Gerade in Zeiten der aktuell noch immer andauernden weltweiten Pandemie ist das Thema der Digitalisierung in vielen Bereichen mit großen Schritten vorangeschritten – teilweise unabdingbar war bzw. ist hierbei der Einsatz einer Online-Terminbuchungslösung.
Über solch ein Tool können Kunden rund um die Uhr Termine bei einem Dienstleister online buchen, auch abends und am Wochenende. Nichterreichbarkeit, Besetztzeichen und Wartezeiten am Telefon gehören damit der Vergangenheit an. Die Einsatzszenarien einer Terminbuchungslösung sind breit gefächert. Zu den typischen Einsatzfeldern wie beispielsweise der Arzt- und Gesundheitsbranche, dem Beauty & Wellnessbereich oder der öffentlichen Verwaltung kamen gerade in Zeiten der weltweiten Pandemie weitere Herausforderungen auf Anbieter einer Online-Terminbuchungslösung zu.
Test- und Impftermine – Onlineterminvergabe in Zeiten der Corona-Pandemie
Insbesondere Impf- und Testzentren profitierten von dem Einsatz einer Online-Terminbuchungslösung. Über eine performante und stabil laufende Online-Terminbuchung können mehrere tausend Termine pro Stunde für ein Impfzentrum gebucht werden. Dabei werden in einem Buchungsvorgang sowohl der Erst- als auch der Zweittermin mit dem für den Impfstoff vorgesehenen Abstand gebucht. Somit wird ein vom Impfzentrum eingerichtetes Callcenter sinnvoll unterstützt bzw. je nach Organisationsstruktur gar nicht benötigt.
Die meisten kommunalen Testzentren und Apotheken bieten Ihre verfügbaren Termine für Coronatests ebenfalls digital an. Von der Terminbuchung bis hin zur -verschiebung oder -absage haben die Buchenden die Möglichkeit ihren Termin jederzeit eigenständig zu verwalten. Auch die anschließende Verarbeitung des Termins bzw. des Testergebnisses in der Corona-Warn-App ist mittlerweile durch viele Lösungen umsetzbar.
Click & Meet? Kein Problem!
Das Shopping-Konzept Click & Meet erlaubt das Einkaufen in Läden mit einem zuvor vereinbarten Termin. Zur Besuchererfassung kann über die Bestätigungsmail ein QR-Code mitgesendet werden, über den man als Dienstleister im Einzelhandel die Kunden ein- und auschecken kann. Hierüber kann mit Hilfe der Terminbuchungslösung ganz einfach sichergestellt werden, dass lediglich die zugelassene Personenanzahl im Geschäft ist.
Terminbestätigung- und erinnerung
Über eine automatisierte Terminbestätigungsmail können dem Kunden weitere hilfreiche Informationen zur Einhaltung der Hygienemaßnahmen vor Ort mitgeteilt bzw. wichtige Dokumente vorab zugesendet werden. Darüber hinaus kann über die erfasste Mailadresse oder auch optional per SMS eine Terminerinnerung gesendet werden. Die No-show-Rate wird dadurch deutlich gesenkt.
Den Überblick behalten leicht gemacht
Damit man als Dienstleister selbst keine Termine mehr verpasst, kann man sich selbstverständlich auch über gebuchte Termine per E-Mail informieren lassen, die Terminbuchung im eigenen Kalender einbinden (beispielsweise in Outlook, im Google Kalender oder auf einem mobilen Endgerät) oder sich diese im internen Bereich anzeigen lassen.
Nachfolgend einige stichpunktartig aufgeführte Vorteile einer Online-Terminbuchungslösung wie beispielsweise Terminland gegenüber einer herkömmlichen Terminvergabe per Telefon:
- Das Personal des Dienstleisters wird entlastet, da viel weniger telefonische Terminvereinbarungen stattfinden. Je nach Einsatzbereich beträgt der Anteil der Online-Terminbuchungen zwischen 30% und 100%.
- Bei der Online-Terminbuchung gibt es weniger No-Shows, da der Kunde an den Termin automatisch per E-Mail und SMS erinnert wird.
- Weiterhin kann die Dienstleistung auch bei der Buchung direkt angezahlt oder bezahlt werden.
- Der Dienstleister kann durch die 24/7-Verfügbarkeit seiner Terminvereinbarung seinen Umsatz steigern.
- Der Dienstleister kann durch die Online-Terminbuchung gezielt Neukunden über das Internet gewinnen.
- Es wird die Möglichkeit geboten, die Online-Terminbuchung mit gängigen Kalendern wie Outlook oder Google Kalender zu synchronisieren, so dass der Dienstleister mit seinem gewohnten Kalender weiterarbeiten kann.
- Zusätzlich besteht optional eine direkte Möglichkeit, Termine für ein Beratungsgespräch per Videomeeting zu buchen. Dabei bekommt der Kunde in der automatischen Terminbestätigung direkt den Videomeeting-Link zugeschickt.
- Terminland arbeitet mit einer regelbasierten Terminvergabe mit Machine Learning. Dieses ermöglicht beispielsweise den dynamischen Aufbau von komplexen Fragebäumen für ein Terminrouting und die automatische virtuelle Warteraumsteuerung für sogenannte Hochlastsysteme.
Quellen:
Massnahmen Corona Konzept Impfung und Impfpass mit Test und Handy: ©PhotoSG – stock.adobe.com
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Task Calendar And Agenda Schedule With Reminder List: ©Andrey Popov – stock.adobe.com
