternehmen mehrere Möglichkeiten innovativ zu arbeiten. Sway bietet die Option, einfache Websites in Form von statischen Seiten oder aber komplett interaktive webbasierte Diashows zu erstellen. Beide Formate können einfach weitergeleitet werden und so die visuell aufbereiteten Informationen für Kunden oder Stakeholder bereitstellen. Insgesamt fungiert die Lösung als innovative Ergänzung für die Weitergabe von Informationen und Präsentationen.

Sway als kostenloses Präsentationstool

Zugegeben: Die Stichworte ‘Präsentation‘ und ‘Microsoft‘ lassen direkt auf Microsoft Dauerbrenner PowerPoint schließen. Doch auch mit Sway können im Handumdrehen aufregende Präsentationen erstellt werden. PowerPoint ist jedoch, im direkten Vergleich, ein lizenziertes Desktop-Präsentationstool, Sway hingegen ist ein reines Online-Tool, für welches keine Kosten anfallen. Während PowerPoint hauptsächlich für Präsentationen gedacht ist, bietet Sway neben seiner Funktion als Präsentationstool zusätzlich, wie beschrieben, eine Plattform zur Weitergabe von Informationen.

Einfache Bearbeitung

Zur Bearbeitung von Sways einschließlich ihrer Formatierung (verwendete Farben, Navigation und Einstellungen für das Teilen) können mehrere Benutzer oder Gruppen zugelassen werden. So können ganze Teams und alle Kollegen schnell integriert werden und kollaboratives Arbeiten gelingt im Handumdrehen. Dadurch lassen sich die Sways mühelos komplett an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens anpassen. Die Verfügbarkeit dieser Funktionen im Rahmen des Office 365-Angebots bedeutet für die Plattform dabei einen enormen Mehrwert.

Wie erstellt man einen Sway (Sway Storyline)

In der Storyline werden Inhalte zur Vermittlung der Botschaft eingegeben, einfügt, bearbeitet und formatiert. Die Inhalte werden in sequenzieller Reihenfolge durch Hinzufügen so genannter Karten angeordnet, wobei jede Karte den jeweils gewünschten Inhaltstyp enthält, beispielsweise Text, Bilder, Videos und sogar Office-Dokumente. Die Reihenfolge der Karten kann dabei jederzeit geändert werden. Jetzt muss dem Sway nur noch ein passender Titel gegeben werden, der als erstes angezeigt wird, wenn der Sway versendet wird.

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So sieht der Start der Sway Storyline aus. Quelle: Microsoft.

Inhalte und Bilder hinzufügen

Um Inhalte wie Text, Bilder oder Videos zum Sway hinzuzufügen, klickt oder tippt man einfach auf das+-Symbol. Text und Bilder lassen sich auch per Drag & Drop direkt in die Storyline einfügen. (Microsoft empfiehlt hier, einfach loszulegen und auszuprobieren! Die Reihenfolge der Inhalte lässt sich jederzeit ändern und jede Karte wunschgemäß anpassen.)

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Die Inhalte lassen sich in Microsoft Sway individuell und flexibel anordnen. Quelle: Microsoft.

Anzeigen einer Vorschau Ihres Sways

Es lässt sich jederzeit eine Vorschau der Arbeit anzeigen, indem man auf die Registerkarte ‘Entwurf’ klickt. Durch das Anzeigen einer Vorschau des Sways kann der Nutzer sehen, wie das Sway in der finalen Version angezeigt wird. Möchte man die gesamte Wirkung des Sways erleben, klickt man einfach im oberen Menübereich auf ‘Wiedergeben’.

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Sways lassen sich ganz einfach vorab abspielen. Quelle: Microsoft.

Fazit: Sway als innovatives Werkzeug

Mit der Hilfe von Microsoft Sway können Unternehmen im Nu aufregende Präsentationen und Slides für Informationen erstellen. Da das Tool kostenlos ist, eignet es sich perfekt für kleine Teams mit wenig Budget, die trotzdem nicht auf hochwertige Software-Lösungen verzichten wollen. Wie bei allem gilt: Einfach ausprobieren und schauen, ob die Lösung den gewünschten Effekt bringt. Wir freuen uns auf eure Erfahrungen.