Virtuelle Teams: So funktioniert die digitale Zusammenarbeit

Virtuelle Teams. Klingt auf den ersten Blick wieder nach einem neuen, digitalen Buzzword? Ist es aber nicht. Denn mit der steigenden Bedeutung der digitalen Vernetzung steigt auch die Bedeutung der virtullen Zusammenarbeit. Der Vorteil: Ihr könnt — ob alltäglich oder projektbasiert — weltweit auf eine Auswahl von Top-Mitarbeitern und Experten zurückgreifen und so das volle Potential der vernetzten Welt ausschöpfen. Klingt utopisch? Wir haben uns das Konzept der virtuellen Teams für euch genauer angesehen.

Virtuelle Teams: Eine Definition

Bevor wir uns dem Konzept und der Gestaltung von virtuellen Teams nähern, wollen wir erst einmal eine Grunddefinition aufstellen. Was ein Team ist und wie Teamarbeit funktioniert, sollte jedem bekannt sein. Bei virtuellen Teams wird diese Arbeit nun von physischen in den digitalen Raum gehoben — und dabei komplett revolutioniert. Virtuelle Teams sind laut Definition Arbeitsgruppen, die auf Basis von gemeinsamen Zielen beziehungsweise Projekten ins Leben gerufen werden und dabei über informationstechnologische Bedingungen miteinander vernetzt sind. Ihr Hauptmerkmal ist ihre Flexibilität. Virtuelle Teams entstehen meist zu bestimmten Anlässen wie zum Beispiel ein Projekt und gehen danach wieder auseinander. Einige Pioniere wagen jedoch bereits jetzt schon den Schritt, ihr Unternehmen völlig dezentral zu führen.

Arbeit über verschiedene Zeitzonen

Virtuelle Teams bieten einen entscheidenden Vorteil: Das meist über Zeit- und Kulturgrenzen hinweg gearbeitet wird, entstehen zum einem standortunabhängige Arbeitsplätze. Zum anderen ist es theoretisch möglich — aufgrund der Zeitunterschiede — fast 24 Stunden täglich am Projekt zu arbeiten. Wenn die Kollegen in Köln zum Beispiel Feierabend machen, kann der Kollege aus Los Angeles direkt übernehmen und das Projekt kommt nicht zur Stagnation.

Kommunikation in virtuellen Teams

Wenn ihr komplett virtuell zusammenarbeitet, habt ihr natürlich auch eine ganz andere Kommunikation als in einem zentralen Büro. Allerdings ist hier euer Engagement gefordert, denn ihr müsst gut ausgeprägte zwischenmenschliche Kompetenzen aufweisen. Warum das so ist? In Extremfällen bekommen sich Mitglieder von virtuellen Teams nie persönlich zu Gesicht, sondern kommunizieren ausschließlich per Chat oder Videotelefonat. Zudem ist es möglich, dass ihr Teammitgliedern aus völlig anderen Kulturkreisen begegnet, die eine andere Arbeitshaltung als ihr selbst pflegt. Wichtig ist daher, die Kommunikationstools effektiv zu nutzen, um Missverständnisse zu vermeiden und die Gepflogenheiten des anderen zu respektieren.

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Egal ob zentralistisch oder virtuell — Kommunikation ist das A und O für effiziente Teamarbeit | pexels.com/Rawpixel.com

Fast ausschließlich elektronische Kommunikation

Die meisten virtuellen Teams nutzen für ihre tägliche Kommunikation fast ausschließlich elektronische Tools oder smarte Lösungen aus der Cloud um intensiv miteinander arbeiten zu können. Pionierbeispiele für solche Möglichkeiten sind zum Beispiel Microsoft Teams oder Cloud-Telefonie. Aber auch kollaborative Tools für das Daily-Business finden hohen Anklang in den digitalen Arbeitsgruppen. Das können zum Beispiel Tools zum effektiven Projektmanagement, zur Zeiterfassung oder für die automatisierte Buchhaltung sein.

Welche Voraussetzungen müsst ihr für ein virtuelles Team erfüllen?

