Auch in Zeiten von flexiblen Arbeitswelten und Plätzen muss eurer Unternehmen kommunikativ miteinander verbunden sein. Das passiert meistens über Festnetztelefonie. Doch die Hochphase von lokalen Telefonanlagen geht gerade auf ihr Ende zu, denn die Vorteile von Cloud-Telefonie schlagen das altbewährte Modell um Längen. Wir zeigen euch die fünf größten Vorteile, die die virtuelle Telefonanlage mit sich bringt.

Effiziente Telefonanlagen haben eine enorme Bedeutung für euer Unternehmen. Sie sind das Bindeglied zwischen euch und euren Kunden. Doch auch für die interne Kommunikation spielen sie eine wichtige Rolle. Wenn ihr dabei auf eine cloudbasierte Lösung setzt, könnt ihr von einigen Vorteilen profitieren.

Was ist Cloud-Telefonie?

Bei einer Cloud-Telefonanlage handelt es sich um eine Telefon-Lösung auf Softwarebasis. Hier stehen euch alle Funktionen einer herkömmlichen Telefonanlage aus dem Rechenzentrum eines Cloud-Anbieters via Internet zur Verfügung. Das System dahinter wird häufig als Voice over IP (VoIP) bezeichnet, was im Endeffekt bedeutet, dass in eurem Büro keine klassische Telefonanlage mehr steht, sondern ihr alle Leistungen als Software as a Service (Saas) aus dem Internet bezieht. Auch die Verwaltung und Instandhaltung finden online statt.

Vorteile von Cloud-Telefonie

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Vorteile von Cloud-Telefonie

Damit ihr seht, wie ihr von der Telefonanlage aus der Cloud profitieren könnt, haben wir hier die fünf wichtigsten Vorteile für euch zusammengefasst:

1. Cloud-Telefonie spart Kosten

Der größte Vorteil einer virtuellen Telefonanlage ist wahrscheinlich der hohe Ersparnisfaktor. Allein der Fakt, dass ihr keine Hardware mehr benötigt (nicht einmal mehr ein normales Telefon), schont euer Firmenbudget. Bei einer Cloud-Anlage verwendet ihr nur noch eine App beziehungsweise eine Desktop-Anwendung. Zudem könnt ihr die Personalkosten für die Behebung von technischen Problemen oder Wartungen ein für alle Mal zur Vergangenheit zählen. Das große Plus: Die Telefonverbindungen aus der Cloud, genannt VoIP, sind in der Regel kostengünstiger als herkömmliche Festnetzverbindungen — besonders dann, wenn ihr viele Auslandstelefonate führt. Außerdem stellen euch die meisten Anbieter individuelle Tarife zur Verfügung. So bezahlt ihr nur das, was ihr wirklich benötigt.

2. Schnelle Einrichtung

Die meisten Anbieter ermöglichen euch eine schnelle Einrichtung der Anlage. So könnt ihr schon nach ein paar Klicks und wenigen Minuten direkt durchstarten. Der große Vorteil ist, dass ihr sowohl für die Einrichtung als auch für die Benutzung keinerlei IT-Kenntnisse benötigt. Die einzige Voraussetzung ist eine stabile Internetverbindung.

3. Neugewonnene Flexibilität

Mithilfe einer virtuellen Telefonanlage könnt ihr schnell auf personelle Veränderungen in eurem Team reagieren. Neue Kollegen lassen sich schnell mit einer Nummer hinzufügen und genauso schnell könnt ihr ausscheidende Kollegen aus dem System löschen. Auch Freelancer, die euch während eines Projekts unterstützen, können problemlos für die Dauer eures Projekts integriert werden. Selbst Umzüge oder neu Standorte sind in Windeseile in euer Telefonsystem integriert. Daraus ergibt sich der wichtigste Vorteil: Dank einer virtuellen Telefonanlage könnt ihr ortsunabhängig miteinander kommunizieren. Egal ob vor Ort, im Home Office oder von unterwegs — ihr könnt jederzeit auf den Dienst zugreifen und alle Funktionen nutzen. Selbst für das Smartphone gibt es Apps, damit auch von unterwegs einwandfrei kommunizieren könnt.

4. Jede Menge Zusatz-Features

Auch in der Cloud-Telefonie erwarten euch alle Zusatz-Features einer klassischen Telefonanlage. Dazu zählen Funktionen wie zum Beispiel Warteschlange, Weiterleitungen oder eine Mailbox. Größtenteils sind diese Funktionen sogar noch besser in das System integriert und somit einfacher handzuhaben. Zudem bieten die sogenannten Softphones (Telefone speziell für Cloud-Telefonie) Schnittstellenfunktionen zu anderen Diensten wie zum Beispiel Microsoft Exchange. So könnt ihr eure Kontakte und Anruflisten noch effektiver verwalten. Das große Plus der Cloud-Anlage: kontinuierliche Aktualisierungen um eure Arbeit noch besser zu machen.

5. Mehr Sicherheit geht nicht

Im Vergleich zur Standard-Anlage habt ihr mit einer Telefon-Anlage aus der Cloud meist noch besseren Schutz. Das liegt daran, dass die Server der meisten Anbieter in hochsicheren Rechenzentren hier in Deutschland gehosted werden. Dank regelmäßiger Sicherheitsupdates, die automatisch ablaufen, müsst ihr euch um nichts Gedanken machen. Und sollte einmal der Fall eintreten, dass euer Internet ausfällt, bleibt ihr dank App-Funktion immer noch über das Smartphone erreichbar!

Vorteile von Cloud-Telefonie schlagen das bisherige System

Wie ihr seht — die Vorteile, die eine virtuelle Anlage aus der Cloud mit sich bringt, sind eindeutig. Nicht nur der enorme Sparfaktor, sondern auch die neu gewonnene Flexibilität sprechen dafür, der Cloud-Telefonie einmal eine Chance zu geben. Die meisten Anbieter bieten euch dabei sogar eine Testphase in der ihr schauen könnt, ob die Cloud-Telefonie euren Bedürfnissen gerecht wird.

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  • Headerbild Cloud-Telefonie: Shutterstock/GaudiLab