Business Process Automation (BPA): Geschäftsprozesse mithilfe effizienter ERP-Software automatisieren

Im Zuge der voranschreitenden digitalen Transformationen sind Unternehmen gezwungen, sich immer wieder an die neuen, wachsenden Anforderungen auf Kunden-, Partner, aber auch auf Mitarbeiterseite anzupassen. Der steigende Wettbewerb trägt ebenfalls dazu bei, dass Unternehmen ihre Prozesse effizienter gestalten müssen.

Fehlendes Fachpersonal führt dazu, dass die gegenwärtigen Mitarbeiter mit dem steigenden Arbeitspensum überfordert sind. Die Lösung: Business Process Automation (BPA), also die Automatisierung von Geschäftsprozessen.

Was bedeutet Business Process Automation?

Aber was ist eigentlich Business Process Automation? Unter BPA können all jene Softwaretools zusammengefasst werden, die sich wiederholende Aufgaben und Prozesse automatisieren und damit den manuellen Aufwand reduzieren. Hierzu werden häufig Technologien wie Machine Learning und künstliche Intelligenz (KI) herangezogen. Oberstes Ziel beim Einsatz von Automatisierungssoftware ist es, Kosten sowie den administrativen Aufwand für Mitarbeiter zu reduzieren und Ressourcen für wichtigere Aufgaben freizumachen. Als Automatisierungstool können ERP-Lösungen eingesetzt werden. Laut einer Studie von McKinsey gaben zwei Drittel aller befragten Führungskräfte an, die Investitionen in Automation und KI während der Pandemie erhöht zu haben.

Wie hängen Business Process Automation (BPA) und Business Process Management (BPM) miteinander zusammen?

Im Zusammenhang mit Business Process Automation muss auch das Business Process Management (BPM) betrachtet werden. Nun wirst du dich sicherlich fragen, was die beiden Begriffe voneinander unterscheidet. Im Gegensatz zu BPA, bei dem einzelne Prozesse betrachtet werden, liegt der Schwerpunkt bei BPM auf dem Unternehmen als Ganzes. Beide Ansätze zielen darauf ab, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und somit effizienter und weniger kostenintensiv zu arbeiten, sowie Fehler zu reduzieren. Business Process Automation kann im Rahmen einer Business Process Management Strategie, aber auch eigenständig als Ansatz angewendet werden, um Kosten zu senken und die Effizienz im Unternehmen zu erhöhen.

Die Vorteile von Business Process Automation für dein Unternehmen

Die Automation von Geschäftsprozessen kann in nahezu jeder Abteilung deines Unternehmens stattfinden: Marketing, Vertrieb, Rechnungswesen, Lagerverwaltung, Personalwesen, Produktion, IT u.v.m. Dabei können simple Aufgaben bis hin zu komplexen Vorgängen beschleunigt und verbessert werden. Oberstes Ziel ist dabei die Kostenreduktion. Zudem bietet der Einsatz von Automatisierungstools die folgenden Vorteile:

• Entlastung der Mitarbeiter und damit gesteigerte Motivation in der Belegschaft
• Fehlerreduktion
• Effizienterer Einsatz von Mitarbeitern durch den Wegfall monotoner, wiederkehrender Aufgaben
• Geringerer Zeitaufwand und bessere Arbeitsergebnisse durch flüssige Workflows
• Hohe Flexibilität und Skalierbarkeit, da die Automatisierung beliebig auf weitere Prozesse und Abläufe ausgeweitet werden kann
• Enorme Kosteneinsparungen
• Kürzere Reaktionszeiten
• Erhöhte Compliance durch Prüfpfade
• Verbesserte Dokumentation und Analyse, z.B. durch Reportings und DashboardsQuelle: reybex

So nutzt du BPA mithilfe von ERP-Software für dein Unternehmen

Um Business Process Automation in deinem Unternehmen voranzutreiben, kann ein ERP-System wie reybex Cloud ERP als Automatisierungstool verwendet werden. ERP-Systeme helfen dir bei der Optimierung und Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben und steuern alle unternehmensinternen Ressourcen. Alle Geschäftsprozesse laufen zentral in einem System zusammen und arbeiten somit optimal aufeinander abgestimmt zusammen. ERP-Lösungen bieten damit die perfekte Grundlage, um Business Process Automation in dein Unternehmen zu integrieren. Je nach ERP-Anbieter können Prozesse in verschiedenen Abteilungen und Branchen automatisiert werden.

Einige Beispiele, wie du mit einem ERP-System deine Prozesse automatisierst:

• Vertrieb/ CRM: Automatisierte Erstellung von Vertriebsbelegen, Versand von E-Mails direkt aus dem System, Adressmanagement und Dublettencheck
• Einkauf: Anlage neuer Kreditoren über mehrere Fachabteilungen, automatische Ermittlung von Mindest- und Meldebestände, automatisierte Bestellvorschläge, Eingangsrechnungsprüfung per OCR und Workflow, Verwaltung verschiedener Lieferantenkonditionen
• Lager & Versand: Erkennung von Langsamdrehern im Lager, EDI Anbindung an Lieferantenlager, automatisierte Versand- und Retourenabwicklung, Erstellung von Versand- und Retourenetiketten aus einem einheitlichen System
• E-Commerce: Anbindung an verschiedene Shops und Marktplätze, automatisierter Bestellimport aus allen angebundenen Vertriebskanälen, voll automatische Synchronisation von Beständen, Preisen, Bestellstati, Trackingnummer zwischen allen Vertriebskanälen und somit Bereitstellung von Echtzeit-Daten
• Finanzbuchhaltung: Automatisierter Zahlungsabgleich zwischen Ausgangsrechnungen und eingehenden Zahlungen, Überblick über Fälligkeitstermine und Versand von Mahnungen aus dem System, Schnittstelle zu DATEV und ELSTER für die Übermittlung deiner Geschäftszahlen an deinen Steuerberater und die Finanzbehörde
• Projektmanagement: Projektplanung inkl. Visualisierung mithilfe eines Kanban-Boards, Aufgabenmanagement inkl. Zeiterfassung und Budgetverwaltung, Ticket-System inkl. automatisiertem E-Mail-Versand an deine Kunden
• Produktion: Fehlerfreie Produktionsplanung und -steuerung, Kapazitätsplanung, Betriebsdatenerfassung, Verwaltung und Übermittlung von Bedarfsterminen
• Qualitätsmanagement/ Compliance: Definition und Prüfung von Qualitätskriterien, Qualitätskontrolle in der Produktion und im Wareneingang, Erstellung von Qualitätsplänen

Du siehst also: ERP-Systeme bieten zahlreiche Möglichkeiten, wie du die Vorteile von Business Process Automation für dein Unternehmen nutzen kannst!