Wie bei jedem Projekt, solltet ihr im Vorfeld festlegen, welche Bedingungen erfüllt werden müssen, damit ihr als virtuelles Team arbeiten könnt. Wir haben eine kleine Liste mit wichtigen Faktoren für euch zusammengestellt:

1. Nutzt die richtige Technik

Die richtige Technik und Software zu verwenden ist dabei sogar egal, ob ihr remote oder im Büro arbeitet. Denn wenn Datei-Uploads immer wieder scheitern oder eure Videokonferenzen durch ruckelnde Bilder unterbrochen werden, kann keiner von euch so richtig arbeiten. Sorgt dafür im Vorfeld schon für die passende Ausstattung. Gewappnet mit smarten Lösungen und entsprechender Hardware, seid ihr perfekt für das digitale Arbeiten gerüstet.

2. Definiert klare Regeln

Wenn ihr als virtuelles Team arbeitet sind klar gesetzte Regeln ein Muss. Denn das typische Mal kurz auf dem Flur oder zwischen Tür und Angel sprechen entfällt. Nur so könnt ihr garantieren, dass alle Kollegen Deadlines, Besprechungen und Absprachen einhalten. Daher empfiehlt es sich, jede Woche feste Termine zu etablieren, um sich gegenseitig auszutauschen und upzudaten. Zudem solltet ihr euch darauf fokussieren, eine ausgeprägte Feedback-Kultur zu etablieren, um euch gegenseitig zu motivieren und konstruktiv Kritik zu üben, sodass ihr eure allgemeine Performance optimieren könnt.

3. Habt Vertrauen in euch und die Kollegen

Wenn ihr alle von verschiedenen Orten aus arbeitet, müsst ihr euren Kollegen eine ordentlichen Vertrauensvorschuss geben. Misstrauen und Kontrolle destabilisieren jede Art von Team und sorgen im Zweifelsfall für ein rasches Ende der Zusammenarbeit. Dazu müsst ihr euch auch selbst an die eigene Nase fassen: Denn remote arbeiten heißt auch, weitaus mehr Eigenverantwortung mit ins Spiel zu bringen, als wenn ihr mit allen Kollegen im Büro sitzt.

4. Die Mischung macht’s

Für den Erfolg eines virtuellen Teams ist nicht nur euer Chef verantwortlich. Denn nicht jeder Mensch ist gleichermaßen für diese Art der Zusammenarbeit geschaffen. Zum einen braucht ihr eine hohe digitale Affinität, denn wenn ihr keine Lust habt, euch mit Webkonferenzen und Projektmanagement-Tools auseinanderzusetzen, solltet ihr ein virtuelles Team eher meiden. Doch das passende digitale Know-How allein recht natürlich noch nicht. Denn für euren Erfolg ist ebenfalls wichtig, dass alle Teammitglieder gerne und viel miteinander kommunizieren — zum Beispiel über Chats oder Videokonferenzen.

Auch einmal persönlich treffen

Wir erwähnten ja bereits, dass sich viele virtuelle Teams zum Teil nie persönlich treffen. Doch persönlicher Kontakt ist genauso wichtig, wie die Online-Kommunikation. Organisiert Team-Events in einer zentralen Location, die für jeden erreichbar ist. Das ist zwar immer mit einer Investition verbunden, die sich jedoch rentieren wird. Denn der persönliche Kontakt schweißt das Team zusammen und fördert das Zusammenheitsgefühl — und das im Endeffekt den Erfolg des Projekts.

Fazit: Virtuelle Teams sind machbar — aber nicht für jeden

Im Zeitalter der vernetzten Welt werden virtuelle Teams einen immer höheren Stellenwert einnehmen. Gerade mit dem Drängen der Digital Natives auf den Arbeitsmarkt, dürfte diese Innovation noch einmal einen gehörigen Aufschwung erleben. Allerdings sind virtuelle Teams nur dann zu empfehlen, wenn sich alle Teammitglieder voll und ganz auf diese neue Art der Zusammenarbeit einlassen können. Außerdem solltet ihr über passende Technik und Tools verfügen — dann steht eurem Remote-Team nichts mehr im Wege.